KMU CRM – Angebote und Aufträge im Blick

Sie wollen jederzeit sehen, welche Angebote offen sind und welche Fristen anstehen? Dann sind Sie hier richtig. KMU CRM – Angebote und Aufträge im Blick ist eine kompakte, datenbankgestützte Software für kleine Unternehmen und Einzelanwender. Vier Funktionsbereiche bündeln Ihre Arbeit: Angebotsverfolgung, Auftragsverfolgung, Dokumente am Vorgang und Kundenstammdaten. So behalten Sie offene Angebote, anstehende Fristen und laufende Aufträge zentral im Blick.

Schnell sehen, was offen ist

Welche Angebote sind noch offen? Welche Fristen stehen an? Welche Aufträge befinden sich in Bearbeitung? Statt diese Antworten in Mailpostfächern, Excel-Listen und Ordnern zusammenzusuchen, verfolgen Sie Ihre Vorgänge zentral in KMU CRM. Die Software richtet sich an kleine Unternehmen und Einzelanwender, die einen schnellen, übersichtlichen Zugang zum aktuellen Stand brauchen.

Die datenbankgestützte Anwendung verbindet Kundenstammdaten, Angebote und Aufträge in einer integrierten Datenhaltung mit grafischer Benutzeroberfläche. Laut dem Fachportal SoftGuide steht KMU CRM für „CRM, Angebote, Aufträge für KMU einfach im Überblick“ und wird auch in der Marktübersicht für Außendienst-Software geführt.

Die deutschsprachige Software ist für alle Anwender geeignet und bewusst auf vier Funktionsbereiche konzentriert. Sie stammt laut SoftGuide vom deutschen Hersteller KMU CRM Software mit Sitz in Sulzfeld in Baden-Württemberg. Der kompakte Aufbau passt zu Betrieben, die Angebote und Aufträge verfolgen möchten, ohne dafür ein großes ERP-System einzusetzen.

Angebote und Fristen im Blick behalten

Ein erfasstes Angebot soll nicht aus dem Blick geraten. Mit der Angebotsverfolgung überwachen Sie Termine und erkennen den aktuellen Bearbeitungsstand. Das Ampelsystem macht Fristen farblich sichtbar. Zu jedem Angebot und Auftrag können Sie bis zu 20 Status als Bearbeitungshistorie mit Benutzer und Zeitstempel nachvollziehen.

• Erfassen Sie Angebote zentral, damit offene Vorgänge nicht zwischen Mails und Listen verschwinden.
• Erkennen Sie an den Ampelfarben, welche Fristen Ihre Aufmerksamkeit brauchen.
• Verfolgen Sie anhand von Benutzer und Zeitstempel, wer einen Status wann dokumentiert hat.
• Behalten Sie aktive und erledigte Angebote im Überblick, statt den Bearbeitungsstand zusammensuchen zu müssen.
• Hinterlegen Sie Unterlagen direkt am Angebot, damit sie beim nächsten Bearbeitungsschritt bereitstehen.

Aufträge und Termine zentral überwachen

Nach dem Angebot zählt die verlässliche Übersicht über den laufenden Auftrag. Die Auftragsverfolgung hält Fixtermine, Fristen, Fortschritt und Bearbeitungsstatus zusammen. Aktive und erledigte Aufträge bleiben übersichtlich erkennbar. Zugehörige Dokumente hinterlegen Sie direkt am Auftrag, damit der Vorgang nicht von seinen Unterlagen getrennt wird.

Fragt ein Kunde nach dem aktuellen Stand, müssen Sie nicht erst mehrere Ablagen durchsuchen. Status und Historie stehen am Vorgang zur Verfügung. So können Sie den dokumentierten Verlauf nachvollziehen und Auskunft geben – vom laufenden Bearbeitungsstand bis zum bereits erledigten Auftrag.

• Behalten Sie Fixtermine und Fristen im Blick, um laufende Aufträge gezielt zu begleiten.
• Prüfen Sie Fortschritt und Bearbeitungsstatus, bevor Sie Kunden Auskunft geben.
• Greifen Sie direkt am Auftrag auf die zugehörigen Dokumente zu.
• Überblicken Sie aktive und erledigte Aufträge, ohne einzelne Vorgänge zusammensuchen zu müssen.

