EGroupware – Das Online Teamwork Tool von EGroupware GmbH
EGroupware ist eine Open-Source-Groupware für Teamarbeit mit Kalender, Adressbuch, Dateien, Chat und Online-Office. Wählbar als Hosting in der deutschen Cloud oder Eigeninstallation – DSGVO-konform, mit Support, Updates und Backups.
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Sie wollen die Zusammenarbeit in Ihrem Team an einem Ort bündeln – datenschutzkonform und ohne IT-Kopfzerbrechen? Dann sind Sie hier richtig. EGroupware, das Online Teamwork Tool, verbindet Termine, Kontakte, Aufgaben, Dateien und Kommunikation auf einer zentralen Plattform. Sie entscheiden, wo Ihr Team arbeitet: in der deutschen Cloud bei IONOS oder auf Ihrem eigenen Server. Hinter der Open-Source-Groupware steht die EGroupware GmbH, die Sie bei Einrichtung, Betrieb und Weiterentwicklung Ihrer Arbeitsumgebung unterstützt.
Wie bringt EGroupware Ihre Teamarbeit an einen Ort?
Ein Termin steht im Kalender, die Kontaktdaten liegen in einem anderen Programm und die zugehörige Datei befindet sich in einem weiteren System. EGroupware führt diese Arbeitsbereiche zusammen. So schaffen Sie eine gemeinsame Umgebung für Ihr Tagesgeschäft – vom ersten Kundenkontakt über die Aufgabenverteilung bis zur Zusammenarbeit an Dokumenten.
Die Plattform richtet sich an Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen ebenso wie an große Organisationen. Auch Vereine, NGOs, Schulen, Universitäten, Verwaltungen und Kommunen können ihre Zusammenarbeit damit organisieren. Der Quellcode wird unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlicht. Damit passt EGroupware auch zu Organisationen, die bewusst auf freie Software setzen.
- Termine und Ressourcen koordinieren: Im Online-Kalender planen Sie Besprechungen, Veranstaltungen und benötigte Ressourcen, damit Ihr Team seine Arbeit aufeinander abstimmen kann.
- Kontakte im Zusammenhang nutzen: Adressbuch und Kontaktmanagement mit CRM bündeln die Informationen, die Sie für Kundenbetreuung und Zusammenarbeit benötigen.
- Aufgaben nachvollziehbar bearbeiten: Mit dem Infolog halten Sie Aufgaben fest. Projektmanagement und Ticketsystem unterstützen die Organisation weiterer Arbeitsabläufe.
- Wissen und Dateien zentral bereitstellen: Wissensdatenbank und Online-Fileserver machen Informationen an einem gemeinsamen Ort verfügbar.
- Direkt miteinander arbeiten: Videokonferenzen sowie optionaler Chat und optionales Online-Office ergänzen die Plattform um persönliche Abstimmung und gemeinsame Dokumentbearbeitung.
Das englischsprachige Einführungsvideo gibt Ihnen einen ersten Einblick in EGroupware und erleichtert die Orientierung in der Arbeitsumgebung.
Das Video „EGroupware 16.1 – Collaborate wherever you are“ zeigt Zusammenarbeit anhand dieser Produktversion und ergänzt den Überblick um einen praktischen Eindruck.
Wie entlastet die deutsche Cloud Ihre IT?
Wenn Sie sich auf Ihre Organisation statt auf Serverpflege konzentrieren möchten, ist das Hosting in der deutschen Cloud bei IONOS die passende Betriebsvariante. Der Anbieter beschreibt es als „DSGVO ready und sicher“. Das Herstellerteam übernimmt die technischen Einzelheiten rund um Installation, regelmäßige Updates, Verfügbarkeit und Datensicherung. Sie nutzen die Plattform für Ihre Arbeit und erhalten Unterstützung direkt vom Hersteller.
