Gastro-Kalkulation 2026 – Excel-Software für Restaurants

Mit der Gastro-Kalkulation 2026 (Excel) kalkulieren Sie Speisen mit 7 % und Getränke mit 19 % – passend zur Regelung seit dem 1. Januar 2026. Sie teilen Menüs mit Getränk sauber auf, legen Kartenpreise fest und kontrollieren Ihre Kosten Woche für Woche. Die fertige Arbeitsmappe erhalten Sie als digitalen Download: kein Versand, kein Neuaufbau Ihrer Kalkulation.

Warum alte Kalkulationen 2026 nicht mehr stimmen

Für die meisten Speisen gelten seit Januar 2026 laut resmio 7 % Umsatzsteuer, während bei fast allen Getränken weiterhin 19 % anfallen. Genau diese Konstellation bildet die Excel-Vorlage ab. Für Restaurants, Cafés, Bars und Lieferdienste bedeutet das: Speisen und Getränke brauchen eine getrennte Berechnung, auch wenn sie gemeinsam auf einer Rechnung stehen.

Zwei Steuersätze auf derselben Rechnung sind laut gastrodok seit 2026 der Normalfall: Küche 7 %, Getränke 19 %. Rechnet Ihre bisherige Tabelle noch mit der alten Haus-/Außer-Haus-Logik, müssen Sie sie überarbeiten. Die Gastro-Kalkulation 2026 berücksichtigt die aktuelle Ausgangslage bereits – Sie beginnen mit Ihren Betriebsdaten statt mit dem Umbau einer alten Arbeitsmappe.

Was steckt in der Excel-Vorlage?

Sie erfassen Zutaten, Rezepte und Getränke. Daraus berechnet die Mappe über drei Kalkulationsmethoden Verkaufspreise, teilt Kombiangebote steuerlich auf und wertet Kosten, Inventur und Personal aus. So verbinden Sie die tägliche Kalkulation in der Gastronomie mit der laufenden Kontrolle – von der einzelnen Rezeptur bis zum Dashboard.

Der Umfang bietet Platz für kleine Cafés ebenso wie für Restaurants mit Catering und Lieferdienst. Sie müssen nicht alle Felder befüllen, sondern nutzen die Bereiche, die Ihr Betrieb benötigt. Inhaber, Küchenleitungen und kaufmännisch Verantwortliche arbeiten damit auf derselben nachvollziehbaren Grundlage für Rezepte, Preise und Kosten.

Menüs mit Getränk sauber aufteilen

Ein Gericht und ein Getränk werden als Menü angeboten, steuerlich gehören sie jedoch nicht in denselben Topf. Bei Kombiangeboten wird der Gesamtpreis laut gastrodok im Verhältnis der Einzelpreise auf Speisen mit 7 % und Getränke mit 19 % aufgeteilt. Die Vorlage stellt dafür fertige Methoden bereit, statt Sie die Aufteilung jedes Mal neu berechnen zu lassen.

Sie nutzen drei Aufteilungsmethoden, darunter einen Getränkeanteil von 30 % nach dem BMF-Schreiben vom 22.12.2025. Bei einem Menü aus Hauptgericht und Getränk werden die Bestandteile so getrennt abgebildet. Das macht Ihre Kalkulation nachvollziehbar und erleichtert die Abstimmung mit der Buchhaltung, ohne Speisen- und Getränkeanteile zu vermischen.

Auch bei Getränken lohnt sich eine genaue Zuordnung: Ausnahmen wie bestimmte Milchgetränke nach Anlage 2 UStG zeigen laut gastrodok, dass 19 % nicht ausnahmslos gelten. Ein strukturiertes Kalkulationsblatt je Getränk schafft Ordnung. So bleibt erkennbar, welche Grundlage Sie für das einzelne Getränk verwenden.

Kartenpreise mit Ampel statt Bauchgefühl

Ein Kartenpreis soll nicht nur gut aussehen, sondern zu Ihrem Wareneinsatz und Ihrer Kalkulation passen. Die Gastro-Kalkulation 2026 verbindet drei Kalkulationsmethoden mit einem Kartenpreis-Vorschlag, Preisrundung und Ampel-Bewertung. Dadurch sehen Sie schneller, wo ein Gericht zu Ihren angesetzten Zielwerten passt und wo Sie nachrechnen sollten.

• Nachvollziehbar rechnen: Leiten Sie Verkaufspreise aus Ihren erfassten Zutaten und Rezepturen ab.
• Gezielt kalkulieren: Nutzen Sie drei Kalkulationsmethoden statt einer pauschalen Schätzung.
• Kartenpreise festlegen: Übernehmen Sie Preisvorschläge mit passender Rundung in Ihre Preisentscheidung.
• Abweichungen erkennen: Die Ampel-Bewertung lenkt Ihren Blick auf prüfbedürftige Kalkulationen.
• Das Sortiment prüfen: Menü-Engineering verbindet die einzelne Kalkulation mit der Auswertung Ihrer Karte.

Kosten Woche für Woche im Griff

Eine berechnete Karte ist der Anfang. Ob Wareneinsatz und Personal zu Ihrer Planung passen, zeigt erst die laufende Kontrolle. Mit den Wochenblättern und dem Dashboard prüfen Sie Entwicklungen, bevor der Monat vorbei ist. Menü-Engineering ergänzt diese Sicht um die Frage, wie sich Ihr Angebot wirtschaftlich zusammensetzt.

Lieferdienst, Catering und Speisekarte

Ihre Kalkulation endet nicht am Restauranttisch: Sie berechnen auch Lieferdienst-Preise und Catering-Angebote. Für Catering steht ein druckfertiges Angebot bereit, außerdem enthält die Mappe eine Speisekarte zum Drucken. Das spart Ihnen den zusätzlichen Aufbau dieser Dokumente und verbindet die Preisberechnung direkt mit Unterlagen für Ihre Gäste und Auftraggeber.

Technik, Zugang und Start am selben Tag

Die Excel-Vorlage nutzt ausschließlich klassische Excel-Funktionen und keine Makros. Sie benötigen daher keine makrobasierte Automatisierung, um mit der Mappe zu arbeiten. Die deutsche Vorlage eignet sich für Einsteiger ebenso wie für erfahrene Betriebe und lässt sich in folgenden Programmen verwenden:

• Excel ab 2010 und Microsoft 365
• Excel für das Web
• LibreOffice
• Google Sheets
• Weitere Programme, die XLSX-Dateien öffnen, beispielsweise WPS Office, in der Regel ebenfalls

Sie erhalten die Dateien als digitalen Download; ein Versand ist nicht erforderlich. Es handelt sich um einen einmaligen Erwerb: kein Abo, keine laufenden Kosten und keine automatische Verlängerung. Die befüllte Beispieldatei zeigt Ihnen den Aufbau, in der leeren Datei erfassen Sie Ihre eigenen Daten. Zusätzlich gehören eine Google-Sheets-Fassung und die PDF-Anleitung mit 16 Seiten dazu. Damit können Sie Berechnungen zunächst nachvollziehen und anschließend auf Ihren Betrieb übertragen.

Beginnen Sie mit der Beispieldatei und sehen Sie sich den Weg von der Zutat bis zum Kartenpreis an. Übertragen Sie danach Ihre eigenen Rezepte und Getränke in die leere Gastro-Kalkulation 2026. So starten Sie mit den Gerichten und Angeboten, die Sie tatsächlich verkaufen, und ergänzen anschließend die wöchentliche Kostenkontrolle.

Häufige Fragen zu Gastro-Kalkulation 2026 (Excel)