AI Chatbot Virtual Agent – VORTIA Inbox von VORTIA (VortiaEU)

Mit VORTIA Inbox beantwortest du Kundenanfragen zentral – auf jedem Kanal, in 175 Sprachen und rund um die Uhr. Statt zwischen Postfach, Chat und Social Media zu wechseln, bündelst du deine Kommunikation in einer Omnichannel-Inbox. Der virtuelle Agent nutzt deine Unternehmensdaten, versteht den Kundenkontext und übernimmt auch komplexe Abläufe. So gewinnst du Zeit für die Fälle, die persönliche Aufmerksamkeit brauchen, und kannst Leads konsequenter nachverfolgen. VORTIA fasst diesen Ansatz so zusammen: „You Invest. We Respond. You Sell.“

Wie bringt VORTIA Inbox alle Kundenanfragen an einen Ort?

Eine Anfrage kommt per WhatsApp, die nächste per E-Mail, gleichzeitig klingelt das Telefon. VORTIA Inbox führt Chat, E-Mail, Telefon, Social Media und WhatsApp zusammen. Du betreust Kunden dort, wo sie Kontakt aufnehmen, ohne die Übersicht auf verschiedene Werkzeuge verteilen zu müssen.

Die KI-Software wird als SaaS-Bundle mit AI Agent und Omnichannel-Inbox angeboten. Sie richtet sich an Unternehmer, Selbstständige und Kundenservice-Verantwortliche, die viele Anfragen bewältigen. Ob E-Commerce, Immobilien, Autohaus oder Beratung: Laut Anbieter eignet sich die Plattform für Unternehmen jeder Größe und Branche sowie für unterschiedliche Geschäftsbereiche.

Der Nutzen liegt im Zusammenhang: Gespräche und relevante Kundeninformationen werden gemeinsam verfügbar. Dein Team muss sich den Hintergrund einer Anfrage nicht erst aus mehreren Systemen zusammensuchen. Die intelligenten virtuellen Assistenten leisten laut Anbieter Support rund um die Uhr – auch dann, wenn dein Team gerade nicht arbeitet.

Automatisiere vollständige Workflows statt einzelner Antworten

Eine schnelle Antwort hilft wenig, wenn der eigentliche Fall danach liegen bleibt. VORTIA Inbox setzt deshalb auf eine Decision Engine und eine Reasoning Engine. Diese Technologien sollen nicht nur einfache Fragen beantworten, sondern komplexe Workflows von Anfang bis Ende bearbeiten.

Der VORTIA AI Agent greift dafür auf Unternehmenswissen und Kundenkontext zu. Er berücksichtigt die Informationen, die für den konkreten Vorgang relevant sind, und folgt deinen Abläufen. Das Ziel sind vollständige Fall-Lösungen statt allgemeiner Standardantworten. Dein Team wird bei wiederkehrenden Arbeitsschritten entlastet und kann sich stärker auf Aufgaben konzentrieren, die menschliche Beurteilung verlangen.

Für natürlich klingende Antworten nutzt VORTIA Foundation Models von OpenAI, Google, Anthropic und Meta. Als besonderes Merkmal beschreibt der Anbieter die durchgängige Verbindung von Wissen, Kontext und Markenerlebnis: Informationen sollen nicht nur verfügbar sein, sondern in passende Antworten und korrekt ausgeführte Prozesse einfließen.

Betreue internationale Kunden automatisch in 175 Sprachen

Mit VORTIA Inbox musst du internationale Kommunikation nicht für jede Sprache getrennt organisieren. Die Plattform unterstützt laut Anbieter 175 Sprachen und übersetzt ein- und ausgehende Chats, E-Mails und Social-Nachrichten in Echtzeit. Dafür kombiniert sie künstliche Intelligenz mit Machine Learning.

Deine Kunden können in ihrer Muttersprache schreiben und erhalten passende Antworten. Dein Team bleibt im gemeinsamen Arbeitsablauf, statt Nachrichten manuell zu übersetzen oder für jede Sprache zusätzliche Zuständigkeiten aufzubauen. Das erleichtert die Betreuung internationaler Kundschaft und die Erschließung weiterer Märkte.

Die Produkt- und Plattformsprache ist Englisch. Das ist von den unterstützten Kommunikationssprachen zu unterscheiden: Die Oberfläche ist englischsprachig, während der virtuelle Agent mehrsprachigen Kundenservice ermöglicht. Das Angebot ist für alle Erfahrungsstufen gedacht; Vorkenntnisse sind laut Produktangaben nicht erforderlich.

