EGroupware eCloud Paket NGO – Cloud-Groupware für Vereine

Sie wollen im Team DSGVO-konform zusammenarbeiten, ohne selbst einen Server zu betreiben? Dann sind Sie hier richtig. EGroupware eCloud NGO bündelt Kalender, Kontakte, Aufgaben, Dateien und E-Mail in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung aus der deutschen Cloud bei IONOS. Das Angebot richtet sich an NGOs, Vereine, gemeinnützige Einrichtungen und Schulen. Sie konzentrieren sich auf Ihre Projekte, Ihre Mitglieder oder Ihren Bildungsauftrag – das EGroupware-Team übernimmt Installation, Hosting, Updates und Datensicherung.

Mit EGroupware eCloud NGO arbeiten Sie in der deutschen Cloud

Wenn Termine in einzelnen Kalendern stehen, Dokumente als E-Mail-Anhänge kreisen und Absprachen in privaten Messengern verschwinden, fehlt Ihrem Team der gemeinsame Überblick. eCloud NGO schafft dafür einen zentralen Arbeitsort. Sie organisieren Ihre Zusammenarbeit mit einer Groupware, die der Anbieter als „DSGVO ready und sicher“ beschreibt und in deutschen Rechenzentren bei IONOS betreibt.

Gerade für Organisationen ohne eigene IT-Abteilung ist das eine praktische Entlastung: Sie müssen keinen Server installieren und sich nicht selbst um dessen laufenden Betrieb kümmern. Die EGroupware GmbH betreut die technische Umgebung einschließlich Updates, Verfügbarkeit und Backups. Oberfläche und Betreuung stehen auf Deutsch zur Verfügung. Für NGOs, Vereine und Bildungseinrichtungen bietet der Anbieter Sonderkonditionen.

Die deutsche Cloud ist auch dann interessant, wenn Sie Ihre Organisationsdaten bewusst nicht US-Anbietern anvertrauen möchten. Das Fachmagazin IT-Administrator ordnet EGroupware im Test der Version 19.1 als echte Alternative zu Office 365 & Co. ein. Wer eigenes Hosting vermeiden möchte, behält mit den Cloudprodukten des Anbieters den Vorteil „Datenschutz made in Germany“.

Auch unabhängige Produktinformationen bestätigen den betreuten Ansatz: OpenSourceCMS beschreibt die Cloud-Variante mit Installation, Hosting, Updates, Backups und Support direkt durch das Entwicklerteam in einem deutschen Rechenzentrum. Für Sie bedeutet das: Die technische Verantwortung liegt nicht bei dem Vereinsmitglied, das sich nebenbei noch um die IT kümmern soll.

Bringen Sie Termine, Aufgaben und Dokumente an einen gemeinsamen Ort

Eine gemeinsame Arbeitsumgebung hilft dann, wenn sie die täglichen Wege verkürzt. Statt Informationen aus mehreren Anwendungen zusammenzusuchen, nutzen Sie in EGroupware miteinander verfügbare Werkzeuge für die Organisation Ihrer Arbeit:

• Kalender: Behalten Sie Besprechungen, Veranstaltungen und anstehende Termine im Blick.
• Adressbuch: Organisieren Sie Kontaktdaten für die tägliche Zusammenarbeit mit Mitgliedern, Projektpartnern und Ansprechpartnern.
• Infolog: Halten Sie Aufgaben und Tickets fest, damit aus einer Anfrage ein nachvollziehbarer Arbeitsvorgang wird.
• Dateimanager: Verwalten Sie Unterlagen in Ihrer gemeinsamen Arbeitsumgebung, statt sie auf einzelne Postfächer zu verteilen.
• Wissensdatenbank: Bewahren Sie Abläufe und Erfahrungen so auf, dass Ihr Team darauf zurückgreifen kann.
• E-Mail: Binden Sie die schriftliche Kommunikation in Ihren Arbeitsalltag mit EGroupware ein.

jitsi Meetings ist bereits enthalten. Für Videokonferenzen und Bildschirmübertragungen mit einer kleinen Anzahl an Teilnehmern müssen Sie deshalb keine weitere Lösung einführen. Besprechen Sie beispielsweise die Vorbereitung einer Veranstaltung und zeigen Sie dabei die Unterlagen auf Ihrem Bildschirm.

