EGroupware – Online Collaboration Software von EGroupware GmbH

Mit EGroupware bündeln Sie Termine, Kontakte, Aufgaben, Dateien und E-Mails Ihres Teams auf einer zentralen Plattform. Die Open-Source-Groupware der EGroupware GmbH verbindet Zusammenarbeit im Browser mit einer klaren Wahl beim Betrieb: Sie nutzen die DSGVO-konforme deutsche Cloud bei IONOS oder installieren die Software auf Ihrem eigenen Server. Unternehmen, Verwaltungen, Bildungseinrichtungen und Vereine erhalten damit einen gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz – mit Support, Updates und Unterstützung bei der Migration direkt vom Hersteller.

Wie vereinfacht EGroupware die Zusammenarbeit in Ihrem Team?

Ein Termin steht im Kalender, die zugehörigen Informationen liegen im Adressbuch, Aufgaben werden nachgehalten und Dokumente gemeinsam genutzt: EGroupware führt diese Arbeitsbereiche in einer Oberfläche zusammen. Statt Informationen über verstreute Anwendungen zusammenzusuchen, organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag im Browser.

• Kalender und Adressbuch: Koordinieren Sie Termine und halten Sie Kontaktdaten für Ihre tägliche Zusammenarbeit bereit.
• InfoLog: Erfassen Sie Aufgaben, Notizen und Tickets, damit offene Vorgänge nachvollziehbar bleiben.
• E-Mail und Dateimanager: Bearbeiten Sie Ihre Korrespondenz und organisieren Sie die Dateien, die Ihr Team für seine Arbeit benötigt.
• Projektmanagement, Zeitdokumentation und Kanban-Board: Strukturieren Sie Projekte, dokumentieren Sie Arbeitszeiten und machen Sie Bearbeitungsstände sichtbar.
• CRM-Funktion, Helpdesk und Wiki: Pflegen Sie Kundenbeziehungen, bearbeiten Sie Anfragen und halten Sie Wissen für Ihre Organisation fest.

Bei Bedarf ergänzen Sie diesen Arbeitsplatz um Chat, Videokonferenzen und gemeinsames Bearbeiten von Office-Dokumenten. So können Sie die Zusammenarbeit passend zu Ihren Abläufen gestalten – vom kleinen Unternehmen bis zur Verwaltung oder Hochschule.

Der Quellcode steht bei allen Editionen unter einer Open-Source-Lizenz. Das gilt für die Community Edition ebenso wie für die EGroupware Enterprise Line (EPL). Sie entscheiden damit nicht nur über den Funktionsumfang, sondern auch darüber, wo Ihre Plattform betrieben wird.

Die deutsche Cloud entlastet Sie bei Updates und Datensicherung

Wenn Sie Installation, Updates, Verfügbarkeit und Backups an den Hersteller abgeben möchten, ist die EGroupware Cloud die passende Betriebsform. Das Hosting erfolgt DSGVO-konform in der deutschen Cloud bei IONOS. Das Team von EGroupware aktualisiert Ihre Instanzen automatisch und regelmäßig, während Sie sich auf Ihre Organisation konzentrieren.

Vier Cloud-Pakete richten sich an unterschiedliche Einsatzbereiche. In allen Paketen können Sie unbegrenzt viele Benutzerkonten anlegen; der Speicher lässt sich flexibel erweitern.

Concurrent User, kurz CCU, bezeichnet gleichzeitig aktive Benutzer. Entscheidend ist also nicht die Anzahl Ihrer angelegten Konten, sondern wie viele unterschiedliche Personen zeitgleich mit EGroupware arbeiten. eFlat und eFlat School eignen sich insbesondere dann, wenn viele Benutzer dauerhaft Zugang benötigen.

Für Videokonferenzen und Bildschirmübertragungen mit kleiner Teilnehmerzahl ist Jitsi Meetings bereits enthalten. Optional ergänzen Sie Collabora Online für die Dokumentenbearbeitung und Rocket.Chat für den Teamchat. Für Rocket.Chat gilt ein Fair-Use-Prinzip je Instanz statt einer nutzerbezogenen Betrachtung.

Backups, auf die Sie bei Bedarf zurückgreifen können

EGroupware hält die Cloud-Daten in zwei unabhängigen Rechenzentren und Verfügbarkeitszonen vor. Die Sicherung umfasst die Datenbank, Dateien sowie E-Mails, sofern Sie den E-Mail-Service von EGroupware nutzen. Mindestens sieben tägliche und zusätzlich zwölf wöchentliche Snapshots ermöglichen den Rückgriff auf frühere Datenstände. Eine Wiederherstellung, etwa nach versehentlich gelöschten Dokumenten oder E-Mails, übernimmt das Team über Ihr Supportkontingent.

