Excel-Vorlage Angebots- und Rechnungserstellung von Pierre Tunger

Du willst mit der Excel-Vorlage Angebots- und Rechnungserstellung Angebote, Lieferscheine und Rechnungen in Minuten statt in Stunden schreiben? Dann bist Du hier richtig. Aus einer einzigen Datei entsteht Dein Workflow vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung. Kunden- und Produktdaten wählst Du per Dropdown aus, ergänzt die Angaben zum Auftrag und machst Dein Dokument druckfertig.

Schluss mit Copy & Paste aus Word?

Du möchtest ein Angebot in eine Rechnung umwandeln, ohne alle Daten zwischen Word-Vorlagen zu übertragen? Suchst Du bei Stammkunden jedes Mal wieder die Anschrift heraus? Und wo steht die Produktnummer der angefragten Dienstleistung? Die Vorlage erspart Dir diese wiederkehrenden Handgriffe: Du hinterlegst Deine Kunden- und Produktdaten einmal und verwendest sie für weitere Dokumente erneut.

Per Dropdown wählst Du Angebot oder Rechnung sowie den Kunden und die benötigten Produkte aus. Die hinterlegten Angaben landen automatisch im Dokument, die Textbausteine passen sich an. Du ergänzt nur noch projektbezogene Informationen wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und Menge. So bleibt mehr Zeit für Deinen Auftrag statt für die Suche nach bereits vorhandenen Daten.

So entsteht dein Dokument in Minuten

Öffne die Datei und wähle per Dropdown, ob Du ein Angebot oder eine Rechnung erstellen möchtest. Die passenden Textbausteine erscheinen automatisch und bleiben editierbar. Anschließend trägst Du Deine Positionen ein. Standardmäßig sind bis zu 8 Positionen vorgesehen; weitere lassen sich ergänzen. Nicht genutzte Positionen werden automatisch unsichtbar und können ausgeblendet werden.

Für jede Position kannst Du den Standardpreis durch einen individuellen Preis ersetzen und einen eigenen Rabatt eintragen. Ohne Rabatt erscheinen auch keine Rabattfelder. Danach speicherst Du Dein Dokument oder exportierst es als PDF. Für jedes Angebot und jede Rechnung entsteht automatisch eine separate Datei – laut Bedienungsanleitung die Grundlage für eine saubere, nachvollziehbare Ablage auf Deinem Rechner.

Die Einstiegs-Tutorials begleiten Dich beim Entpacken, beim Anlegen einer bewährten Ordnerstruktur und beim Export der Kunden- und Produktdatenbank. Weitere Videos zeigen das Erstellen, Speichern und den PDF-Export. Auch der nächste Auftrag ist berücksichtigt: Du kannst aus einem Angebot eine Rechnung oder aus einem alten Angebot ein neues erstellen.

Welche Dokumente kannst du erstellen?

Die Vorlage bietet unterschiedliche Angebots- und Rechnungsvarianten, damit Du den Aufbau nicht für jeden Empfänger von Hand ändern musst. Je nach Auswahl passen sich Formatierung und Dokumentaufbau automatisch an. Angebote kannst Du mit oder ohne Angebotsnummer erstellen. Für die Darstellung der Umsatzsteuer stehen Dir diese Varianten zur Verfügung:

• Mit Ausweis der USt. für Geschäftskunden.
• Mit Ausweis der USt. für Privatkunden.
• Ohne USt. bei Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG oder Reverse-Charge nach § 13b UStG.

Zu jeder Rechnung entsteht automatisch ein Lieferschein, den Du um weitere Informationen ergänzen kannst. So musst Du die Angaben für die Lieferung nicht in einem zusätzlichen Dokument neu zusammenstellen. Muster von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen kannst Du bereits vor dem Kauf als PDF ansehen und Dir ein Bild vom fertigen Ergebnis machen.

Die Excel-Vorlage Angebots- und Rechnungserstellung ist für klassische Dokumente gedacht und unterstützt keine strukturierten E-Rechnungen; für einfache E-Rechnungen im XRechnung-Format gibt es vom selben Entwickler die separate Vorlage Easy-XRechnung.

Auch längere Dokumente sind vorgesehen: Weitere Positionen lassen sich ergänzen, statt Deine Angaben auf die vorhandenen Zeilen zu beschränken. Ein eigenes Tutorial zeigt Dir, wie Du mehrseitige Dokumente erstellst. Damit hast Du eine Anleitung zur Hand, wenn ein Auftrag mehr Platz benötigt als die Ausgangsvorlage bietet.

Kunden- und Produktdaten an einem Ort

In der Kundendatenbank pflegst Du Name, Anschrift und individuelles Zahlungsziel. Eigene Felder, etwa für Geburtstag oder Branche, kannst Du ergänzen. Die Auswahl erfolgt über Kundennummer oder Kundenname; Name und Anschrift werden automatisch übernommen. Möchtest Du einen Kunden nicht hinterlegen, trägst Du seine Daten direkt ins Dokument ein – dann entsteht es ohne Kundennummer.