Für international arbeitende NGOs ist außerdem die Sprachauswahl relevant. Laut Capterra ist EGroupware in über 20 Sprachen verfügbar, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Spanisch, Rumänisch und Ungarisch.

Planen Sie mit unbegrenzten Konten und flexibel anpassbaren Zugängen

In eCloud NGO sind 20 GB Speicherplatz enthalten. Wenn Ihre Dokumentensammlung wächst, können Sie weiteren Speicher flexibel ergänzen. Die Anzahl der Benutzerkonten ist unbegrenzt: Sie können Konten für Hauptamtliche, Ehrenamtliche, Teilzeitkräfte und weitere Mitwirkende anlegen, ohne die Kontenzahl mit der gleichzeitigen Nutzung gleichsetzen zu müssen.

Entscheidend sind die CCU, also gleichzeitige Benutzeranmeldungen. Das Paket umfasst mindestens zwei CCU. Sie legen damit fest, wie viele unterschiedliche Benutzer zur selben Zeit im System arbeiten können. Die benötigte Zahl lässt sich jederzeit schnell anpassen.

Das ist besonders für Organisationen mit wechselnder Beteiligung hilfreich. Nicht jedes angelegte Konto muss gleichzeitig aktiv sein. Sie können deshalb Ihre gesamte Organisation abbilden und die parallelen Zugänge am tatsächlichen Arbeitsalltag ausrichten.

Steht kurzfristig eine Schulung an, bei der mehr Personen gleichzeitig zugreifen sollen? Sprechen Sie das EGroupware-Team an. Für einen solchen vorübergehenden Mehrbedarf schaltet der Anbieter zusätzliche CCU kurzfristig ohne Zusatzkosten frei.

Bei der Planung helfen der Paketkonfigurator und die persönliche Beratung. Sie können zusätzliche CCU oder mehr Speicher zunächst für Ihre Situation zusammenstellen. Die Buchung erfolgt erst im nächsten Schritt.

eCloud NGO ist ein Abo: Sie können monatlich zahlen oder sich für die jährliche Zahlung entscheiden, für die der Anbieter einen Rabatt gewährt. So richten Sie den Abo-Rhythmus an der Planung Ihrer Organisation aus.

Überlassen Sie Updates, Backups und Anwendungsfragen dem EGroupware-Team

Eine gemeinsame Arbeitsumgebung soll Ihre Organisation entlasten – auch im Hintergrund. Deshalb übernimmt der Anbieter die regelmäßigen, automatischen Updates Ihrer EGroupware-Instanz. Sie müssen Aktualisierungen nicht selbst installieren und können Ihre Aufmerksamkeit bei den Aufgaben Ihres Teams lassen.

Alle Daten werden in zwei unabhängigen Rechenzentren und Verfügbarkeitszonen gehalten. Die regelmäßige Datensicherung umfasst drei Bereiche: die EGroupware-Datenbank, Ihre Dateien und Ihre E-Mails, sofern Sie den EGroupware E-Mail-Service nutzen.

Zur Sicherung erstellt der Anbieter mindestens sieben tägliche und zusätzlich zwölf wöchentliche Snapshots. Falls Sie einen bestimmten Datenstand zurückbenötigen, etwa nach dem versehentlichen Löschen einer Datei oder E-Mail, kann das Team die entsprechende Sicherung auf Basis eines Supportkontingents wiederherstellen.

Anwendungs-Support ist bereits enthalten

Über das Ticketsystem MyEGroupware erreichen Sie die Support-Plattform des Anbieters. Fragen zu allgemeinen Funktionen und Features sind durch den enthaltenen Anwendungs-Support abgedeckt. Damit haben Sie eine feste Anlaufstelle, wenn Sie bei der Nutzung Unterstützung benötigen.

