EGroupware EPL Smart – Groupware-Software von EGroupware GmbH

Sie möchten Kalender, Kontakte, Aufgaben und Dateien zentral organisieren und Ihre Daten auf dem eigenen Server behalten? EGroupware EPL Smart – 10 CC Installationspaket verbindet die Vollversion der Open-Source-Groupware mit zusätzlichen Business-Funktionen und professioneller Unterstützung. Sie installieren EGroupware auf Ihrem eigenen Linux-System, legen unbegrenzt viele Benutzerkonten an und ermöglichen mit dieser Variante 10 gleichzeitige Benutzeranmeldungen. So arbeitet Ihr Team in einer gemeinsamen Umgebung, während Sie die Kontrolle über Server und Daten behalten.

Wie passt EGroupware EPL Smart zu Ihrer Organisation?

Das Installationspaket richtet sich besonders an kleine und mittlere Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur. Ebenso profitieren Selbstständige, Verwaltungen, Bildungseinrichtungen, Vereine und gemeinnützige Organisationen, die ihre Systeme nicht auslagern möchten oder dürfen. Statt Kalender, Kundeninformationen und Arbeitsdateien auf getrennte Lösungen zu verteilen, führen Sie die Zusammenarbeit in einer zentralen Groupware zusammen.

EPL Smart ist die Vollversion der EPL mit zusätzlichen Business-Funktionen gegenüber der freien Community Edition. Das Paket umfasst alle Funktionen und Module der Business Software – nicht lediglich Kalender und Kontakte. Der Quellcode wird unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlicht. Die deutschsprachige Lösung eignet sich für Einsteiger-Administratoren ebenso wie für erfahrene IT-Teams; das EGroupware-Team unterstützt Sie bei Installation und Anwendung.

Für die Eigeninstallation gibt es grundsätzlich „named User“- und „concurrent User“-Lizenzen. EPL Smart verwendet das Concurrent-User-Prinzip: Entscheidend ist, wie viele unterschiedliche Benutzer gleichzeitig angemeldet sind, nicht wie viele Personen insgesamt ein Konto besitzen. Die hier angebotene Variante startet beim Minimum von 10 CCU.

Vernetzen Sie Termine, Kundeninformationen und Teamaufgaben

Mit EGroupware EPL Smart schaffen Sie eine gemeinsame Arbeitsumgebung für den täglichen Informationsfluss. Der Online-Kalender unterstützt die Terminorganisation, die Kontaktverwaltung mit CRM bündelt Kundeninformationen, und die Aufgabenverwaltung hält anstehende Arbeit fest. Online-Dateiserver, Projektverwaltung und Ticketsystem ergänzen diese Basis. Termine, Kontakte und Aufgaben stehen dadurch nicht mehr isoliert nebeneinander, sondern lassen sich zentral vernetzen.

Wenn Ihr Team Dateien gemeinsam nutzt, halten Ordnerabonnements die Beteiligten auf dem Laufenden. Sie können Ordner für Benutzer, Gruppen oder externe E-Mail-Adressen abonnieren. Änderungen an Dateien und Ordnern werden per Pop-up oder E-Mail gemeldet – hilfreich, wenn mehrere Personen an denselben Unterlagen arbeiten und neue Stände zeitnah bemerken sollen.

Sie greifen betriebssystemunabhängig über den Desktop-Browser auf EGroupware zu. Auf Smartphones und Tablets steht die mobile Version bereit. Für eine angenehmere Darstellung lässt sich laut IT-Administrator außerdem ein Dark Mode per Mausklick oder automatisch nach Tageszeit aktivieren.

Wie schützen Sie Dateien, Zugriffe und sensible Kontaktdaten?

Mit der Eigeninstallation bestimmen Sie, wo Ihre Groupware betrieben wird. Innerhalb der Anwendung helfen Ihnen die zusätzlichen EPL-Funktionen dabei, Zugriffe gezielt zu steuern und Freigaben passend zum Arbeitsablauf abzusichern.

Rechte über Gruppen statt einzeln verwalten

Das erweiterte Gruppenmanagement ergänzt die vorinstallierten Gruppen Default, Admins und Nogroup um eigene Benutzergruppen. Sie können Berechtigungen damit beispielsweise an Abteilungen oder Arbeitsgruppen ausrichten, statt sie ausschließlich auf Benutzerebene zu setzen. Ändert sich die Zuständigkeit eines Mitarbeiters, lassen sich im Admin-Tool alle Änderungen an Berechtigungen genau nachverfolgen.

Dateien kontrolliert teilen und Änderungen erhalten

Die erweiterte Filesharing Security schützt Dateifreigaben zusätzlich durch Passwörter. Sie sind damit nicht allein auf kryptische Freigabe-Links angewiesen. Ordnerfreigaben können Sie mit der EPL außerdem mit einem optionalen Passwort und einem Ablaufdatum absichern. Das ist besonders praktisch, wenn Externe nur für einen bestimmten Zeitraum Zugriff auf Projektunterlagen erhalten sollen.