Vier Cloud-Pakete decken unterschiedliche Einsatzfelder ab. Die Anzahl der angelegten EGroupware-Benutzer ist in den Cloud-Paketen jeweils unbegrenzt. Entscheidend für die technische Kapazität ist bei eCloud und eCloud NGO, wie viele unterschiedliche Personen gleichzeitig arbeiten.
| Cloud-Paket | Passend für | Enthaltener Speicher | Gleichzeitige Anmeldungen |
|---|---|---|---|
| eCloud NGO | NGOs, Vereine und Schulen | 20 GB | Mindestens 2 CCU |
| eCloud | Unternehmen aller Größen | 20 GB | Mindestens 2 CCU |
| eFlat Schule | Schulen | 100 GB | Unbegrenzt |
| eFlat | Unternehmen, Verwaltungen und Bildungseinrichtungen | 100 GB | Unbegrenzt |
Weiteren Speicher können Sie flexibel ergänzen. So lässt sich Ihre Umgebung an wachsende Dateiablagen anpassen. eFlat und eFlat Schule eignen sich insbesondere, wenn viele Personen dauerhaft auf das System zugreifen sollen.
Rund um den EGroupware-E-Mail-Service stehen weitere Dienste bereit: SpamTitan schützt Ihr Postfach vor Spam und Viren und ist in der EGroupware Cloud enthalten, mit Benno MailArchiv archivieren Sie Ihre E-Mails revisionssicher, und Audriga unterstützt Sie beim Umzug bestehender Postfächer.
Videokonferenzen, Chat und Office nach Ihrem Bedarf
jitsi Meetings sind in den Cloud-Paketen enthalten. Damit führen Sie Videokonferenzen und teilen Ihren Bildschirm mit einer kleinen Anzahl an Teilnehmern. Collabora Online für gemeinsame Dokumentbearbeitung und Rocket.Chat für Teamkommunikation können Sie optional ergänzen. Rocket.Chat wird nach dem Fair-Use-Prinzip auf Instanzebene angeboten, nicht je Benutzer.
Datensicherung mit konkreten Wiederherstellungspunkten
Für das Cloud-Hosting hält EGroupware alle Daten in zwei unabhängigen Rechenzentren und Verfügbarkeitszonen vor. Die Sicherung umfasst die EGroupware-Datenbank und Ihre Dateien. Wenn Sie den EGroupware-E-Mail-Service nutzen, werden auch Ihre E-Mails gesichert.
Der Anbieter erstellt mindestens sieben tägliche und zusätzlich zwölf wöchentliche Snapshots. Benötigen Sie einen früheren Datenstand, etwa nach dem versehentlichen Löschen einer Datei oder E-Mail, unterstützt das Team die Wiederherstellung über ein Supportkontingent. Für Fragen zu allgemeinen Funktionen ist der Anwendungs-Support über die Support-Plattform MyEGroupware inklusive.
Planen Sie nach tatsächlicher gleichzeitiger Nutzung
CCU steht für die maximale Zahl unterschiedlicher Benutzer, die gleichzeitig am System arbeiten. Bei zehn dauerhaft online arbeitenden Beschäftigten und zehn zusätzlichen freien Mitarbeitern oder Teilzeitkräften empfiehlt der Anbieter beispielsweise 12 bis 14 CCU. Die Anzahl lässt sich bei Bedarf schnell anpassen. Für kurzfristigen Mehrbedarf, etwa bei einer Schulung, schaltet der Anbieter auf Anfrage zusätzliche CCU kurzfristig und ohne Zusatzkosten frei.
Welche Erfahrungen gibt es aus Verwaltung und Forschung?
Ob kommunale Verwaltung oder wissenschaftliche Arbeitsgruppe: EGroupware wird in unterschiedlichen organisatorischen Umgebungen eingesetzt. Die folgenden Kundenstimmen sind auf der Anbieterseite als Auszüge veröffentlicht.
Seit 2006 setzen wir EGroupware erfolgreich in unserer Verwaltung ein. Begann unsere Nutzung zunächst mit etwa 70 Mitarbeitern, so ist die Zahl der aktiven Benutzer auf 240 gestiegen, einschließlich 100…
Olaf Reimers, Stadtverwaltung Nordenham
Für EGroupware haben wir uns entschieden, weil die Lösung zum Entscheidungszeitpunkt den ausgereiftesten Eindruck unter den Open Source Lösungen gemacht hat. Wir nutzen die Module Kalender, Infolog, Adressbuch und die…
Martin Reinhardt, Abteilungsleiter Kommunale Immobilien Jena
Die Community Version ist innerhalb meiner Arbeitsgruppe schon seit vielen Jahren im erfolgreichen Einsatz. Im Einsatz sind hier vor allem die Kalender- und Adressfunktion sowie die Wissensdatenbank. Die Benutzung ist…
Prof. Dr. Matthias Rädle, CeMOS Center for Mass Spectrometry and Optical…
Weitere auf der Anbieterseite gezeigte Referenzkunden sind RAW, die Fahrschule Weinzierl und IGU Tragwerksplanung.
