Personalkostenrechner – Excel-Tool für die Gastronomie

Personalkostenrechner: Mehr Gewinn beginnt mit der nächsten Schicht

Sie wollen wissen, wie viele Mitarbeiter Sie sich am Sonntagmittag wirklich leisten können? Der Personalkostenrechner macht Ihren Personalbedarf zur berechenbaren Größe. Das digitale Excel-Tool zeigt Ihnen anhand Ihres geplanten Umsatzes, wie viele Mitarbeiter in Küche und Service wirtschaftlich tragbar sind. So erkennen Sie teure Überbesetzungen, bevor sie Ihren Gewinn schmälern.

Statt die Personalkosten erst im Rückblick zu prüfen, setzen Sie bei der nächsten Schicht an. Sie planen gezielter, behalten Ihre Kosten im Blick und schaffen die Grundlage dafür, dass vom Umsatz mehr übrig bleibt. Das erklärte Ziel: Ihre Personalkostenquote steuern und die 30-Prozent-Marke nicht mehr überschreiten.

Der Personalkostenrechner gehört zum GASTROWORKS-Erfolgssystem. Dessen Versprechen formuliert der Anbieter so: „Erfolgskraftwerk Gastronomie steigert Gewinne sofort“. Der Ansatz dahinter ist konkret: mehr aus dem Betrieb herausholen und einfacher arbeiten – durch Entscheidungen auf Basis Ihrer Zahlen.

Sonntagmittag ist nicht Mittwochabend: Planen Sie jeden Tag nach Umsatz

Ein gut besuchter Sonntagmittag verlangt eine andere Besetzung als ein ruhiger Mittwochabend. Wer beide Schichten nach Gewohnheit plant, riskiert unnötige Kosten oder Engpässe im Ablauf. Der Personalkostenrechner setzt deshalb beim geplanten Zielumsatz und der erwarteten Auslastung an.

Sie können jeden einzelnen Tag durchrechnen und sehen, wie viele Mitarbeiter Sie sich dafür in Küche und Service leisten können. Aus „Pi mal Daumen“ wird eine tägliche Planung und Analyse – schwarz auf weiß, nach nackten Zahlen.

• Personalbedarf nach Auslastung bestimmen: Sie erhalten eine wirtschaftliche Grundlage dafür, wie viele Mitarbeiter Sie für den geplanten Umsatz einteilen.
• Einzelne Tage gezielt prüfen: Sie betrachten Sonntagmittag und Mittwochabend getrennt, statt unterschiedliche Schichten über einen Kamm zu scheren.
• Die Personalkostenquote steuern: Sie richten Ihre Planung am Ziel aus, die 30-Prozent-Marke nicht zu überschreiten.
• Kostentreiber erkennen: Sie berechnen Ihre Personalkosten strukturiert und können Betriebsabläufe anhand von Zahlen optimieren.

Wareneinsatz und Personalkosten sind nach Darstellung des Anbieters die zwei größten Kostenblöcke der Gastronomie. Ihre Senkung ist damit eine zentrale Managementaufgabe. Der Personalkostenrechner setzt beim Personal an: Dort, wo jede wirtschaftlich geplante Schicht zu einem besseren Betriebsergebnis beitragen kann.

Wenige Eingaben, klare Zahlen für Ihre Dienstplanung

Sie brauchen keine zusätzliche Zahlenarbeit ohne erkennbaren Nutzen. Sie brauchen eine Antwort auf die Frage, welche Besetzung Ihr Umsatz trägt. Mit wenigen individuellen Eingaben liefert der Personalkostenrechner laut Anbieter genaueste Erkenntnisse über Ihre Personalstruktur und den benötigten Personalaufwand. Das Excel-Tool beschreibt er als „genial einfach zu bedienen“.

Damit unterstützt der Rechner genau die Aufgaben, die im Bereich „Berechnungen & Finanzen“ zusammenkommen: kalkulieren, planen, Finanzen ordnen und die Personalkosten für die nächste Schicht exakt planen. Sie schaffen eine belastbare Grundlage, bevor Sie Mitarbeiter einteilen.

1. Den geplanten Umsatz zugrunde legen: Betrachten Sie den jeweiligen Tag und seine erwartete Auslastung.
2. Ihre individuellen Angaben eingeben: Der Rechner ermittelt daraus Erkenntnisse über Personalstruktur und Personalaufwand.
3. Die Besetzung wirtschaftlich ausrichten: Nutzen Sie das Ergebnis als Grundlage für Ihre Einteilung in Küche und Service.

Laut Anbieter haben 92 Prozent aller Gastronomen Probleme mit Personalthemen wie zeitraubenden Diensteinteilungen, Urlaubswünschen und Fluktuation. Der Rechner konzentriert sich auf den kalkulatorischen Teil dieser Arbeit. Die dahinterstehende Praxislogik der GASTROWORKS-Werkzeuge umfasst auch minutengenaue Arbeitszeitkontrolle von Aushilfen und Dienstpläne mit automatischer Datumsangleichung. Diese ergänzenden Aufgaben sind vom Funktionsumfang des Personalkostenrechners zu unterscheiden.

