ClearPMO Team Edition – Projektmanagement-Software von Uwe Merkert

ClearPMO Team Edition bündelt die Steuerung Ihrer Einzelprojekte und Projektprogramme in einem Werkzeug: Als „digitales PMO“ verbindet die Mehrplatzversion der Projektmanagement-Software ClearPMO Status Reporting, Ressourcenplanung, Projektzeiterfassung, Abrechnung sowie Change- und Risikomanagement. Statt Projektstände aus verstreuten Excel-Dateien zusammenzutragen, greifen Sie auf eine zentrale Datenbasis zurück und erstellen Management Reports mit wenigen Mausklicks. Das Bundle aus zentralem Hauptprogramm und frei verteilbarem Smart Client eignet sich für Teams, ganze Abteilungen sowie Berater und ihre Kunden.

ClearPMO Team Edition: Ihr digitales PMO statt verstreuter Projektstände

Wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, brauchen Sie mehr als einzelne Terminpläne. Sie müssen erkennen, welche Ergebnisse erreicht wurden, wo Aufwand entsteht, welche Ressourcen verfügbar sind und welche Risiken Aufmerksamkeit verlangen. ClearPMO Team Edition führt diese Informationen zusammen und unterstützt Sie dabei, Projekte und Programme auf einer einheitlichen Grundlage zu steuern.

Die PMO-Software deckt zentrale Aufgaben eines professionellen Project Management Office ab: die Standardisierung von Methoden, Prozessen und Tools, ein gemeinsames Reporting, Ressourcenmanagement, Leistungsnachweise und Rechnungserstellung. Hinzu kommen Programm- und Multiprojektmanagement sowie Projektportfolio-Management zur strategischen Ausrichtung Ihrer Vorhaben. So entsteht ein durchgängiger Arbeitszusammenhang vom einzelnen Projektstatus bis zur Betrachtung des gesamten Programms.

Für Projektverantwortliche, PMO-Leiter, Abteilungs- und Teamleiter sowie Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen bedeutet das: Informationen müssen nicht für jede Besprechung neu zusammengesucht werden. Standardisierte und automatisierte Abläufe erleichtern den Vergleich von Projekten und Projektergebnissen. Das fertige Berichtswesen lässt sich abrufen, wenn Sie es für Ihre Steuerung oder eine Managemententscheidung benötigen.

Der Anbieter verbindet damit ein klares Ziel: mehr erfolgreiche Projekte, eine höhere Kundenzufriedenheit und eine bessere Wettbewerbsposition. Die Grundlage dafür bilden praxisorientierte Werkzeuge, die operative Projektarbeit und übergreifende Entscheidungen miteinander verbinden. Der Anbieter versteht ClearPMO als praxisorientiertes, effektives Werkzeug für Projekt- und Programm-Management – von der Einzelperson über das Team bis zur ganzen Abteilung – und stellt Multiprojektmanagement damit zu faire Bedingungen bereit.

Wie arbeiten unbegrenzt viele Nutzer und verteilte Teams zusammen?

Zum zentralen Hauptprogramm gehört ein innerhalb des Netzwerks des registrierten Kunden frei verteilbarer Smart Client. Darüber können weitere Nutzer ihre Projektarbeitszeiten aktualisieren. Die Zahl dieser Nutzer ist nicht begrenzt; eine zusätzliche Registrierung ist für sie nicht erforderlich. Damit können Sie die Zeiterfassung im Team verbreiten, ohne für jeden weiteren Beteiligten eine eigene Nutzerregistrierung organisieren zu müssen.

Die Team-Lizenz ist damit sowohl für überschaubare Projektteams als auch für ganze Abteilungen ausgelegt. Wichtig ist die Unterscheidung: Das Hauptprogramm bildet die zentrale Arbeitsumgebung, während der enthaltene Smart Client weiteren Beteiligten die Aktualisierung ihrer Projektarbeitszeiten ermöglicht. Diese Aufteilung hält die dezentrale Zuarbeit nah an den Menschen, bei denen die Informationen entstehen.