Wie behalten Sie mit der Eigeninstallation die Kontrolle?
Sie verfügen über eine eigene IT-Infrastruktur oder möchten bestimmte Systeme in Ihrer Organisation betreiben? Dann installieren Sie EGroupware auf Ihrem eigenen Server. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Umgebung und gestalten Wartung und Aktualisierung mit Ihrer IT. Das Herstellerteam kann Sie dabei gezielt unterstützen.
Für die Eigeninstallation stehen drei Varianten zur Verfügung. So wählen Sie zwischen Grundfunktionalitäten und zusätzlichen Businessfunktionen passend zur Größe und Arbeitsweise Ihrer Organisation.
| Variante | Einsatzbereich | Wichtige Merkmale |
|---|---|---|
| Community Edition | Anwender freier Software | Freie Version mit Grundfunktionalitäten unter Open-Source-Lizenz |
| EPL Smart | Kleine und mittlere Unternehmen | EPL-Vollversion mit zusätzlichen Businessfunktionen, mindestens 10 gleichzeitige Anmeldungen, Mindestlaufzeit 12 Monate |
| Universal | Große Unternehmen, Verwaltungen, Bildungseinrichtungen und Universitäten | EPL-Vollversion, Lizenz pro Server, unbegrenzte gleichzeitige Anmeldungen, Mindestlaufzeit 12 Monate |
Für die Eigeninstallation gibt es die Lizenztypen „named User“ und „concurrent User“. Sie beziehen sich auf benannte Benutzer beziehungsweise gleichzeitige Benutzeranmeldungen. Bei EPL Smart ist ab 20 CCU eine Stunde Installationssupport enthalten. Der Installationssupport umfasst die Einrichtung von EGroupware auf einem Linux-System mit den Installationspaketen.
Businessfunktionen für Rechte, Dateien und Mobilgeräte
Die EPL-Versionen erweitern Ihre Möglichkeiten, die Plattform an organisatorische Anforderungen anzupassen. Besonders dort, wo mehrere Abteilungen, sensible Freigaben oder mobile Geräte zusammenkommen, helfen diese Funktionen bei einer gezielten Administration.
- Erweitertes Gruppenmanagement: Neben Default, Admins und Nogroup legen Sie zusätzliche Benutzergruppen an. Damit organisieren Sie Zugriffsrechte über Gruppen, statt sie ausschließlich auf Benutzerebene einzustellen.
- Erweiterte Filesharing Security: Sie versehen Dateifreigaben mit Passwörtern. Die einfache Variante bietet Passwortschutz für kryptische Links.
- Datei-Versionierung: Jeder Speichervorgang erzeugt eine neue Version. Ein Löschschutz schützt vor versehentlichem Löschen; ältere Versionen lassen sich über einen Prozess automatisch bereinigen.
- eSync Provisioning: Sie legen Konfigurationen und Einstellungen für Mobilgeräte fest. Geht ein Gerät verloren, ist ein Reset per Fernzugriff möglich.
Das englischsprachige Tutorial zu den Administrationsgrundlagen unterstützt Sie dabei, die Verwaltung von EGroupware kennenzulernen.
Welche Unterstützung begleitet Einführung und laufenden Betrieb?
Eine Teamplattform bringt dann Nutzen, wenn sie zu Ihren Abläufen passt und Ihre Mitarbeiter sicher damit arbeiten. Das EGroupware-Team unterstützt Sie deshalb nicht nur bei technischen Fragen. Auch individuelle Konfiguration, Anpassungen, Datenmigration und Schulungen gehören zum Leistungsspektrum.
Direkte Hilfe für Ihre Umgebung
Über MyEGroupware erreichen Sie den Support per Ticketsystem. Für die Eigeninstallation ist außerdem Remote-Support per Fernwartung über TeamViewer verfügbar. Telefonischer Support, technischer Support, Workshops und Schulungen erfolgen nach Terminabstimmung.
Individuelle Unterstützung kann persönlichen Kontakt per E-Mail, Telefon und vor Ort sowie technischen Service auf Ihrer Seite umfassen. So lassen sich konkrete Anforderungen gemeinsam bearbeiten.
