Ermittlung der Arbeitskosten – Excel-Software für Gastronomie

Sie kennen Ihre Personalkosten als größten Kostenblock, aber nicht die tatsächlichen Stundenkosten? Ermittlung der Arbeitskosten – Soll-Umsatz pro MA-Stunde berechnet sie je Mitarbeiter und Abteilung inklusive Nebenkosten, Urlaub und freier Tage. Das deutschsprachige Excel-Komplettpaket bündelt ein Tool für alle Kenntnisstufen: für Ihre Budgetierung, den Soll-Umsatz, die notwendige Auslastung und den Umsatz pro Sitzplatz.

Was berechnet das Excel-Paket?

Sie geben Ihre Personal- und Nebenkostendaten ein. Das Excel-Paket berechnet daraus automatisch Stundenkosten, Soll-Umsatz, notwendige Auslastung und Umsatz pro Sitzplatz. Urlaub, freie Tage und weitere Ausfallzeiten werden berücksichtigt. So planen Sie mit der tatsächlich verfügbaren Arbeitszeit statt mit Stunden, die Ihrem Betrieb nicht zur Verfügung stehen.

Die Berechnung reicht vom einzelnen Mitarbeiter bis zur gesamten Abteilung inklusive aller Nebenkosten. Damit erhalten Sie eine belastbare Grundlage für Ihre Budgetierung und die Zielvorgaben für Küche und Service. Die Ergebnisse liefern außerdem die notwendigen Daten für das Erfolgskennzahlensystem, mit dem Sie betriebliche Kennzahlen zur Steuerung nutzen.

Warum Dienstpläne ohne Kennzahlen teuer sind

Seit über 30 Jahren sind die Personalkosten in der Gastronomie laut Anbieter höher als der Wareneinsatz. Trotzdem gibt es mehr Warenwirtschaftssysteme als aussagefähige Dienstplanlösungen. Der größte Kostenblock bleibt damit häufig ohne belastbare Stundenwerte. Unter laufendem Kostendruck fehlt dann die Grundlage, um die Wirtschaftlichkeit einer Besetzung zu beurteilen.

Viele Dienstplanprogramme zeigen eingeteilte Stunden, liefern laut Anbieter jedoch keine aussagefähigen Kennzahlen wie Personalkosten pro Stunde und Soll-Umsatz pro Mitarbeiterstunde. Die Arbeitskosten-Tabelle ergänzt diese Ebene: Sie ermitteln Soll-Kennzahlen für die Mitarbeitereinsatzplanung und können darauf wirtschaftliche Dienstpläne aufbauen.

So entsteht Ihr Soll-Umsatz pro Stunde

Die Tabelle „Arbeitsgruppenkosten“ nimmt Mitarbeiternamen, Anzahl der Gehälter und den Anteil der Lohnnebenkosten auf. Als Ergebnis erhalten Sie die Gesamt-Arbeitsgruppenkosten inklusive aller Nebenkosten. Hinzu kommt die Tabelle „Arbeitszeit“. Zusammen bilden beide Tabellen die Grundlage, um die Kosten auf verfügbare Stunden herunterzurechnen.

• Gesamtlohnkosten ÷ verfügbare Arbeitsstunden = Personalkosten pro Stunde.
• Kosten pro Arbeitsstunde ÷ 60 Minuten = Kosten für eine Arbeitsminute.

Die Musterrechnung lautet laut dem Konzept zum Paket: 23.247,00 € jährliche Arbeitsgruppenkosten ÷ 1.664 Stunden = 13,97 € Stundenkosten. Als weitere Zielwerte nennt das Beispiel 39,91 € Soll-Umsatz pro Mitarbeiterstunde und 66.240,00 € Soll-Umsatz pro Mitarbeiter und Jahr. Das sind Rechenbeispiele, keine pauschalen Zielvorgaben für Ihren Betrieb.

Die hinterlegten Formeln machen den Rechenweg nachvollziehbar. Das Konzept behandelt den Soll-Umsatz pro Mitarbeiterstunde in Kapitel 3.5, den Soll-Umsatz pro Mitarbeiter/Gesamtjahr in Kapitel 3.6 und die Soll-Auslastung Restaurant in Kapitel 3.8. Nach der Anwendung kennen Sie neben den gesamten Arbeitsgruppenkosten auch die Personalkosten in Prozent pro Tag, Woche und Monat.