Über die Supportplattform MyEGroupware erreichen Sie den Hersteller per Ticketsystem. Anwendungssupport zu allgemeinen Funktionen ist in den Cloud-Paketen enthalten.

Stimmen aus der Praxis

Die folgenden Originalzitate zeigen Erfahrungen aus kommunaler Verwaltung und Forschung:

We chose EGroupware because the solution made the most mature impression among the open source solutions at the time of the decision.

Martin Reinhardt, Head of Department Kommunale Immobilien Jena DV-TK

The community version has been in successful use within my working group for many years. The main features are the calendar and address functions and the knowledge database.

Prof. Dr. Matthias Rädle, CeMOS

The decision was made to use the EPL because it is almost identical to our in-house predecessor software, which was no longer up to our requirements.

Andreas Lehmann, The hydrogen and fuel cell center ZBT

Auf dem eigenen Server behalten Sie die Kontrolle über Ihre Groupware

Ihre Organisation besitzt eine eigene IT-Infrastruktur oder darf bestimmte Systeme nicht auslagern? Dann betreiben Sie EGroupware On-Premises auf Ihrem eigenen Server. Sie behalten die Kontrolle über die Installation und übernehmen deren Wartung und Aktualisierung. Der Hersteller unterstützt Sie dabei nach Bedarf.

Für die Selbstinstallation stehen die Lizenztypen named user und concurrent user zur Verfügung. Damit können Sie zwischen einer Zuordnung zu einzelnen Benutzern und einer Ausrichtung an gleichzeitigen Anmeldungen wählen.

Mehr Möglichkeiten für Rechte, Dateien und Mobilgeräte

Die EPL-Business-Funktionen erweitern die Community Edition dort, wo Organisationen zusätzliche Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen benötigen:

• Erweiterte Gruppenverwaltung: Ergänzen Sie die vorgegebenen Gruppen Default, Admins und Nogroup um weitere Benutzergruppen und organisieren Sie Zugriffsrechte auf Gruppenebene.
• Erweiterte Filesharing-Sicherheit: Schützen Sie auch Dateifreigaben mit Passwörtern.
• Dateiversionierung: Bei jedem Speichern entsteht eine neue Version. Löschschutz hilft gegen versehentliches Löschen; ältere Versionen lassen sich automatisch bereinigen.
• eSync Provisioning: Definieren Sie zusätzliche Einstellungen für Mobilgeräte und setzen Sie ein verlorenes Gerät bei Bedarf aus der Ferne zurück.
• Installations- und Remote-Support: Nutzen Sie Unterstützung bei der Installation auf Linux-Systemen mit Installationspaketen sowie Fernwartung über TeamViewer.

Direkter Herstellersupport begleitet Einrichtung und laufenden Betrieb

Eine zentrale Plattform soll zu Ihren Arbeitsabläufen passen. Die Experten der EGroupware GmbH unterstützen Sie deshalb nicht nur bei allgemeinen Bedienfragen, sondern auch bei individueller Konfiguration, Anpassungen und Datenmigration. Technischer Service auf Ihrer Seite gehört ebenso zum Leistungsangebot wie Schulungen für Ihre Mitarbeiter.

Je nach Aufgabe nutzen Sie das Ticketsystem MyEGroupware, Telefonsupport oder Remote-Support. Workshops und Schulungen helfen Ihrem Team, die Funktionen im Arbeitsalltag gezielt einzusetzen. Technische Unterstützung erfolgt nach Terminabstimmung, damit sich die erforderlichen Arbeiten mit Ihrem Betrieb koordinieren lassen.

Für individuelle Unterstützung stehen Supportkontingente zur Verfügung. Die Bearbeitung wird in 15-Minuten-Einheiten erfasst; die Kontingente sind zwei Jahre ab Kauf gültig. Nicht genutzte Restzeit verfällt danach und wird nicht erstattet. Auch für die Community Edition können Sie Unterstützung durch das EGroupware-Team erhalten.