Zusätzlich gibt es ein öffentlich zugängliches, deutschsprachiges Help-Forum. Dort helfen erfahrene Anwender einander; das EGroupware-Team liest mit und beantwortet ebenfalls Fragen. Capterra führt außerdem Telefon- und Chat-Support als Supportwege auf.

Begleitung für Einführung und individuelle Anforderungen

Wenn Ihre Organisation mehr Unterstützung benötigt, können Sie individuelle Beratung, Training und technischen Service ergänzen. Dazu gehören Konfiguration, Anpassungen, Datenmigration sowie Schulungen für Ihre Mitarbeiter. Persönlicher Kontakt ist per E-Mail, telefonisch und vor Ort möglich; auch technischer Service auf Ihrer Seite gehört zum Angebot.

So müssen Sie die Einführung nicht allein gestalten. Das Team kann Sie dabei unterstützen, EGroupware an Ihre Abläufe anzupassen und Ihre Mitarbeiter mit der gemeinsamen Arbeitsumgebung vertraut zu machen. Für individuelle Supportkontingente gilt eine Gültigkeit von zwei Jahren ab Erwerb; verbleibende Restzeiten verfallen anschließend.

Erfahren Sie, wie andere Organisationen EGroupware einsetzen

Die folgenden Erfahrungen beziehen sich auf EGroupware insgesamt und zeigen Einsatzfelder in Verwaltung und Forschung. Die Stadtverwaltung Nordenham arbeitet seit 2006 mit der Software. Aus anfänglich rund 70 Mitarbeitern wurden 240 aktive Benutzer.

Seit 2006 setzen wir EGroupware erfolgreich in unserer Verwaltung ein.

Olaf Reimers, Stadtverwaltung Nordenham

Kommunale Immobilien Jena nutzt unter anderem Kalender, Infolog und Adressbuch. Damit kommen genau jene Werkzeuge zum Einsatz, die Termine, Aufgaben und Kontakte im täglichen Betrieb zusammenführen.

Für EGroupware haben wir uns entschieden, weil die Lösung zum Entscheidungszeitpunkt den ausgereiftesten Eindruck unter den Open Source Lösungen gemacht hat.

Martin Reinhardt, Abteilungsleiter Kommunale Immobilien Jena

Auch in einer Arbeitsgruppe des CeMOS, des Center for Mass Spectrometry and Optical Spectroscopy, unterstützt EGroupware die Zusammenarbeit. Die dortige Erfahrung betrifft die Community-Version.

Die Community Version ist innerhalb meiner Arbeitsgruppe schon seit vielen Jahren im erfolgreichen Einsatz. Im Einsatz sind hier vor allem die Kalender- und Adressfunktion sowie die Wissensdatenbank.

Prof. Dr. Matthias Rädle, CeMOS

Einordnung durch Fachpresse und Anwender

Fachjournalist Martin Loschwitz bewertet EGroupware im Test der Version 19.1 für den IT-Administrator als umfassende Groupware mit allen für diesen Einsatzzweck relevanten Funktionen. Die Lösung eigne sich sowohl für kleine und mittlere Organisationen als auch für den Enterprise-Einsatz. In Sachen Bereitstellung und Funktionsumfang mache der Anbieter „alles richtig“; Organisationen auf der Suche nach einer Groupware sollten EGroupware berücksichtigen.

Der Test hebt auch den wirtschaftlichen Nutzen des gebündelten Funktionsumfangs hervor: Eine vergleichbare Zusammenstellung selbst aufzubauen, wäre deutlich aufwendiger und wirtschaftlich ungünstiger als die fertige Lösung zu nutzen.

Eine auf Capterra veröffentlichte Bewertung beschreibt mehr als acht Jahre tägliche Nutzung für Kalender, Aufgaben- und Ticketverwaltung, Wiki, Kontaktdatenbank und Dateimanager. Genannt werden außerdem E-Mail-Integrationen, Tickets ohne Anmeldung, eine einfache Einführung, die Testmöglichkeit und die Active-Directory-Anbindung. Das sind Erfahrungen mit EGroupware allgemein, keine Zusage einer bestimmten individuellen Konfiguration.