Löse mehr Tickets und entlaste dein Team im Tagesgeschäft

VORTIA gibt an, dass die Plattform 1,5-mal mehr Tickets pro Tag lösen kann. Antworten erfolgen laut Anbieter in Millisekunden; kontextbezogene Fragen kann der Agent innerhalb von Sekunden bearbeiten. Zusätzlich wirbt VORTIA mit 100 % Genauigkeit bei jeder Aktion des AI Agent. Diese Leistungsangaben stammen vom Anbieter.

Für deinen Arbeitsalltag zählt dabei nicht nur die Geschwindigkeit der Antwort. Ebenso wichtig ist, dass Anfragen direkt richtig zugeordnet werden und dein Team schnell versteht, was bereits besprochen wurde. Dafür greifen mehrere Funktionen ineinander:

• Automatisches Ticket-Routing: Thema, Absicht und Kundenprofil steuern die Zuordnung. Anfragen gelangen gezielter zum passenden Team, statt mehrfach weitergereicht zu werden.
• Auto-Assign: Gespräche werden anhand der Teamkapazität verteilt. Das gleicht die Arbeitslast aus und reduziert die manuelle Auswahl von Tickets.
• Quick Summary: Lange E-Mails und Chatverläufe werden zu kurzen Recaps verdichtet. Du erkennst den bisherigen Verlauf, ohne jede Nachricht einzeln lesen zu müssen.
• Personalisierte Unterstützung: Kundeninformationen fließen in die Bearbeitung ein. So verbindet die Plattform höheren Durchsatz mit Antworten, die zum jeweiligen Anliegen passen.

Damit setzt die Automatisierung an mehreren Zeitfressern zugleich an: lesen, zuordnen, Informationen suchen und wiederkehrende Schritte ausführen. Dein Team kann schneller in einen Fall einsteigen und ihn zielgerichteter bearbeiten.

Verbinde deine Systeme und erweitere die Gesprächskapazität nach Bedarf

VORTIA Inbox lässt sich laut Anbieter in bestehende CRM-, ERP- und E-Commerce-Systeme integrieren. Externe Kundendaten werden innerhalb der Plattform zugänglich. Du erhältst die Informationen für die Bearbeitung an einem Ort und sparst dir den ständigen Wechsel zwischen Tabs.

Der Ansatz ist branchen- und systemunabhängig: VORTIA soll Prozesse unabhängig vom bisher eingesetzten Kundenservice-System automatisieren. So kannst du auf vorhandenen Daten und Abläufen aufbauen, statt Kundenwissen parallel in getrennten Werkzeugen zu verwalten.

Wenn dein Anfragevolumen wächst, sind zusätzliche Gesprächspakete mit jeweils 1.000 Conversations verfügbar. Diese zusätzlichen Kontingente verfallen nicht nach einer bestimmten Zeit, sondern werden durch die tatsächlichen Gespräche verbraucht. Dadurch kannst du deine Kapazität flexibel erweitern, auch wenn dein Anfrageaufkommen schwankt.

Behalte KI-Aktionen und Kundendaten unter Kontrolle

Automatisierung soll Arbeit abnehmen und zugleich nachvollziehbar bleiben. Mit Echtzeit-Monitoring und Reports kannst du die Aktionen der KI überwachen, verstehen und anpassen. Du siehst, was der virtuelle Agent tut, und behältst die Kontrolle über deine Abläufe.

Laut Anbieter liefert die Plattform außerdem Echtzeit-Einblicke in Verkäufe, Kundenverhalten und Verbesserungspotenziale. Diese Informationen helfen dir, Entscheidungen auf beobachtbare Entwicklungen zu stützen: Wo entstehen wiederkehrende Fragen? Welche Abläufe verdienen Aufmerksamkeit? Wo kannst du deinen Service gezielter weiterentwickeln?

Für den Schutz deiner Informationen beschreibt VORTIA ein Sicherheitskonzept auf Enterprise-Niveau:

• Firewalls und Intrusion Detection schützen die Infrastruktur und helfen, verdächtige Aktivitäten zu erkennen.
• Regelmäßige Sicherheits-Audits und laufendes Monitoring dienen dazu, Schwachstellen zu identifizieren und auf Auffälligkeiten zu reagieren.
• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung schützt Daten sowohl auf dem Transportweg als auch im gespeicherten Zustand.
• Anonymisierte Kundendaten unterstützen den Schutz der Privatsphäre. Laut Anbieter werden die Daten nicht an Dritte weitergegeben.

VORTIA nennt die Einhaltung von GDPR beziehungsweise DSGVO, CCPA und SOC 2. Damit verbindet der Anbieter die Automatisierung des Kundenservice mit Maßnahmen für Datenschutz, Informationssicherheit und transparente Kontrolle.

Was zeigen die Erfahrungen aus Handel, Immobilien und Beratung?

