EGroupware Cloud Paket eFlat Schule – Teamsoftware für Bildung

Sie wollen Termine, Dateien und E-Mails Ihrer Schule endlich an einem Ort bündeln? Dann sind Sie hier richtig. EGroupware eFlat Schule verbindet Kollegium und Verwaltung in einer gemeinsamen Cloud-Groupware: mit Kalender, Mail, Adressbuch, Infolog, Dateien und Wissensdatenbank. Sie erhalten mindestens 100 GB Speicher, unbegrenzt viele Benutzerkonten und unbegrenzte gleichzeitige Anmeldungen. Das EGroupware Team übernimmt den Betrieb, regelmäßige Updates und die Datensicherung – damit Sie sich auf Ihre Schule konzentrieren können statt auf die Wartung eigener Server.

Wie bündelt EGroupware eFlat Schule Ihren Schulalltag?

Die nächste Konferenz steht im Kalender, Unterlagen liegen im Dateibereich und die dazugehörige Nachricht finden Sie in der Mail-Anwendung: Mit eFlat Schule bringen Sie zentrale Arbeitsmittel in einer Oberfläche zusammen. Statt Informationen über verstreute Kanäle zusammenzusuchen, arbeiten Sie mit einer gemeinsamen Umgebung für Termine, Kommunikation und Dokumente.

Die deutschsprachige Open-Source-Groupware der EGroupware GmbH richtet sich mit diesem Schulpaket besonders an Schulen und Bildungseinrichtungen. Schulleitungen, Sekretariate, Verwaltung und IT-Verantwortliche erhalten eine zentral betriebene Lösung. Auch für Forschungsinstitute, Hochschul-Arbeitsgruppen, Vereine und gemeinnützige Einrichtungen bietet EGroupware besondere Konditionen an.

• Kalender: Behalten Sie Termine im Blick und schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage für die Planung im Kollegium.
• Mail und Adressbuch: Halten Sie Korrespondenz und Kontaktdaten innerhalb Ihrer Arbeitsumgebung griffbereit.
• Infolog: Organisieren Sie Aufgaben und Informationen zu laufenden Vorgängen.
• Dateien: Bündeln Sie Arbeitsunterlagen, statt sie auf einzelne Ablagen zu verteilen.
• Wissensdatenbank: Machen Sie wiederkehrend benötigtes Wissen an einer zentralen Stelle zugänglich.

Ein bereitgestelltes Webinar zur Version EGroupware 16.1 stellt den damaligen neuen Kalender vor. Es bietet Ihnen einen Einblick in diese Anwendung; die gezeigte Oberfläche gehört zur genannten Version.

Arbeiten Sie mit dem gesamten Kollegium – ohne Benutzer- oder CCU-Grenze

Ob Sekretariat, Schulleitung oder zahlreiche Lehrkräfte: Sie legen so viele EGroupware Benutzerkonten an, wie Sie benötigen. Gleichzeitig dürfen beliebig viele unterschiedliche Benutzer auf das System zugreifen. Gerade wenn morgens viele Beschäftigte ihre Termine prüfen oder während einer Konferenz gemeinsam Unterlagen aufrufen, müssen Sie keine begrenzte Anzahl paralleler Zugänge verteilen.

CCU bezeichnet die maximale Zahl gleichzeitig zugreifender Benutzer. Wer mehrfach angemeldet ist, zählt dabei nur als eine CCU. Synchronisierende Benutzer benötigen ebenfalls immer eine CCU, weil die Synchronisation die Verbindung offen hält. Bei eFlat Schule verändert das Ihre Kapazitätsplanung nicht: Die gleichzeitigen Anmeldungen sind unbegrenzt.

Zur Einordnung nennt EGroupware für kleinere, begrenzte Pakete ein Beispiel: Für zehn ständig online arbeitende Beschäftigte und zehn gelegentlich zugreifende Teilzeitkräfte oder freie Mitarbeitende werden 12–14 CCU empfohlen. Diese Rechnung entfällt beim Schulpaket. Sie können sich daran orientieren, wer Zugang benötigt – nicht daran, wer sich wann anmelden darf.

Ergänzen Sie Videokonferenzen, gemeinsame Dokumente und Chat

jitsi Meetings ist inklusive. Für Videokonferenzen oder Bildschirmübertragungen mit einer kleinen Teilnehmerzahl können Sie damit persönliche Abstimmungen ergänzen – etwa wenn eine kleine Arbeitsgruppe Unterlagen besprechen möchte.

Für den Bildungskontext steht außerdem ein Webinar zur Vorstellung der Anwendung smallPART in EGroupware bereit. Es gibt Ihnen einen ergänzenden Einblick in diese Anwendung.

Wie schützt die deutsche Cloud Ihre Daten und entlastet Ihre IT?

EGroupware hostet das Schulpaket in der deutschen Cloud bei IONOS und beschreibt das Hosting als „DSGVO ready und sicher“. Sie müssen dafür keine eigenen Server installieren oder deren laufende Wartung organisieren. Das EGroupware Team kümmert sich um die technischen Einzelheiten des Cloud-Betriebs und aktualisiert Ihre EGroupware Instanz regelmäßig.

Auch die Datensicherung ist Bestandteil des Betriebs. EGroupware hält alle Daten in zwei Rechenzentren und Verfügbarkeitszonen vor. Gesichert werden die EGroupware Datenbank und Ihre Dateien sowie die E-Mails, wenn Sie den EGroupware E-Mail-Service nutzen.