Wissen für Anwender und Administratoren
Im EGroupware Help Forum unterstützen erfahrene Anwender einander; auch das EGroupware-Team beteiligt sich. Ergänzend helfen Mitarbeiterschulungen dabei, die für Ihren Alltag wichtigen Funktionen gezielt einzusetzen.
Support-Zeitkontingente ermöglichen die Planung individueller Unterstützung in 15-Minuten-Einheiten und sind zwei Jahre ab Erwerb gültig; danach verfallen nicht genutzte Restzeiten und werden nicht zurückerstattet. Auch für die Community Edition ist Support erhältlich.
Wenn sich Ihre Infrastruktur verändert, unterstützt der Hersteller die Aktualisierung Ihrer EGroupware-Version, einen Serverumzug oder den Umzug des Mailservers. Ebenso ist – abhängig von Ihrer eingesetzten Version – eine Migration von der Eigeninstallation in die Cloud und zurück möglich. Zwischen Community Edition und EPL können Sie ebenfalls in beide Richtungen wechseln.
Für den Einstieg Ihrer Mitarbeiter bietet das englischsprachige Grundlagen-Tutorial einen ergänzenden Einblick in die Bedienung.
Wie bearbeiten Sie Dokumente mit Collabora Online gemeinsam?
Mit dem optional integrierten Collabora Online arbeiten mehrere Personen in Echtzeit an Texten und Tabellen. Sie bearbeiten das Dokument direkt in EGroupware, statt einzelne Bearbeitungsstände hin- und herzuschicken. Vorlagedokumente unterstützen wiederkehrende Aufgaben. Ein zusätzliches Textverarbeitungsprogramm ist dafür nicht nötig.
Collabora Online lässt sich in der EGroupware Cloud, in der Eigeninstallation und mit der Community Edition nutzen. Die Lizenz richtet sich nach Benutzernamen: Jede Person, die Collabora Online einsetzen möchte, benötigt eine eigene Lizenz. Die Anzahl gleichzeitiger EGroupware-Anmeldungen ist dafür nicht ausschlaggebend.
Collabora Online ist nicht auf EGroupware beschränkt: Die Lösung lässt sich auch in anderen Umgebungen wie Nextcloud einsetzen, sodass Sie Ihre Dokumentbearbeitung unabhängig von einer einzelnen Plattform planen können.
Für die Einrichtung in der EGroupware Cloud ist kein Supportbudget erforderlich. Bei einer Eigeninstallation haben Sie zwei Wege: Sie betreiben einen eigenen Collabora-Online-Server mit eingespielter Lizenz im eigenen Rechenzentrum oder nutzen den Collabora-Server aus der EGroupware Cloud. Damit können Sie auch die Dokumentbearbeitung an Ihre Infrastruktur anpassen.
Im Interview mit Birgit Becker, Geschäftsführerin der EGroupware GmbH, steht die Verbindung von Collabora Online und EGroupware im Mittelpunkt.
So wird EGroupware, das Online Teamwork Tool, zum gemeinsamen Arbeitsort für Planung, Kommunikation und Dokumente. Wählen Sie die deutsche Cloud, wenn Sie den technischen Betrieb dem Herstellerteam überlassen möchten. Entscheiden Sie sich für die Eigeninstallation, wenn Ihre Organisation die Plattform in der eigenen Infrastruktur betreiben will.
Videos zu EGroupware – Das Online Teamwork Tool
Häufige Fragen zu EGroupware
Was bedeutet CCU bei EGroupware?
CCU bezeichnet die maximale Anzahl unterschiedlicher Benutzer, die gleichzeitig auf EGroupware zugreifen und damit arbeiten können. Eine Person zählt auch bei mehreren gleichzeitigen Anmeldungen nur als eine CCU. Benutzer mit laufender Synchronisation benötigen immer eine CCU, weil die Synchronisation die Verbindung offen hält. Unabhängig davon können Sie beliebig viele Benutzerkonten anlegen.
Wie viele gleichzeitige Anmeldungen benötigt Ihr Team?
Orientieren Sie sich daran, wie viele Personen EGroupware zur selben Zeit nutzen. Für zehn ständig online arbeitende Beschäftigte plus zehn gelegentlich aktive freie Mitarbeiter oder Teilzeitkräfte empfiehlt der Anbieter 12 bis 14 CCU. Bei verändertem Bedarf lässt sich die Zahl schnell anpassen. Für kurzfristige Spitzen, etwa während einer Schulung, können Sie zusätzliche CCU beim Anbieter anfragen; diese werden kurzfristig und ohne Zusatzkosten freigeschaltet.
