EGroupware Cloud Paket eBasic – Teamsoftware mit Kalender

Sie wollen Kalender, Kontakte, Aufgaben und Dateien Ihres Teams an einem Ort bündeln – ohne eigenen Server? Das EGroupware Cloud Paket eBasic bringt Ihre Zusammenarbeit in eine gemeinsame, deutschsprachige Arbeitsumgebung. Sie nutzen gehostete EGroupware aus der deutschen Cloud bei IONOS. Das Team von EGroupware übernimmt den technischen Betrieb, regelmäßige Updates und die tägliche Datensicherung. Enthalten sind 20 GB Speicher und unbegrenzt viele Benutzerkonten. So können Sie auch freie Mitarbeiter und Teilzeitkräfte einbinden, während Sie die Kapazität für gleichzeitige Zugriffe passend zu Ihrem Arbeitsalltag wählen.

Wie bündelt die EGroupware Cloud Ihre tägliche Teamarbeit?

Statt Termine, Kontaktdaten und Aufgaben in getrennten Werkzeugen zu pflegen, führen Sie diese Informationen in EGroupware zusammen. Die Cloud-Pakete enthalten laut Anbieter alle Anwendungen der Vollversion sowie E-Mail-Services. Die deutschsprachige Lösung eignet sich für alle Kenntnisstufen. Für Fragen zu den allgemeinen Funktionen steht Ihnen der enthaltene Anwendungssupport zur Verfügung.

• Kalender und Adressbuch: Organisieren Sie Termine und halten Sie die Kontaktdaten für Ihre tägliche Arbeit an einem gemeinsamen Ort bereit.
• Infolog: Erfassen Sie Aufgaben und Notizen, damit offene Punkte nicht zwischen E-Mails und einzelnen Notizzetteln verschwinden.
• Dateiverwaltung und E-Mail: Arbeiten Sie mit Dokumenten und Nachrichten innerhalb Ihrer Groupware-Umgebung.
• Wissensdatenbank: Halten Sie Informationen fest, die Ihr Team wiederholt benötigt.
• Kanban-Board: Machen Sie Aufgaben und Bearbeitungsstände auf einem übersichtlichen Board sichtbar.
• Messenger: Ergänzen Sie Ihre Zusammenarbeit um den direkten Austausch im Team.

Für kurze Abstimmungen mit Bild und Ton sind jitsi Meetings inklusive. Sie können damit Videokonferenzen und Bildschirmübertragungen mit einer kleinen Anzahl an Teilnehmern durchführen. Ein Dokument erklären, eine Aufgabe besprechen oder gemeinsam auf einen Bildschirm schauen: Diese Form der Abstimmung ergänzt Ihre tägliche Arbeit in der EGroupware Cloud.

Ihre Dateien erhalten im eBasic-Paket zunächst 20 GB Speicherplatz. Wächst Ihr Dokumentenbestand, können Sie weiteren Speicher flexibel ergänzen. Sie richten den Umfang damit nach Ihrem tatsächlichen Bedarf aus.

Unbegrenzt viele Konten – wie planen Sie gleichzeitige Zugriffe?

Sie können so viele EGroupware-Benutzerkonten anlegen, wie Ihre Organisation benötigt. Entscheidend für die gleichzeitig nutzbare Kapazität sind die CCU (gleichzeitige Benutzeranmeldungen). Im Basis-Cloudpaket sind mindestens 2 CCU vorgesehen. Damit unterscheiden Sie klar zwischen der Zahl aller angelegten Konten und der Zahl unterschiedlicher Personen, die zur selben Zeit im System arbeiten.

Eine Person kann mehrfach angemeldet sein und belegt trotzdem nur eine CCU. Wichtig für Ihre Planung: Synchronisierende Benutzer benötigen immer eine CCU, weil die Synchronisation die Verbindung offen hält. Berücksichtigen Sie deshalb nicht nur sichtbar geöffnete Arbeitssitzungen, sondern auch diese dauerhaften Verbindungen.

Ändert sich Ihr Arbeitsablauf, lässt sich die CCU-Zahl bei Bedarf schnell anpassen. Auch eine vorübergehende Nutzungsspitze lässt sich abstimmen: Für kurzfristigen Mehrbedarf, etwa während einer Schulung, schaltet das Team von EGroupware nach Absprache zusätzliche CCU vorübergehend frei.

Wie ergänzen Sie Online-Office und Rocket.Chat?