Mit Collabora Online bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam in Echtzeit

Wenn mehrere Personen an einem Text oder einer Tabelle arbeiten, soll daraus ein gemeinsames Ergebnis entstehen – nicht eine Sammlung verschiedener Dateistände. Mit Collabora Online bearbeiten Sie Texte und Tabellen gemeinsam in Echtzeit direkt in EGroupware. Auch Vorlagendokumente lassen sich verwenden. Ein separates Textverarbeitungsprogramm benötigen Sie für diese Arbeit nicht.

Collabora Online lässt sich sowohl in der EGroupware Cloud als auch bei einer Selbstinstallation und mit der Community Edition einsetzen. Die Lizenz wird einzelnen Benutzern zugeordnet, nicht gleichzeitigen Anmeldungen. Jede Person, die Collabora Online verwendet, benötigt daher eine eigene Benutzerlizenz.

Für die Einrichtung in der EGroupware Cloud wird kein Supportbudget benötigt. Bei einer Selbstinstallation erhalten Sie den Lizenzcode. Nutzen Sie bereits Nextcloud oder ownCloud, können Sie Collabora Online ebenfalls einbinden: mit einer eigenen Lizenz für Ihren Collabora-Server oder über den Collabora-Cloud-Server von EGroupware.

Zusammen mit dem optionalen Rocket.Chat und den in der Cloud enthaltenen Jitsi Meetings ergänzen Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz damit um Dokumentenarbeit, Chat und direkte Besprechungen.

E-Mail-Sicherheit und Archivierung ergänzen Ihren Arbeitsplatz

E-Mail bleibt für viele Organisationen ein zentraler Arbeitskanal. EGroupware bietet dafür Ergänzungen, mit denen Sie eingehende Nachrichten filtern und E-Mails archivieren können.

SpamTitan filtert Spam und Viren

SpamTitan schützt als Spam- und Virenfilter den E-Mail-Verkehr. In der EGroupware Cloud ist SpamTitan bereits enthalten. Die Lösung lässt sich auch bei einer Selbstinstallation einsetzen und eignet sich besonders in Verbindung mit den Dovecot-basierten E-Mail-Paketen.

Das Basispaket umfasst 25 Mailkonten. Weitere Konten können ergänzt werden, sodass Sie den Schutz an die Größe Ihrer Organisation anpassen können.

Benno MailArchiv ohne zusätzlichen Login nutzen

Für die E-Mail-Archivierung steht Benno MailArchiv von LWsystems GmbH & Co. KG zur Verfügung. Das Basispaket bietet 50 GB Speicher und unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Mailkonten. Für größeren Archivbedarf stehen Speicherstaffeln ab 100 GB bereit.

Die Integration in EGroupware erfolgt per OpenID Connect. Sie greifen damit ohne zusätzlichen Login auf das Archiv zu. Beim Betrieb bleiben Sie flexibel: Benno MailArchiv kann in der Benno Cloud oder lokal in Ihrer eigenen Installation laufen.

Migrationen bringen Ihre bestehende Umgebung gezielt weiter

Ob Versionswechsel, neuer Server oder Wechsel der Betriebsform: Das EGroupware-Team begleitet die technischen Schritte. Zum Angebot gehören Versions-Updates von CE und EPL, Serverumzüge und der Umzug des Mailservers. So erhalten Sie einen Ansprechpartner, der die Plattform kennt und Ihre Migration unterstützt.

Je nach vorhandener Version können Sie von Ihrer eigenen Installation in die EGroupware Cloud wechseln – oder aus der Cloud zurück auf Ihren eigenen Server. Auch der Wechsel zwischen Community Edition und EPL ist in beide Richtungen möglich. Ihre Entscheidung für eine Edition oder Betriebsform muss damit nicht unverändert bestehen bleiben, wenn sich Ihre Organisation weiterentwickelt.

E-Mails mit Audriga in zwei Schritten umziehen

Für den E-Mail-Umzug nutzt EGroupware Audriga. Die Basisleistung umfasst eine Machbarkeitsprüfung und die Einrichtung des Umzugsservices. Anschließend erfolgt die Migration in zwei Schritten:

1. Initiale Synchronisation: Zunächst werden die Inhalte aller vorgesehenen Mailkonten synchronisiert.
2. Umschaltung und Delta-Synchronisation: Danach wird der MX-Record umgestellt. Eine weitere Synchronisation überträgt die zwischenzeitlich entstandenen Änderungen.

Sie können ausschließlich E-Mails migrieren oder zusätzlich Adressbuch und Kalender einbeziehen. Damit lässt sich der Umzug auf die Datenbereiche ausrichten, die Ihr Team tatsächlich benötigt.

Häufige Fragen zu EGroupware