Wann sind eFlat oder eFlat Schule sinnvoll?
Diese Pakete passen besonders dann, wenn viele Benutzer permanent auf EGroupware zugreifen können sollen. Beide bieten unbegrenzte gleichzeitige Anmeldungen und enthalten 100 GB Speicher. eFlat richtet sich an Unternehmen, Verwaltungen und Bildungseinrichtungen, eFlat Schule an Schulen.
Wie werden Ihre Daten in der Cloud gesichert?
EGroupware hält die Cloud-Daten in zwei Rechenzentren und Verfügbarkeitszonen vor. Gesichert werden die Datenbank, Dateien und bei Nutzung des EGroupware-E-Mail-Service auch E-Mails. Mindestens sieben tägliche und zwölf wöchentliche Snapshots ermöglichen die Wiederherstellung früherer Datenstände. Diese erfolgt mit Unterstützung des Teams über Supportkontingente.
Sollten Sie die Cloud oder eine Eigeninstallation wählen?
Die deutsche Cloud eignet sich, wenn Sie Installation, Updates, Verfügbarkeit und Backups dem Herstellerteam überlassen möchten. Die Eigeninstallation passt zu Organisationen mit eigener IT-Infrastruktur, die ihre Systeme selbst betreiben möchten oder müssen. In dieser Variante bleiben Wartung und Aktualisierung in Ihrer Verantwortung; der Hersteller kann Sie dabei unterstützen.
Können Sie zwischen Eigeninstallation und Cloud wechseln?
Ja. Abhängig von Ihrer EGroupware-Version unterstützt der Anbieter die Migration in beide Richtungen. Auch Versionsaktualisierungen, Serverumzüge und Mailserverumzüge gehören zu den möglichen Migrationsleistungen.
Welche Möglichkeiten gibt es für Schulen, Vereine und gemeinnützige Einrichtungen?
Mit eCloud NGO steht ein Cloud-Paket für NGOs, Vereine und Schulen bereit. eFlat Schule richtet sich gezielt an Schulen mit Bedarf an unbegrenzten gleichzeitigen Anmeldungen. Bildungseinrichtungen und Universitäten können je nach Infrastruktur auch eFlat oder die Eigeninstallationsvariante Universal einsetzen.
Können Sie Speicher und Nutzungskapazität später erweitern?
Ja. Zusätzlicher Cloud-Speicher lässt sich flexibel ergänzen. Bei eCloud und eCloud NGO kann auch die Anzahl gleichzeitiger Anmeldungen an Ihren Bedarf angepasst werden. Sie können daher mit der für Ihre Organisation passenden Ausstattung beginnen und die Umgebung später erweitern.
Sind Chat, Videokonferenzen und Online-Office enthalten?
In den Cloud-Paketen sind jitsi Meetings für Videokonferenzen und Bildschirmübertragung mit einer kleinen Teilnehmerzahl enthalten. Rocket.Chat und Collabora Online sind optionale Ergänzungen. Rocket.Chat folgt dem Fair-Use-Prinzip auf Instanzebene. Für Collabora Online benötigt jeder nutzende Benutzer eine eigene Lizenz, unabhängig von den EGroupware-CCU.
Funktioniert Collabora Online auch mit der Community Edition?
Ja. Collabora Online kann auch mit der Community Edition eingesetzt werden. Bei einer Eigeninstallation nutzen Sie entweder einen eigenen Collabora-Online-Server mit Lizenz in Ihrem Rechenzentrum oder den Collabora-Server aus der EGroupware Cloud. Darüber hinaus lässt sich Collabora Online auch in anderen Umgebungen wie Nextcloud nutzen.
Erhalten Sie auch für die Community Edition Unterstützung?
Ja. Für die Community Edition ist ebenfalls Support erhältlich. Zusätzlich steht das EGroupware Help Forum mit erfahrenen Anwendern und dem Herstellerteam zur Verfügung. Wenn Sie später zusätzliche Businessfunktionen benötigen, ist der Wechsel zu EPL möglich; auch der umgekehrte Wechsel wird unterstützt.
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