Umsatz pro Sitzplatz und Soll-Auslastung

Der Umsatz pro Sitzplatz ist laut Anbieter die wichtigste Kennzahl im Restaurant. Zusammen mit der notwendigen Auslastung verbindet er Ihre Personalkostenplanung mit der verfügbaren Kapazität. So erhalten Sie eine rechnerische Grundlage für Öffnungszeiten, Besetzung und Umsatzziele, statt allein die Zahl der eingeplanten Mitarbeiter zu betrachten.

Ein budgetiertes Personalkostenziel von beispielsweise 35 % wird zu konkreten Kostengrenzen: Daraus lassen sich die zulässigen Kosten pro Mitarbeiterstunde und pro Mitarbeiter im Gesamtjahr ableiten. Die Soll-Auslastung wird im Konzept in Kapitel 3.8 erläutert. Die ermittelten Daten können Sie zugleich für das Erfolgskennzahlensystem weiterverwenden.

Was Sie für den Einsatz brauchen

Das Kalkulationspaket richtet sich an Inhaber, Geschäftsführer, F&B-Manager, Küchen- und Restaurantleiter sowie Führungs- und Fachkräfte aus Gastronomie, Hotellerie und Gemeinschaftsverpflegung. Auch Selbstständige und Unternehmer mit Personalkostenverantwortung können damit kalkulieren. Es ist für alle Kenntnisstufen vorgesehen und benötigt keine Spezialsoftware.

• Tabellenkalkulation: ein verbreitetes Programm wie Excel.
• Rechnungswesen: Personal- und Gehaltsdaten sowie den Anteil der Lohnnebenkosten bereithalten.
• Kellnerkasse: vorhandene Umsatzzahlen für Ihre Kennzahlenplanung nutzen.
• Arbeitszeiten: verfügbare Stunden unter Berücksichtigung von Urlaub, freien Tagen und weiteren Ausfallzeiten erfassen.

Sie arbeiten mit den Tabellen „Arbeitsgruppenkosten“ und „Arbeitszeit“. Zum Paket gehört das ausführliche Konzept-PDF „Ermittlung der Arbeitsgruppenkosten und Personalkosten Kennzahlen“ mit Inhaltsverzeichnis, Formeln und Beispielrechnungen. Die berechneten Stunden- und Minutenkosten lassen sich auch für die Arbeitskosten pro Gericht und damit für eine vollständige Speisenkalkulation im F&B-Bereich nutzen.

Dieses Excel-Paket ist auch im Komplettpaket zur wirtschaftlichen Mitarbeitereinsatzplanung mit Kennzahlen und Umsatzprognose in Excel enthalten; zum selben Thema gibt es beim Anbieter begleitende Online-Seminare.

Nutzen Sie das Komplettpaket Ermittlung der Arbeitskosten, um Ihre nächste Personalplanung auf berechnete Stundenkosten zu stützen. Mit Ihren vorhandenen Betriebsdaten erhalten Sie nachvollziehbare Soll-Werte für Mitarbeiter, Abteilungen und Sitzplätze – als Grundlage für Budgetierung und wirtschaftliche Dienstpläne.

Was Teilnehmer zu den Kennzahlen sagen

Die folgenden Stimmen zum Anbieter beziehen sich auf die Trainings des Anbieters zu diesen Kennzahlen, nicht auf das Excel-Paket selbst. Christopher Risse und Achim von Flatow beschreiben darin ihre Eindrücke von den Musterbeispielen und vom Trainer. Produktbezogene Kundenstimmen liegen nicht vor.

Die anschaulichen und praxisnahen Musterbeispiele, das kompakte Thema und die Kurzweiligkeit

Christopher Risse – zu den Trainings des Anbieters zu diesen Kennzahlen

Das Engagement und die Kompetenz des Trainers

Achim von Flatow – zu den Trainings des Anbieters zu diesen Kennzahlen

Häufige Fragen zu Ermittlung der Arbeitskosten – Soll-Umsatz pro MA-Stunde

Autor: Uwe Ladwig

Seit 1992 verbindet Uwe Ladwig gastronomische Betriebsorganisation mit betriebswirtschaftlicher Kalkulation. Seine Fachbücher, Seminare und Softwareangebote unterstützen Gastronomiebetriebe bei Preisgestaltung, Budgetierung und Controlling.

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