VORTIA führte seine KI-Werkzeuge zunächst in Unternehmen in Uruguay und Argentinien ein. Anschließend folgte der Eintritt in den europäischen Markt mit Vortia EU und Partnerunternehmen. Laut Anbieter nutzen auch marktführende Unternehmen diese Werkzeuge, um ihr Geschäft auszubauen.

Die folgenden Referenzen stammen aus Estland, Irland, Argentinien und Uruguay. Sie betreffen unterschiedliche VORTIA-Werkzeuge und teilweise ausdrücklich VORTIA Inbox. Sie zeigen konkrete Einsatzmöglichkeiten – von Katalogprozessen bis zur automatisierten Mandantenkommunikation.

E-Commerce: von 1.000 auf über 25.000 Produkte

HITECH2BUSINESS berichtet über eine automatisierte Katalogverwaltung einschließlich KI-gestützter Preis-Updates. Damit konnte das Unternehmen einen deutlich größeren Produktbestand verwalten.

We contacted the Vortia team to obtain tools to improve our e-commerce processes. The first tool was designed to automate the management of our store’s product catalog and automated price updates using AI. Thanks to them, we’ve gone from managing a catalog of just 1,000 products to one with more than 25,000 products. We’ll soon be using more AI tools with Vortia for customer service and after-sales support. Thank you very much.

Aleksandra Parushina, Estonia, General Director, Ecommerce Company HITECH2BUSINESS

Immobilien: Exposés und Broschüren in wenigen Minuten

Bei GREEN BRIDGE entstehen Immobilienunterlagen aus wenigen Fotos, der Adresse und einer Kurzbeschreibung. Die Referenz beschreibt eine Reduktion des täglichen Arbeitsaufwands von Stunden auf Minuten.

We contacted the VORTIA team to obtain tools to optimize and streamline some of our company’s processes. They were able to integrate an AI tool that allows our sales agents to create property listings and brochures in just a few minutes, from anywhere, and by simply entering a few photos of the properties, the address, and a brief description. It has reduced our daily work hours to just a few minutes.

Aoife Crowley, Ireland, Executive Director, Real Estate Company GREEN BRIDGE

Autohandel: jede Anfrage beantworten und Leads nachverfolgen

AUTONOVO berichtet, dass der virtuelle Assistent 100 % der eingehenden Anfragen über sämtliche Kommunikationskanäle sofort und zentral beantwortet. Weil jeder Lead bearbeitet und nachverfolgt wird, liefern laut Kundenstimme auch die Werbekampagnen bessere Ergebnisse.

We implemented Vortia’s tools with the goal of improving our customer service and optimizing our commercial processes. Thanks to their AI-powered virtual assistant, we are now able to respond to 100% of the inquiries we receive across all our communication channels, instantly and in a centralized manner. Additionally, our advertising campaigns now deliver better results, as every lead is efficiently handled and followed up.

Iván Pauletto, Córdoba, Argentina, CEO, Car Dealership AUTONOVO

Immobilienvertrieb: mehr Zeit für Besichtigungen und Abschlüsse

MARTINEZ HIDALGO beschreibt, wie VORTIA Inbox die Beantwortung von Anfragen übernimmt. Dadurch können sich die Mitarbeiter stärker auf Immobilienbesichtigungen und Verkäufe konzentrieren.

Desde que incorporamos Vortia Inbox, la atención al cliente mejoró sustancialmente. Hoy nuestros agentes pueden enfocarse en lo que realmente importa: mostrar más inmuebles y concretar más ventas. El tiempo que antes dedicábamos a responder consultas se redujo drásticamente, ya que el asistente virtual responde de forma automática, clara y eficiente en todos nuestros canales de comunicación.

Joaquín Martínez, Punta del Este, Uruguay, General Director, Real Estate Company MARTINEZ HIDALGO

Unternehmensberatung: Mandanten automatisch zum Fallstatus informieren

CIE nutzt VORTIA Inbox, um Mandanten über den Status ihrer Steuererklärungen zu informieren und Fälle zu kategorisieren. Das Unternehmen berichtet von weniger operativem Zeitaufwand, besserer Fallverfolgung und einem strukturierteren Service.

At CIE Consultora Integral de Empresas, we implemented Vortia Inbox to automate communication with our clients. Thanks to this AI-powered tool, we can now automatically inform clients about the status of their tax filings, categorizing each case and providing access to information in a fast, clear, and effective way. This has allowed us to reduce operational time, improve case tracking, and deliver a much more organized and professional service.

Manuel Montali, Córdoba, Argentina, Manager, Business Consulting CIE Company

Du möchtest selbst erleben, wie der virtuelle Agent reagiert? Du kannst ihn vor dem Kauf live befragen und seine Antworten kennenlernen, bevor du dich entscheidest.

Inhalt und Aufbau im Überblick

Häufige Fragen zu VORTIA Inbox