Alle Dokumente direkt am Vorgang

Das PDF liegt im Downloadordner, die Kalkulation in einem Projektverzeichnis und der Vertrag an anderer Stelle? KMU CRM verbindet diese Unterlagen mit dem passenden Vorgang. Sie können beliebige Dateien am Angebot oder Auftrag hinterlegen. Informationen und Dokumente bleiben zentral miteinander verbunden, statt über Ihre Ordnerstruktur verstreut zu sein.

Kundendaten als gemeinsame Basis

Firmen, Ansprechpartner und Kontaktdaten pflegen Sie zentral in den Kundenstammdaten. Diese Angaben stehen Ihnen für Angebote und Aufträge zur Verfügung. So müssen Sie die passende Kontaktinformation nicht jedes Mal aus verschiedenen Unterlagen heraussuchen: Ihre Vorgänge greifen auf eine gemeinsame Kundendatenbasis zurück.

Vorhandene Kundendaten müssen Sie nicht vollständig neu eintippen. Laut SoftGuide können Sie Kunden entweder neu anlegen oder per CSV importieren und anschließend mit Angeboten und Rechnungen verknüpfen. Das erleichtert die Übernahme vorhandener Datenbestände und verbindet Ihre Kundeninformationen mit den zugehörigen Vorgängen.

Desktop oder Server: welche Edition?

Sie können KMU CRM lokal auf Ihrem PC oder mit einer zentralen Server-Datenbank einsetzen. Zur Auswahl stehen die MS-Access-Desktop-Edition und die MariaDB-Client/Server-Edition. Beide erhalten Sie als Setup-Datei für einen PC mit Windows 10/11. Entscheidend ist, ob Sie lokal arbeiten oder gemeinsam im Betrieb auf die Daten zugreifen möchten.

Die Desktop-Edition ist sofort nach der Installation des Setups lauffähig. Eine weitere Einrichtung ist nicht nötig. Alle Geschäftsvorgänge werden in vier MS-Access-Datenbanken mit der Dateiendung *.mdb gespeichert. Ihre Daten bleiben damit lokal bei Ihnen – passend, wenn Sie auf dem eigenen PC arbeiten und keine zentrale Server-Datenbank benötigen.

In der MariaDB-Edition laufen alle Geschäftsprozesse über eine zentrale Server-Datenbank, die gemeinsamen Zugriff im Betrieb ermöglicht. MariaDB ist ein freies, relationales Open-Source-Datenbanksystem und kostenlos nutzbar. Direkt nach dem Setup können Sie die Software mit dem bereitgestellten MariaDB-Server im Internet testen, ohne einen lokalen Server zu installieren.

Beim Betrieb über einen Hoster übernimmt dieser Sicherheits-Patches, Versions-Upgrades und Betriebssystem-Updates vollautomatisch. Gehostete Datenbanken laufen in gespiegelten Cluster-Systemen mit redundanter Anbindung und Stromversorgung für hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit. Die Demo-Datenbank liegt beim deutschen Hoster Netcup; Sie testen sie über eine SSL-gesicherte Verbindung.

Eigenständig nutzen oder ergänzen?

KMU CRM lässt sich eigenständig nutzen oder als Ergänzung zu einer bestehenden Lösung einsetzen. Wenn Ihnen für Angebote und Aufträge eine einfache, übersichtliche Anwendung fehlt, können Sie genau diesen Bereich damit abdecken. Die vier Funktionsbereiche halten den Einsatz kompakt und auf die Verfolgung Ihrer Vorgänge ausgerichtet.

Im Downloadbereich der Herstellerseite stehen vollständige Demo-Setups bereit. Sie testen kostenlos den vollen Funktionsumfang. Die Demo lässt sich zehnmal starten; anschließend genügt zur Freischaltung die gültige Lizenznummer, die Sie nach dem Kauf per E-Mail erhalten. Sehen Sie sich KMU CRM selbst an und prüfen Sie, wie die Funktionen zu Ihren Arbeitsabläufen passen.

Häufige Fragen zu KMU CRM