Die Produktdatenbank nimmt Produkte ebenso auf wie Dienstleistungen, etwa Beratung, Webdesign oder Malerarbeiten. Auch hier sind eigene Felder möglich. Wähle eine Position über Produktnummer oder Bezeichnung aus: Preis, Einheit, Bezeichnung und USt.-Satz werden automatisch eingetragen. Wiederkehrende Leistungen musst Du dadurch nicht bei jedem Angebot neu beschreiben.

Bestehende Kontakte kannst Du importieren und beide Datenbanken um Spalten und Zeilen erweitern. Dazu gibt es Videos für Version 1.0 und ab Version 2.0. Laut Anbieter kam im Oktober 2023 ein weiteres Tutorial hinzu: Es zeigt, wie Du Produkte verwendest, ohne sie jedes Mal in der Produktdatenbank anzulegen – die Dokumentation wird also weiter ergänzt.

Was die Vorlage automatisch berechnet

Für ein Angebot gibst Du die Gültigkeit in Tagen ein; die Vorlage berechnet das zugehörige Datum und trägt es ein. Wird der Auftrag erteilt, stellst Du das Angebot auf Rechnung um. Den Leistungszeitraum bestimmst Du per Dropdown: Entweder übernimmst Du das Rechnungsdatum oder verwendest einen selbst eingetragenen Wert.

Das Zahlungsziel der Rechnung wird automatisch berechnet. Dafür übernimmt die Vorlage die individuelle Vorgabe aus der Kundendatenbank. Für einen einzelnen Auftrag möchtest Du davon abweichen? Dann überschreibst Du das Zahlungsziel von Hand oder blendest es aus. Eigene Tutorials zeigen außerdem, wie Du Skonto einrichtest und die USt.-Sätze anpasst.

Für Deine Buchhaltung stellt die Vorlage die Rechnungsdaten in einem eigenen Tabellenblatt zum Kopieren und Übernehmen in die Excel-Vorlage-EÜR bereit, wobei laut Bedienungsanleitung ein eigenes Video-Tutorial diesen Arbeitsschritt erläutert und Dich bei der Weiterverwendung unterstützt.

Fehlerfrei arbeiten im eigenen Design

Das schlichte, zeitlose Design passt Du an Dein Unternehmen an: Oben rechts setzt Du Firmenname, Slogan oder ein Bild ein, etwa Dein Logo. Firmeninformationen stehen in der Fußzeile, die Schrift wählst Du frei. So erhalten Angebot, Rechnung und Lieferschein ein einheitliches Erscheinungsbild, ohne dass Du jedes Dokument neu gestalten musst.

Farblich hervorgehobene Eingabezellen zeigen Dir, wo Angaben gebraucht werden. Die Fehlerüberprüfung markiert fehlende Angaben und gibt einen Hinweistext aus – beispielsweise, wenn Du noch keine Rechnungsnummer vergeben hast. Die Druckbereiche sind bereits festgelegt. Fertige Dokumente kannst Du direkt drucken oder als PDF speichern.

Für Anpassungen stehen konkrete Anleitungen bereit: Du lernst, den Fußbereich zu bearbeiten, Zeilen ein- oder auszublenden und die optimale Zeilenhöhe einzustellen. Weitere Videos erklären das Einfügen zusätzlicher Zeilen sowie das Ergänzen der Anschrift um weitere Zeilen. So kannst Du die Vorlage gezielt an Deine Dokumente anpassen.

Was du bekommst und wie du startest

Du erhältst 2 Versionen der Excel-Vorlage sowie Unterlagen für den Einstieg und spätere Anpassungen. Die deutschsprachige Vorlage richtet sich an Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen und ist für alle Anwenderinnen und Anwender gedacht. Mit Muster-Werten, Anleitung und Videos kannst Du die Arbeitsschritte nachvollziehen, auch wenn Du kein Excel-Profi bist.

• Version 1.0 benötigt MS Excel; Version 2.0 läuft auch in OpenOffice und LibreOffice.
• Die Vorlage arbeitet ohne Makros und ohne Abhängigkeiten zu anderen Programmen.
• Eine Installation ist nicht nötig: Datei anklicken und loslegen.

Direkt nach dem Kauf wirst Du zur Download-Seite weitergeleitet und kannst die Datei sofort herunterladen. Beide Versionen sind enthalten und für die dauerhafte Nutzung vorgesehen. Deine Kunden- und Produktdaten sowie die einzelnen Dokumentdateien bleiben lokal auf Deinem Rechner. Du musst sie nicht in einer Cloud ablegen und behältst Deine Ablage selbst in der Hand.

Entwickelt wurde die Vorlage von Pierre Tunger – laut Anbieterangaben Diplom-Kaufmann (FH) mit Prädikat sehr gut, Schwerpunkte Controlling/Rechnungswesen und Wirtschaftsinformatik, der seit 2013 standardisierte Rechnungswesen-Tools auf Excel-Basis für Jungunternehmer entwickelt.

Auf der Seite des Anbieters heißt es in einer Rückmeldung: „Das ist genau das, was ein kleinerer Unternehmer braucht, um einwandfreie Angebote und Rechnungen zu erstellen. (…) Mithilfe der Tutorials von Pierre kann man alles einwandfrei bedienen.“

Beide Versionen sind enthalten: einmal gekauft, dauerhaft nutzbar – ohne laufende monatliche Kosten.

Häufige Fragen zu Excel-Vorlage Angebots- und Rechnungserstellung