Gemeinsam an Texten und Tabellen arbeiten

Collabora Online ist optional zubuchbar. Damit bearbeiten Sie Texte und Tabellen direkt in EGroupware gemeinsam in Echtzeit. Ein zusätzliches Textverarbeitungsprogramm ist dafür nicht erforderlich. Vorlagedokumente helfen Ihnen, wiederkehrende Dokumente schneller vorzubereiten, statt jedes Mal von vorn zu beginnen.

Für Collabora Online zählt jeder unterschiedliche Benutzer, der die Anwendung einsetzen möchte. Sie benötigen für jede dieser Personen eine eigene Lizenz – unabhängig von der Anzahl Ihrer CCU.

Den Austausch mit Rocket.Chat erweitern

Rocket.Chat lässt sich optional ergänzen. Die Bereitstellung erfolgt nach dem Fair-Use-Prinzip pro Instanz und nicht pro Benutzer. Damit können Sie diese Chat-Lösung als zusätzliche Komponente Ihrer Arbeitsumgebung einplanen.

Für Videokonferenzen und Bildschirmübertragungen in kleiner Runde steht Ihnen bereits das enthaltene jitsi zur Verfügung. Sie wählen Ihre Ergänzungen deshalb gezielt nach den Kommunikations- und Dokumentenabläufen Ihres Teams.

Collabora Online ist sowohl mit der EGroupware Cloud als auch bei einer Eigeninstallation und mit der freien Community Edition (CE) nutzbar. Darüber hinaus lässt es sich in Nextcloud oder Owncloud einsetzen. In der Cloud-Installation ist für die Einbindung kein zusätzliches Support-Budget erforderlich.

Wie bleiben Ihre Daten in Deutschland gesichert?

Die EGroupware Cloud wird bei IONOS in Deutschland betrieben. Der Anbieter bezeichnet das Hosting als „DSGVO ready und sicher“. Laut Anbieterangaben werden sämtliche Daten ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert; der Zugriff auf Ihre Instanz erfolgt nur über HTTPS. Damit erhalten Sie klare Angaben zum Speicherort und zum geschützten Zugriff auf Ihre Arbeitsumgebung.

Das Team von EGroupware aktualisiert die Instanzen regelmäßig. Sie müssen die laufende Softwarepflege damit nicht selbst organisieren. Die Datenhaltung erfolgt in zwei Rechenzentren und Verfügbarkeitszonen. Gerade für Organisationen ohne eigene IT-Abteilung verbindet das die gemeinsame Arbeitsplattform mit einem betreuten technischen Betrieb.

Die tägliche Datensicherung umfasst drei Bereiche:

• EGroupware-Datenbank: Die Datenbank wird in die Sicherung einbezogen.
• Dateien: Auch Ihre gespeicherten Dokumente gehören zum Sicherungsumfang.
• E-Mails: Wenn Sie den EGroupware E-Mail-Service nutzen, werden Ihre E-Mails ebenfalls gesichert.

Der Anbieter erstellt mindestens 7 tägliche und zusätzlich 12 wöchentliche Snapshots. Diese Sicherungsstände bilden die Grundlage, wenn Sie einen früheren Datenstand benötigen – etwa nach dem versehentlichen Löschen von Dateien oder E-Mails.

Eine Wiederherstellung stimmen Sie mit dem Support ab. Das Einspielen des gewünschten Sicherungsstands erfolgt auf Basis eines individuellen Supportkontingents. So wissen Sie bereits bei der Planung, wie Datensicherung und konkrete Wiederherstellung zusammengehören.

Welche Unterstützung erhalten Sie im Arbeitsalltag?

Über das Ticketsystem MyEGroupware erreichen Sie die Support-Plattform des Anbieters. Der allgemeine Anwendungssupport ist enthalten. Haben Sie Fragen zu generellen Funktionen oder Features, können Sie diese dort klären lassen – beispielsweise, wenn Sie eine Anwendung besser für Ihre tägliche Arbeit verstehen möchten.

Für Anforderungen, die Ihre konkrete Organisation betreffen, können Sie individuellen Support, Beratung, Workshops und Schulungen ergänzen. Das Team von EGroupware unterstützt Sie dabei, die Umgebung auf Ihre Abläufe auszurichten und den Einstieg Ihrer Mitarbeiter zu begleiten.

