Business Prozess-Master-Liste als Excel-Datei von sapXPerience GmbH

Ihre Prozessliste für das S/4HANA-Projekt beginnt nicht bei null

Sie wollen in Ihrem S/4HANA-Projekt schnell zu einer belastbaren Prozessliste kommen? Die Business Prozess-Master-Liste (BPML) als Excel-Datei gibt Ihnen dafür eine fertige Struktur: Sie übernehmen Ihre eigenen Prozesse, passen die Bezeichnungen an Ihr Unternehmen an und nutzen ein erstes beispielhaftes Mapping auf die SAP S/4HANA 2022 Best Practice Prozesse als Orientierung.

Statt Prozessidentifikation, SAP-Zuordnung und Testvorbereitung getrennt aufzubauen, führen Sie diese Aufgaben in einer Datei zusammen. Am anonymisierten Beispiel eines Automobilzulieferers sehen Sie, wie Einzelprozesse zu End-to-End-Prozessen gehören und wie reale Datenbeispiele die spätere Testplanung vorbereiten.

Die Vorlage richtet sich an SAP-Projektverantwortliche, kundenseitige Projektleiter, SAP- und Prozessberater, Prozessverantwortliche sowie Test- und Projektmanager. Sie ist für fortgeschrittene Anwender, SAP-Profis und Unternehmer gedacht, die eine S/4HANA-Einführung oder -Transformation vorbereiten oder durchführen.

Vier Register für Prozessaufnahme, Mapping und Testvorbereitung

Sie erhalten eine fertige MS-Excel-Datei im Format XLSX mit vier Registern. Inhaltlich verbindet sie drei Bausteine: eine Prozessliste mit End-to-End- und Best-Practice-Zuordnungen, die S/4HANA-Best-Practice-Liste sowie Definitionen der Testbereiche mit den korrespondierenden SAP-Modulen.

Die Produktsprache ist damit Deutsch für das erste BPML-Register; die zweite Prozessliste und die beiden Zusatzregister sind englischsprachig. Auch die Produktinformation liegt vollständig auf Englisch vor – hilfreich, wenn Sie die Vorlage mit internationalen Projektbeteiligten abstimmen möchten.

Vom Unternehmensprozess zum passenden SAP-Referenzprozess

Eine Prozessliste muss mehr leisten als Namen sammeln. In der BPML dokumentieren Sie, welche Prozesse, Prozessgruppen und Prozessschritte heute durch das abzulösende SAP R/3 oder ein Subsystem unterstützt werden und welche künftig in S/4HANA abgebildet werden sollen. So wird aus der Bestandsaufnahme eine nachvollziehbare Grundlage für den Projektumfang.

Das enthaltene erste Mapping zeigt beispielhaft, wie die Unternehmensprozesse den SAP S/4HANA 2022 Best Practice Prozessen zugeordnet werden. Sie müssen die Logik nicht aus einer abstrakten Beschreibung ableiten, sondern können sie direkt an den Einträgen nachvollziehen und auf Ihre eigene Prozesslandschaft übertragen.

Die Referenzprozesse stammen aus dem SAP Best Practice Explorer für SAP S/4HANA. Dort liegen sie sowohl als BPMN2-Flowcharts als auch als Excel-Tabellen vor. Ihr Mapping setzt damit auf offiziellem SAP-Inhalt auf. Sind die Best Practice Prozesse zugeordnet, lassen sich daraus die künftigen End-to-End-Prozesse zusammenstellen.

Die BPML bleibt dabei ein Startpunkt, keine unverändert zu übernehmende Soll-Prozesslandschaft. Sie ergänzen Ihre Prozesse, verwenden die Nomenklatur Ihres Unternehmens und begrenzen die Liste auf den Scope Ihres Projektes.

End-to-End-Prozesse mit konkreten Testdaten vorbereiten

Welche Einzelprozesse gehören zu einem durchgängigen Ablauf? Wo beginnt der Test, wo endet er und welche SAP-Module sind beteiligt? Die Excel-Vorlage verbindet die End-to-End-Prozesse des Beispielunternehmens mit der Zuordnung ihrer Einzelprozesse. Die Definitionen der Testbereiche ergänzen die jeweiligen Start- und End-Aktivitäten sowie die korrespondierenden Module.

Bezeichnungen wie Order-to-Cash, Make-to-Stock, Make-to-Inventory, Plan-to-Stock und Budget-to-Report machen die Prozessbereiche in den Beispielen greifbar. Entscheidend ist die durchgängige Sicht: Sie betrachten nicht nur einzelne Funktionen, sondern deren Zusammenhang im Geschäftsablauf.

Ein reales Datenbeispiel als Anker je End-to-End-Prozess

Das Aufbauprinzip der BPML sieht vor, in der ersten Zeile jedes End-to-End-Prozesses ein typisches reales Datenbeispiel aus dem heutigen System zu hinterlegen – bevorzugt mit Kundennummer und (Verkaufs-)Materialnummer. Die Vorlage veranschaulicht dieses Prinzip anhand anonymisierter und angepasster Datenbeispiele.