Auch Statusinformationen lassen sich dezentral zurückmelden. Je nach Arbeitsweise erfolgt das Feedback über Excel, SharePoint, verteilte Clients oder per Remote Desktop. Die Aktualisierung läuft in einer zentralen Datenbank zusammen. So erhalten Sie eine gemeinsame Grundlage für das Reporting, selbst wenn Ihre Projektbeteiligten an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

Die Integration mit Microsoft 365 und SharePoint Online unterstützt diese standortübergreifende Zusammenarbeit. Über sofort einsetzbare Cloud-Schnittstellen können Sie Projektberichte und Lessons learned unabhängig vom Standort aktualisieren und bereitstellen. Die Team Edition ist ausdrücklich für Fernarbeit mit verteilten Teams ausgelegt.

Für den Mehrbenutzerbetrieb steht außerdem die Hold-Connect-Funktion bereit. Sie ist auf mehr Performance und eine erhöhte Verarbeitungsgeschwindigkeit ausgerichtet. Uwe Merkert beschreibt die Lösung als besonders effektiv und kostengünstig; nach seiner Einschätzung seien professionell eingesetzte Mehrplatz-Systeme derzeit nicht effektiver und kostengünstiger umzusetzen.

Projektstatus und Fortschritt mit wenigen Mausklicks sichtbar machen

Ein Statusbericht ist besonders wertvoll, wenn er nicht erst mit großem Aufwand erstellt werden muss. ClearPMO Team Edition stellt ein umfassendes Berichtswesen für Projekte und Projektprogramme bereit. Management Reports, Statusberichte und Snapshots machen den Stand Ihrer Vorhaben sichtbar und halten ihn für die weitere Steuerung fest.

Sie erfassen Meilensteine und Ergebnisse und nutzen diese Informationen direkt im Reporting. Der Projekt-Fortschrittsgrad lässt sich wahlweise automatisieren. Gängige Projektkennzahlen nach Earned Value Management (EVM) werden automatisch aktualisiert und angezeigt. Dadurch können Sie den Fortschritt anhand einheitlicher Kennzahlen betrachten und müssen die entsprechenden Übersichten nicht jedes Mal separat aufbauen.

Dabei sind Sie nicht auf eine einzige Vorgehensweise festgelegt: Die Software unterstützt klassische Projekte ebenso wie agile Projekte nach Scrum. Sie können unterschiedliche Projektansätze in Ihrem PMO berücksichtigen und zugleich ein gemeinsames Berichtswesen für Projekte und Programme nutzen.

Gerade bei verteilten Teams hilft diese Verbindung aus dezentralem Feedback und zentralem Reporting: Die Beteiligten liefern ihren Status aus ihrer jeweiligen Arbeitsumgebung, während Sie die Informationen für Besprechungen und Entscheidungen zusammenführen.

Aufwand, Ressourcen und Projektzeiten bis zur Rechnung steuern

Wer mehrere Projekte verantwortet, muss neben dem Fortschritt auch die verfügbare Arbeitszeit im Blick behalten. Das einfache Ressourcenmanagement der Team Edition unterstützt die Planung und Auslastung der Projektbeteiligten. Zusammen mit dem Controlling von Aufwand, Zeiten und Ressourcen erhalten Sie eine Grundlage, um den Personaleinsatz über Ihre Vorhaben hinweg zu beurteilen.

Die flexible Projektzeiterfassung verbindet die tägliche Erfassung mit der späteren Auswertung und Abrechnung. Projektarbeitszeiten können wahlweise per Schnellerfassung aufgenommen werden. Ergänzend aktualisieren weitere Beteiligte ihre Zeiten über den Smart Client. So lassen sich Zeitdaten dort erfassen, wo die Projektarbeit stattfindet, und anschließend zentral weiterverwenden.

• Arbeitszeiten erfassen und auswerten: Sie machen den geleisteten Projekteinsatz nachvollziehbar und schaffen die Grundlage für Leistungsnachweise.
• Kosten planen und kontrollieren: Die Kostenplanung und Kostenkontrolle ergänzen Ihre Sicht auf Aufwand und Ressourcen.
• Projektzeiten abrechnen: Aus der erfassten Arbeit wird eine Grundlage für die Abrechnung einschließlich Rechnungserstellung.
• Rechnungen passend zusammenstellen: Die Erstellung ist wahlweise je Beauftragung und Monat oder je Mitarbeiter und Monat möglich.