• Mindestens sieben tägliche Snapshots halten Datenstände der vergangenen Tage fest.
• Zusätzlich zwölf wöchentliche Snapshots erweitern den verfügbaren Sicherungszeitraum.
• Wiederherstellung nach Bedarf: Einen bestimmten Datenstand kann das Team auf Basis eines Supportkontingents zurückspielen, beispielsweise nach dem versehentlichen Löschen von Dateien oder E-Mails.

Zusätzlicher Schutz für Ihre E-Mails

Wenn Sie die EGroupware Cloud mit EGroupware Mail verwenden, ist Spam- und Virenschutz über SpamTitan enthalten. Dazu gehört ein E-Mail-Archiv der letzten zehn Tage. Optional können Sie Ihre E-Mails mit DKIM signieren lassen.

Für eine weitergehende Mailarchivierung lässt sich Benno MailArchiv von LWsystems GmbH & Co. KG ergänzen. Die Integration erfolgt über OpenID-Connect, sodass keine zusätzliche Anmeldung erforderlich ist. Die Anzahl der Mailkonten ist unbegrenzt. So können Sie bei Bedarf eine eigenständige Archivlösung mit Ihrer gewohnten EGroupware Umgebung verbinden.

Erhalten Sie Unterstützung vom ersten Einsatz bis zur Migration

Bei Fragen zu allgemeinen Features und Funktionen steht Ihnen der inkludierte Anwendungs-Support über MyEGroupware zur Verfügung. Über die Support-Plattform reichen Sie Ihre Anliegen per Ticketsystem ein. Für die Installation in der EGroupware Cloud benötigen Sie kein zusätzliches Supportbudget.

Wenn Sie Ihre Umgebung individuell konfigurieren, Daten übernehmen oder Mitarbeitende gezielt einarbeiten möchten, können Sie ein Supportkontingent ergänzen. Damit erhalten Sie Unterstützung, die über allgemeine Anwendungsfragen hinausgeht:

• Konfiguration und Anpassung: Richten Sie EGroupware mit Unterstützung des Teams auf die Abläufe Ihrer Einrichtung aus.
• Datenmigration: Lassen Sie die Übernahme vorhandener Daten fachlich begleiten.
• Training und Beratung: Bereiten Sie Mitarbeitende mit EGroupware-Schulungen auf die gemeinsame Arbeit vor.
• Persönlicher Kontakt: Nutzen Sie Unterstützung per E-Mail, Telefon und vor Ort sowie technischen Service auf Ihrer Seite.

Supportkontingente werden in Einheiten von 15 Minuten genutzt und sind ab Erwerb zwei Jahre gültig. Nicht genutzte Restzeiten verfallen anschließend. Planen Sie deshalb konkrete Aufgaben wie Einrichtung, Migration und Schulung möglichst gemeinsam mit dem Anbieter.

Vorhandene Installationen und E-Mails übernehmen

Sie nutzen EGroupware bereits auf einem eigenen Server? Abhängig von Ihrer EGroupware Version ist ein Wechsel in die Cloud möglich – ebenso der umgekehrte Weg von der Cloud zur Eigeninstallation. Das Team unterstützt Sie dabei; technische Dienstleistungen werden über Supportkontingente erbracht.

Auch ein E-Mail-Umzug lässt sich optional begleiten. Nach einer Machbarkeitsprüfung erfolgt die Übernahme über Audriga. Auf die Erstsynchronisation folgt die MX-Umstellung mit anschließendem Delta-Sync, der die zwischenzeitlich hinzugekommenen Daten nachzieht. Optional können auch Adressbuch und Kalender einbezogen werden.

Ein weiteres bereitgestelltes Webinar stellt EGroupware 17.1 vor. Nutzen Sie es als versionsbezogenen Einblick, wenn Sie sich vorab mit der Arbeitsumgebung beschäftigen möchten.

Welche Erfahrungen haben andere Einrichtungen mit EGroupware?

Auf der Anbieterseite berichten Anwender aus Verwaltung und Forschung über ihren Einsatz von EGroupware. Die folgenden Originalauszüge beziehen sich auf die dort beschriebenen EGroupware Installationen, nicht ausdrücklich auf eFlat Schule.

Seit 2006 setzen wir EGroupware erfolgreich in unserer Verwaltung ein. Begann unsere Nutzung zunächst mit etwa 70 Mitarbeitern, so ist die Zahl der aktiven Benutzer auf 240 gestiegen, einschließlich 100…

Olaf Reimers, Stadtverwaltung Nordenham

Für EGroupware haben wir uns entschieden, weil die Lösung zum Entscheidungszeitpunkt den ausgereiftesten Eindruck unter den Open Source Lösungen gemacht hat. Wir nutzen die Module Kalender, Infolog, Adressbuch und die…

Martin Reinhardt, Abteilungsleiter Kommunale Immobilien Jena

Die Community Version ist innerhalb meiner Arbeitsgruppe schon seit vielen Jahren im erfolgreichen Einsatz. Im Einsatz sind hier vor allem die Kalender- und Adressfunktion sowie die Wissensdatenbank. Die Benutzung ist…

Prof. Dr. Matthias Rädle, CeMOS Center for Mass Spectrometry and Optical…

Wenn Ihre Einrichtung viele gleichzeitig arbeitende Menschen verbinden möchte und den Serverbetrieb nicht selbst übernehmen will, bietet eFlat Schule dafür eine passende Grundlage: zentrale Anwendungen, unbegrenzte Zugänge und ein Anbieterteam, das Betrieb, Updates und Sicherungen übernimmt.

Inhalt und Aufbau im Überblick

Häufige Fragen zu EGroupware eFlat Schule