Aus diesen Ausgangsdaten lassen sich im heutigen System die weiteren Daten für einen durchgängigen End-to-End-Test ableiten. Nach vollständigem Mapping zeigt Ihre BPML damit, mit welchen Daten Sie je End-to-End-Prozess die künftigen, aus den Best Practice Prozessen abgeleiteten Abläufe im neuen System direkt testen können.

So entwickeln Sie aus der Vorlage Ihre eigene BPML

Die Prozess-Master-Liste ist ein fester Bestandteil der Phase „Scoping & Prototyping“ in der Vorgehensempfehlung des Anbieters. Sie setzen sie also früh ein – bevor unklare Prozessgrenzen die Abstimmung und Testvorbereitung erschweren.

1. Vorhandene Testgrundlagen heranziehen: Nutzen Sie zur Prozessidentifikation möglichst eine Prozessliste oder einen Testkatalog aus einem End-to-End-Test Ihres heutigen Systems, etwa aus dem letzten Regressionstest. Genau daran orientiert sich die Struktur der Vorlage.
2. Eigene Prozesse aufnehmen: Ergänzen Sie Ihre Abläufe und passen Sie Bezeichnungen, Prozessgruppen und Prozessschritte an die Nomenklatur Ihres Unternehmens an.
3. Den Projektumfang festhalten: Dokumentieren Sie, welche heutigen Prozesse künftig in S/4HANA abgebildet werden sollen.
4. Best Practice Prozesse zuordnen: Nutzen Sie die vollständige Referenzliste für SAP S/4HANA 2022 und das beispielhafte Mapping als Ausgangspunkt.
5. End-to-End-Prozesse zusammenstellen: Ordnen Sie Einzelprozesse zu, hinterlegen Sie typische Datenbeispiele und verwenden Sie die Testbereichsdefinitionen zur Abgrenzung.

So entsteht mit überschaubarem Anpassungsaufwand eine eigene, konsistente BPML. Die Zusammenhänge zwischen Ausgangssystem, künftigem Prozess und Testdaten bleiben für Ihr Team nachvollziehbar.

Von der Prozessliste zur eigenen „Model Company“

Die BPML ist der Ausgangspunkt einer durchgängigen Methodik: Prozessliste, Best-Practice-Mapping, Testskripte und BPMN2-basierte Prozessdokumentation in einem BPM-System bauen aufeinander auf. Ziel ist der schrittweise Aufbau Ihrer eigenen „Model Company“.

Der zugehörige Methodenbeitrag erläutert Schritt für Schritt, wie die BPML strukturiert sein sollte und wie Sie am einfachsten zu ihren Inhalten kommen. Er erschien bereits 2019 und wird seitdem fortgeführt. Ergänzend stellt der Anbieter ein Erklärvideo zur Erstellung von Testskripten auf Basis der S/4HANA-Best-Practice-Prozessschritte bereit.

In die Struktur der Vorlage ist die Erfahrung von Christian Schütte als SAP- sowie BPR/BPE-Experte mit über 25 Jahren SAP-Projektleitung eingeflossen – von SAP R/2 über SAP R/3 bis S/4HANA. Er hat SAP-Implementierungen in unterschiedlichen Branchen, Unternehmensgrößen und Einführungsansätzen erfolgreich begleitet und kennt insbesondere die Order-to-Cash-Prozesse im Detail.

Die deutschsprachige Anbieterseite nennt zudem einen 20-jährigen Track Record selbst geleiteter SAP-Projekte. In den vergangenen Jahren übernahm Schütte mehrere Projekte als dritter, vierter oder fünfter kundenseitiger Projektleiter und führte sie zum Erfolg. Diese Erfahrung prägt den Anspruch der BPML: ein konsistentes Schritt-für-Schritt-Vorgehen, das das Projektteam nachvollziehen kann.

Direkt herunterladen und im eigenen Projekt weiterbearbeiten

Die XLSX-Datei steht Ihnen direkt nach dem Kauf als Download zur Verfügung. Sie können sie dauerhaft lokal nutzen und frei bearbeiten. Übernehmen Sie die Struktur, ergänzen Sie Ihre Prozesse und beginnen Sie bereits im Scoping mit einer gemeinsamen Arbeitsgrundlage für Prozessdesign und Testvorbereitung.

Laden Sie die Vorlage herunter und starten Sie Ihre eigene BPML – mit einem vorgezeichneten Mapping statt einem leeren Blatt.

Häufige Fragen zur Business Prozess-Master-Liste

Anbieter: sapXPerience GmbH

Wertorientierte SAP-Implementierung trifft auf mehr als 25 Jahre SAP- und Projektleitungserfahrung. Das Team aus Rotkreuz verbindet Beratung und Business Improvement mit digitalen Arbeitsmitteln für Planung, Reporting, Geschäftsprozesse und Risikoanalyse.

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