Die Datei-Versionierung legt bei jedem Speichervorgang eine neue Version an. Ein Löschschutz verhindert versehentliches Löschen; ältere Versionen können über einen Prozess automatisch bereinigt werden. So verbinden Sie nachvollziehbare Dateistände mit einer geregelten Pflege Ihres Bestands.

Adressbuchregeln nachvollziehbar festlegen

Die EPL-exklusive Policy-Anwendung, die der Anbieter für Version 19.1 beschreibt, definiert Regeln für Adressbücher. Dazu gehören Pflichtfelder, Zugriffsrechte und die Sichtbarkeit privater Telefonnummern. Die Regeln sind druckbar und lassen sich im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten hinterlegen. Dadurch können Sie festgelegte Vorgaben nicht nur anwenden, sondern auch dokumentieren.

Laut IT-Administrator verfügt die Software zudem über eine eigene Firewall. Administratoren können Login-Regeln festlegen und dabei Herkunft, Gruppenzugehörigkeit sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung berücksichtigen. Für die Arbeit im Homeoffice beschreibt der Test außerdem sichere Verbindungen ins interne Netzwerk ohne VPN in Verbindung mit File-Server-Zugriff und Remote Desktop Protocol.

Arbeiten Sie mobil und passen Sie EGroupware an Ihre Abläufe an

Kalender und Kontakte sollen dort verfügbar sein, wo Ihr Team sie benötigt. EGroupware unterstützt die Synchronisation über eSync mit dem ActiveSync-Protokoll, CalDAV für Kalender und CardDAV für Adressen. Damit lassen sich gängige Smartphones sowie Thunderbird, eM Client und Mac-Clients synchronisieren.

Für größere Organisationen steht zusätzlich eine Managed-Version von DAVx5 einschließlich Smartphone-Policies zur Verfügung. Sie können damit die mobile Nutzung organisatorisch begleiten, statt jedes Gerät nur als einzelne Verbindung zu betrachten.

Mobilgeräte zentral vorbereiten

Mit eSync Provisioning geben Sie Konfigurationen und Einstellungen für Mobilgeräte vor. Geht ein Gerät verloren, ist ein Fernreset möglich. Damit erweitert die EPL die reine Synchronisation um Funktionen, mit denen Sie die eingesetzten Mobilgeräte gezielter verwalten können.

Eigene Eingabemasken über Updates hinweg nutzen

Über die Mount-Option im Dateimanagement binden Sie eTemplates ein. Individuell angepasste Eingabemasken – etwa eigene Adressbuchfelder oder komplexere Ticket-Dialoge – überdauern dadurch Updates. Ihre Organisation kann Informationen passend zu ihren Abläufen erfassen und diese Anpassungen auch bei späteren Aktualisierungen weiterverwenden.

Für die technische Pflege setzt EGroupware laut IT-Administrator seit Version 19.1 auf Docker-Container für jede Komponente. Updates erfolgen durch das Ersetzen der Container. Der Test beschreibt dieses Vorgehen als deutlich weniger fehleranfällig – ein Vorteil für Administratoren, die die Installation zuverlässig aktuell halten möchten.

Welche Unterstützung erhalten Sie bei Installation und Weiterbetrieb?

Zur Eigeninstallation gehört die Verantwortung für Wartung und Aktualisierung Ihrer Umgebung. Mit dem Installationspaket erhalten Sie dafür Unterstützung durch die EGroupware GmbH. Der Installationssupport umfasst die Installation von EGroupware auf einem Linux-System mit den bereitgestellten Installationspaketen. So steht Ihnen für den technischen Einstieg ein Ansprechpartner zur Verfügung.

• MyEGroupware: Über das Ticketsystem erreichen Sie die Support-Plattform des Anbieters. Anwendungssupport zu generellen Features und Funktionen ist enthalten.
• Remote-Support: Die enthaltene Fernwartung über TeamViewer ermöglicht Unterstützung direkt an Ihrer Umgebung.
• Support-Forum: Im allgemeinen EGroupware Help Forum helfen erfahrene Nutzer bei Fragen aus der Praxis. Auch das EGroupware-Team unterstützt das Forum.
• Unterstützung beim Wachstum: Ab 20 CCU ist eine Stunde Support inklusive. Diese zusätzliche Leistung gehört zur entsprechenden größeren Ausstattung.

Die EPL-Subskription hat eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten und umfasst qualitätsgesicherte Software-Updates sowie Support; bei jährlicher Zahlung erhalten Sie einen Rabatt. Die EPL-Lizenz selbst gilt unbegrenzt. Der Zugang zu Updates der EPL-Funktionen ist dagegen an die Vertragslaufzeit gebunden.