Aus gastronomischer Praxis entwickelt, im Betriebsalltag verankert

Entwickelt wurde der Personalkostenrechner von Andreas J. H. Hein aus München: IHK Küchenmeister, Hotelbetriebswirt, Buchautor, GastroCoach und Seminardozent. Er entwickelt die GASTROWORKS-Workware bereits seit 2003. Für Ihre Planung bedeutet dieser Hintergrund: Der Ansatz kommt aus einem Umfeld, in dem Küche, Service und wirtschaftliche Verantwortung zusammengehören.

Andreas Hein war als Küchenchef in Berlin, München, Sizilien, Hamburg, Barcelona und Belfast tätig und übernahm mehrere Geschäftsführerpositionen in Hotel und Gastronomie. Seine Spezialisierung auf Neueröffnungen macht den zahlenbasierten Ansatz auch für Gründer relevant, die ihre Personalkosten von Beginn an kontrollieren wollen.

Zur fachlichen Grundlage gehören vier veröffentlichte Bücher, darunter „Der souveräne Hotelier und Gastronom“. Hein war Chefredakteur im Verlag für die Deutsche Wirtschaft in Bonn. Laut Autorenprofil verfasste er einen Verlagsbestseller, der Kosteneffizienz fortlaufend anhand vieler Praxisbeispiele erläutert. Hinzu kommen Tätigkeiten als Coach, Trainer und Seminardozent für die UnternehmerManufaktur in Burghausen, als Akademieleiter in München sowie als HOGA-Gutachter. Sein Leitgedanke: Nur die richtige Kalkulation macht Gastronomen reich.

Was ein Anwender berichtet

Laut Anbieterangabe berichtet Pit Hagen sinngemäß, dass ihm der Personalkostenrechner mit ein paar Klicks bares Geld spart.

Pit Hagen, Restaurant Seafood Hamburg – sinngemäße Anwenderstimme laut Anbieterangabe

Ein klarer Einstieg in das GASTROWORKS-Erfolgssystem

Der Personalkostenrechner steht nicht für sich allein. Er stammt aus einem Onlineshop mit weiteren Optimierungswerkzeugen für Selbstständige und Unternehmer in Hotellerie und Gastronomie. GASTROWORKS soll laut Anbieter Umsätze steigern, Gäste binden und Kosten erheblich senken. Der Rechner bietet Ihnen einen konkreten Einstieg: die wirtschaftliche Steuerung Ihres Personaleinsatzes.

Wenn Sie weitere Bereiche Ihres Betriebs strukturieren möchten, finden Sie im Umfeld der Reihe unter anderem:

• GASTROWORKS Premium für Organisation, Führung und Controlling. Laut Anbieter sind die Vorlagen fix und fertig erstellt und auf den eigenen Betrieb personalisierbar – es wird nur noch das eigene Logo eingesetzt.
• GASTROWORKS ProfiCalc als Kalkulationstool für die Speisekarte, um neben den Personalkosten auch die Angebotskalkulation gezielt anzugehen.
• Weitere Hilfen für den Betriebsalltag: Checklisten für HACCP, Dienstplanung, Arbeitsverträge für Aushilfen, Urlaubsplanung, Einkauf und Veranstaltungsvorlagen sowie Marketing- und Restaurantaktionen und Tageskarten-Ideen.

Diese ergänzenden Werkzeuge sind Teil des Anbieterumfelds und nicht als enthaltene Leistungen des Personalkostenrechners zu verstehen.

Digital starten und die nächste Schicht fundierter planen

Ob Sie ein Restaurant führen, ein Hotel betreiben oder einen Gastronomiebetrieb neu eröffnen: Der Personalkostenrechner richtet sich an Inhaber, Pächter und Betriebsleiter ebenso wie an Gründer und Fortgeschrittene. Das deutschsprachige Excel-Tool ist hinsichtlich des Niveaus für alle geeignet. Es ist ein digitales Produkt; für die Reihe beschreibt der Anbieter die Bereitstellung als Sofort-Download.

Ihr Ziel ist nicht, noch mehr Tabellen zu verwalten. Sie wollen Personalkosten strukturiert berechnen, Kostentreiber erkennen und Abläufe so optimieren, dass sich Ihre Arbeit wirtschaftlich besser auszahlt. Fangen Sie heute mit der nächsten Schicht an: Prüfen Sie, welche Besetzung Ihr geplanter Umsatz tatsächlich trägt.

Einblicke in Personalkostenrechner

Das Excel-Tool arbeitet mit wenigen individuellen Eingaben: Sie hinterlegen den geplanten Umsatz für einen konkreten Tag und erhalten laut Anbieter genaueste Erkenntnisse über Personalstruktur und Personalaufwand. Sichtbar wird, wie viele Mitarbeiter in Küche und Service bei dieser Auslastung wirtschaftlich tragbar sind – laut Anbieter „genial einfach zu bedienen“.

Häufige Fragen zu Personalkostenrechner

Autor: Andreas Hein

Küchenpraxis und kaufmännische Planung prägen seine Arbeit: Andreas Hein ist IHK-Küchenmeister, Hotelbetriebswirt und Autor von sieben Büchern. Seit 2003 entwickelt er mit Gastroworks digitale Werkzeuge für Kalkulation, Auswertung und gastronomische Planung.

Alle Produkte von Andreas Hein