Laut Capterra wurde EGroupware im Jahr 2000 gegründet und hat seinen Sitz in Deutschland. Die langjährigen Anwendungsbeispiele geben Ihnen damit zusätzlich zum Funktionsumfang einen Einblick in den praktischen Einsatz.

Lassen Sie Ihre Arbeitsumgebung mit Ihrer Organisation wachsen

Mehr Mitglieder, größere Projekte oder neue Standorte verändern die Anforderungen an Ihre Zusammenarbeit. Neben zusätzlichen CCU und Speicher stehen weitere EGroupware-Pakete zur Verfügung. eFlat Schule bietet Schulen 100 GB Speicher und unbegrenzte gleichzeitige Anmeldungen. Für Unternehmen gibt es eCloud; eFlat richtet sich an Unternehmen, Verwaltungen und Bildungseinrichtungen mit entsprechendem Bedarf.

Wenn später eine eigene IT-Infrastruktur hinzukommt, bleibt auch die Eigeninstallation eine Option. Hierfür stehen Community Edition, EPL Smart und Universal zur Auswahl. Der Quellcode von EGroupware wird unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlicht.

Ein Umzug ist grundsätzlich in beide Richtungen vorgesehen: Je nach eingesetzter Version unterstützt das EGroupware-Team die Migration von einer Eigeninstallation in die Cloud und zurück. Besprechen Sie Ihre Ausgangslage mit dem Anbieter, damit der Wechsel zu Ihrer bestehenden Umgebung passt.

E-Mail-Schutz, Archiv und Umzug passend ergänzen

Wenn Sie in der EGroupware Cloud auch EGroupware Mail nutzen, ist SpamTitan als Spam- und Virenschutz enthalten. Dazu gehört ein E-Mail-Archiv der letzten zehn Tage. Eine DKIM-Signierung lässt sich optional ergänzen.

Für weitergehende Archivierungsanforderungen steht Benno MailArchiv von LWsystems zur Verfügung. Die Integration erfolgt über OpenID Connect. Dadurch ist das Archiv in EGroupware sichtbar, ohne dass Sie sich zusätzlich anmelden müssen.

Auch bestehende Postfächer können berücksichtigt werden. Der E-Mail-Umzug über Audriga erfolgt in zwei Schritten: zunächst die Erstsynchronisation, anschließend die MX-Umstellung mit Delta-Synchronisation. So wird die Übernahme vorhandener Nachrichten mit der Umstellung des E-Mail-Empfangs verbunden.

Prüfen Sie die Zusammenarbeit 30 Tage lang in Ihrem eigenen Alltag

Ob eine Groupware zu Ihrer Organisation passt, zeigt sich bei echten Aufgaben: beim Planen eines Termins, beim Bearbeiten einer Anfrage oder beim Wiederfinden einer Unterlage. Laut Anbieter können Sie die EGroupware Cloud 30 Tage kostenlos testen – ohne Verpflichtung, ohne versteckte Kosten und ohne notwendige Kündigung.

Ihre Testinstanz wird mit einem Wunschnamen angelegt. Die Zugangsdaten erhalten Sie per E-Mail; eine eigene Installation ist nicht erforderlich. Zusätzlich wird laut OpenSourceCMS eine kostenlose Online-Demo angeboten, ebenfalls ohne eigene Installation.

Wenn Sie anschließend in ein reguläres Cloud-Paket wechseln, können Sie Ihre Testdaten laut Anbieter nahtlos weiterverwenden. Sie müssen Ihre bereits angelegte Arbeitsgrundlage also nicht erneut aufbauen. Auch ein späterer Wechsel aus der Cloud in eine Eigeninstallation ist vorgesehen; das EGroupware-Team unterstützt Sie bei der passenden Vorgehensweise.

Inhalt und Aufbau im Überblick

Häufige Fragen zu EGroupware eCloud NGO