• Konfiguration und Anpassung: Lassen Sie Ihre EGroupware-Umgebung auf individuelle Anforderungen abstimmen.
• Datenmigration: Holen Sie sich Unterstützung bei der Übernahme vorhandener Daten.
• Persönliche Beratung: Nutzen Sie den Kontakt per E-Mail, Telefon oder vor Ort.
• Technischer Service: Ergänzen Sie bei Bedarf Unterstützung auf Ihrer Seite sowie Remote-Support per Fernwartung mit Teamviewer.
• Mitarbeiterschulungen: Bereiten Sie Ihr Team gezielt auf den Umgang mit EGroupware vor.

Die individuellen Support-Zeitkontingente sind in 15-Minuten-Einheiten vorgesehen. Sie gelten zwei Jahre ab Erwerb; danach verfallen verbleibende Restzeiten. Planen Sie diese Unterstützung etwa für Einführung, Anpassung und Schulung ein, während allgemeine Anwendungsfragen vom enthaltenen Support abgedeckt bleiben.

Welche Erfahrungen schildern EGroupware-Anwender?

EGroupware wird unter anderem in Verwaltungen und Forschungseinrichtungen eingesetzt. Die folgenden Kundenstimmen sind auf der Anbieterseite als gekürzte Auszüge veröffentlicht. Sie beziehen sich auf EGroupware und die jeweils genutzten Anwendungen beziehungsweise Editionen.

Seit 2006 setzen wir EGroupware erfolgreich in unserer Verwaltung ein. Begann unsere Nutzung zunächst mit etwa 70 Mitarbeitern, so ist die Zahl der aktiven Benutzer auf 240 gestiegen, einschließlich 100…

Olaf Reimers, Stadtverwaltung Nordenham

Für EGroupware haben wir uns entschieden, weil die Lösung zum Entscheidungszeitpunkt den ausgereiftesten Eindruck unter den Open Source Lösungen gemacht hat. Wir nutzen die Module Kalender, Infolog, Adressbuch und die…

Martin Reinhardt, Abteilungsleiter Kommunale Immobilien Jena

Die Community Version ist innerhalb meiner Arbeitsgruppe schon seit vielen Jahren im erfolgreichen Einsatz. Im Einsatz sind hier vor allem die Kalender- und Adressfunktion sowie die Wissensdatenbank. Die Benutzung ist…

Prof. Dr. Matthias Rädle, CeMOS Center for Mass Spectrometry and Optical…

Welche Cloud-Variante passt zu Ihrer Organisation?

Für Unternehmer, Selbstständige und Organisationen ohne eigene IT-Abteilung steht die Entlastung im Vordergrund: Sie arbeiten mit EGroupware, während der Anbieter Installation, Aktualisierung, Verfügbarkeit und Backups betreut. Je nach Teamgröße und gleichzeitiger Nutzung stehen unterschiedliche Cloud-Varianten zur Verfügung.

eFlat eignet sich insbesondere, wenn eine große Zahl von Benutzern dauerhaft gleichzeitig auf das System zugreifen können soll. Für Bildungseinrichtungen, Vereine und gemeinnützige Einrichtungen bietet der Anbieter besondere Konditionen; eFlat Schule richtet sich gezielt an Schulen. Zusätzlicher Speicher lässt sich passend zu Ihrem Bedarf ergänzen.

Cloud-Betrieb oder eigener Server?

Besitzen Sie eine eigene IT-Infrastruktur und möchten oder dürfen Sie bestimmte Systeme nicht auslagern, kommt die Eigeninstallation infrage. Sie behalten dann die Kontrolle über den Betrieb und übernehmen die Verantwortung für Wartung und Aktualisierung. Dafür stehen die freie Community Edition (CE) sowie EPL Smart und Universal als Vollversionen mit zusätzlichen Businessfunktionen zur Verfügung. Unterstützung durch das Team von EGroupware ist möglich.

Ein Wechsel zwischen Eigeninstallation und Cloud ist je nach vorhandener EGroupware-Version möglich. Die Migration können Sie mit dem Anbieter abstimmen. So berücksichtigen Sie auch veränderte Anforderungen Ihrer Organisation.

Das EGroupware Cloud Paket eBasic passt zu Ihrem Vorhaben, wenn Sie eine gemeinsame Arbeitsumgebung aufbauen und die technische Betreuung auslagern möchten. Sie starten mit 20 GB Speicher, legen unbegrenzt viele Benutzerkonten an und richten die gleichzeitige Nutzung nach Ihrem Team aus. Kalender, Kontakte, Aufgaben, Dateien und Kommunikation kommen zusammen – mit Datenhaltung in Deutschland und einem Ansprechpartner für Betrieb und Anwendung.

Häufige Fragen zu EGroupware Cloud Paket eBasic