Auch bei Veränderungen Ihrer IT behalten Sie Spielraum: Zwischen Community Edition und EPL können Sie jederzeit in beide Richtungen wechseln. Beide verwenden identische Datenbanken, sodass Ihre Daten erhalten bleiben. Je nach eingesetzter Version ist außerdem eine Migration von der Eigeninstallation in die EGroupware Cloud und zurück möglich. Das Expertenteam unterstützt bei Migrationen, Serverumzügen und beim Umzug des Mailservers.

Erweitern Sie Ihre Groupware passend zu Ihrem Bedarf

EPL Smart bildet die Basis für Ihre Zusammenarbeit auf dem eigenen Server. Wenn Sie zusätzlich gemeinsam Dokumente bearbeiten, chatten oder E-Mail-Dienste ergänzen möchten, stehen optionale Erweiterungen zur Verfügung.

Collabora Online für gemeinsame Dokumentarbeit

Mit dem optionalen Collabora Online Office bearbeiten Sie Texte und Tabellen gemeinsam in Echtzeit direkt in EGroupware. Die Lizenzierung richtet sich nach Benutzernamen, nicht nach CCU: Jeder Benutzer, der Collabora einsetzt, benötigt eine entsprechende Lizenz.

Sie können Collabora bei der Eigeninstallation, in der EGroupware Cloud und mit der Community Edition nutzen. Für den Betrieb wählen Sie zwischen einem eigenen Collabora-Server in Ihrem Rechenzentrum und dem Collabora-Server aus der EGroupware Cloud. Auch die Nutzung in Nextcloud oder Owncloud ist möglich.

Eine zusätzliche EPL-Funktion erleichtert die Zusammenarbeit mit Externen: Über einen direkten Freigabe-Link für Collabora Online können weitere Beteiligte an einem Dokument mitarbeiten, ohne dass Sie dafür eine separate Ordnerfreigabe einrichten müssen.

Rocket.Chat und ergänzende E-Mail-Services

Rocket.Chat lässt sich optional ergänzen. Dabei gilt das Fair-Use-Prinzip auf Instanzebene statt auf Benutzerebene. Für Ihre E-Mail-Umgebung stehen auch bei der Eigeninstallation weitere optionale Dienste bereit:

• SpamTitan: Spam- und Virenfilterung ergänzt um ein E-Mail-Archiv der letzten zehn Tage. Eine DKIM-Signierung ist optional möglich.
• Benno MailArchiv: Das Mailarchiv der LWsystems GmbH & Co. KG lässt sich über OpenID Connect in EGroupware integrieren. Sie greifen ohne zweite Anmeldung darauf zu.
• Audriga: Ein E-Mail-Umzug über Audriga bietet eine weitere Möglichkeit, den Wechsel Ihrer Mailumgebung zu begleiten.

Die deutsche Cloud als alternative Betriebsform

Ihr Schwerpunkt bleibt mit diesem Paket die Eigeninstallation. Sollten Sie später technische Betriebsaufgaben auslagern möchten, bietet der Anbieter alternativ die EGroupware Cloud bei IONOS in Deutschland an. Sie wird als DSGVO ready beschrieben und umfasst automatische Updates, Datensicherung und jitsi Meetings.

Für diese Cloud-Alternative hält EGroupware die Daten in zwei Rechenzentren und Verfügbarkeitszonen vor. Gesichert werden Datenbank, Dateien und – bei Nutzung des EGroupware E-Mail-Service – E-Mails. Dazu gehören mindestens sieben tägliche und zwölf wöchentliche Snapshots. Diese Sicherungsleistungen beziehen sich auf die Cloud-Betriebsform; bei Ihrer Eigeninstallation gestalten Sie den Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.

Wie setzen andere Organisationen EGroupware ein?

Die folgenden Auszüge aus Kundenstimmen der Anbieter-Verkaufsseite zeigen den Einsatz von EGroupware in Verwaltung und Forschung. Sie beziehen sich auf die Plattform und die jeweils genutzten Editionen.

Seit 2006 setzen wir EGroupware erfolgreich in unserer Verwaltung ein. Begann unsere Nutzung zunächst mit etwa 70 Mitarbeitern, so ist die Zahl der aktiven Benutzer auf 240 gestiegen, einschließlich 100…

Olaf Reimers, Stadtverwaltung Nordenham

Für EGroupware haben wir uns entschieden, weil die Lösung zum Entscheidungszeitpunkt den ausgereiftesten Eindruck unter den Open Source Lösungen gemacht hat. Wir nutzen die Module Kalender, Infolog, Adressbuch und die…

Martin Reinhardt, Abteilungsleiter Kommunale Immobilien Jena

Die Community Version ist innerhalb meiner Arbeitsgruppe schon seit vielen Jahren im erfolgreichen Einsatz. Im Einsatz sind hier vor allem die Kalender- und Adressfunktion sowie die Wissensdatenbank. Die Benutzung ist…

Prof. Dr. Matthias Rädle

Häufige Fragen zu EGroupware EPL Smart