Änderungen und Unsicherheiten gehören ebenfalls in die Projektsteuerung. Deshalb integriert ClearPMO Team Edition das Change- und Risikomanagement. Sie erfassen und kontrollieren Änderungsanträge beziehungsweise Change Requests und verwalten Projektrisiken im selben Werkzeug. Damit bleiben diese Informationen mit der übrigen Projektarbeit verbunden, statt in getrennten Listen geführt werden zu müssen.

Für Berater, Dienstleistungsteams und Abteilungen entsteht so ein nachvollziehbarer Zusammenhang: Ressourcen werden geplant, Arbeitszeiten erfasst, Aufwand und Kosten kontrolliert und Leistungen für die Abrechnung aufbereitet.

Mit Projektportfolio-Management die passenden Vorhaben voranbringen

Nicht jede Entscheidung lässt sich auf Ebene eines einzelnen Projekts treffen. Wenn mehrere Vorhaben um Ressourcen konkurrieren oder unterschiedliche Unternehmensziele unterstützen, brauchen Sie den Blick auf das Portfolio. ClearPMO Team Edition bietet dafür Funktionen zur Simulation von Szenarios und zur Optimierung des Projektportfolios.

In wenigen Schritten können Sie Szenarios simulieren und Ihr Portfolio hinsichtlich der strategischen Ausrichtung betrachten. Damit richten Sie die Aufmerksamkeit nicht nur auf die Frage, wie ein Projekt läuft, sondern auch darauf, welchen Beitrag die Projekte zu den Unternehmenszielen leisten.

Das mandantenfähige digitale PMO ist für Projektprogramme unterschiedlicher Größe ausgelegt. Laut Anbieter umfasst es die Funktionen eines professionellen PMO, einschließlich der Simulation und Optimierung eines Projektprogramms. Das integrierte Programm-Dashboard ergänzt diese Arbeit um Diagramme und Reports für die übergreifende Steuerung.

So verbindet die Projektmanagement-Software für Teams drei Perspektiven: die operative Arbeit im Einzelprojekt, die Koordination mehrerer Projekte im Programm und die strategische Betrachtung des Portfolios. Sie nutzen eine gemeinsame Werkzeugbasis, statt für jede Ebene einen getrennten Informationsbestand aufzubauen.

Ohne eigenen SQL Server schnell mit der Team Edition starten

Eine neue Software soll Ihre Projektarbeit unterstützen und nicht selbst zum langwierigen Einführungsprojekt werden. ClearPMO Team Edition folgt dem Ansatz „Ready to Run“ und „Made in Office“: Laut Anbieter lässt sie sich mit wenigen Mausklicks installieren und ist innerhalb weniger Minuten einsatzbereit. Die Einarbeitung ist auf einen schnellen Einstieg mit geringem Schulungsaufwand ausgerichtet.

Die Software kann auf einem Laptop ebenso wie auf einem Server betrieben werden. Ein eigener SQL Server ist für die Team Edition nicht erforderlich; diese zusätzliche Infrastruktur wird erst bei der Server Edition benötigt. ClearPMO ist zudem von vornherein für die Erweiterung als Mehrplatzlösung vorbereitet. Das erleichtert den Einsatz bei Beratern, ihren Kunden und Projektteams.

Diese Systemvoraussetzungen nennt der Anbieter

• Betriebssystem: Windows 7 oder höher.
• Arbeitsspeicher: 2 GB RAM.
• Bildschirmauflösung: mindestens 1024 × 768 Pixel.
• Office-Umgebung: Microsoft 365 mit Access 2016 in 64 Bit oder die kostenlose Access Runtime.
• Festplattenspeicher: rund 70 MB.
• Technik: vollständig in 64 Bit ausgeführt und kompatibel zu Microsoft 365 beziehungsweise dem Office System.

Wenn Sie Ihre Arbeitsumgebung ergänzen möchten, nennt der Anbieter eine optionale Erweiterung um drei zusätzliche Local Clients für den Mehrbenutzerbetrieb auf einem PC. Außerdem ist ein Wartungsvertrag speziell für die Team Edition verfügbar. Ansprechpartner für Support ist Uwe Merkert in Wolfsburg. Unterstützung erhalten Sie aus Deutschland per Telefon und E-Mail.

Inhalt und Aufbau im Überblick

Häufige Fragen zu ClearPMO Team Edition