Vertragsverwaltung Desktop – Firmensoftware für Fristen

Wenn Kündigungsfristen zwischen Ordnern, Postfächern und Excel-Listen untergehen, fehlt der Überblick. Mit der Vertragsverwaltung Desktop – company bündeln Sie Verträge, Termine, Beträge, Dokumente und Vertragspartner an einem Ort und überwachen anstehende Fristen. Die Software läuft lokal unter Windows oder Linux. Die Firmenlizenz umfasst 1 Jahr Support und lässt sich von wechselnden Mitarbeitenden nutzen – zeitgleich von einer Person.

Was leistet die Vertragsverwaltung Desktop?

Die Vertragsverwaltung Desktop unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, bestehende Verträge zu verwalten und zu überwachen. Die Vollversion ist auf bis zu 20.000 Verträge ausgelegt, aber nicht darauf beschränkt. Für größere Bestände wird ein Funktionieren ohne erhebliche Einschränkungen nicht zugesagt. Durch die lokale Installation bleiben Ihre Vertragsdaten auf dem eigenen Rechner im Haus.

Benutzeroberfläche und Dokumentation liegen auf Deutsch vor; die Anwendung ist nicht mehrsprachfähig. Damit arbeiten Sie in einer deutschsprachigen Umgebung, von der Vertragstabelle bis zur Bedienungsdokumentation. Die Software richtet sich ausdrücklich an den Mittelstand und verbindet die Pflege Ihrer Vertragsbestände mit der Überwachung von Terminen.

Alle Vertragsdaten an einem Ort

Vertragsdaten pflegen Sie teilweise direkt in der Tabelle oder über „Neuen Vertrag hinzufügen“, „Ausgewählten Vertrag bearbeiten“ und „Ausgewählte Verträge löschen“. So halten Sie Ihren Bestand aktuell, ohne Vertragsinformationen auf mehrere Listen zu verteilen. Zu jedem Vertrag können Sie einen Vertragspartner nennen und dessen Stammdaten über „Vertragspartnerdaten bearbeiten“ pflegen.

Termine und Beträge erfassen Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Vertrags. Im Alltag gelangen Sie auch per Doppelklick auf eine Zeile in den Spalten „Termine“ oder „Beträge“ zur Bearbeitung. Dokumente verknüpfen Sie ebenfalls über „Neuen Vertrag hinzufügen“, „Ausgewählten Vertrag bearbeiten“ oder per Doppelklick in der Spalte „Dokumente“. So sind Unterlagen dem passenden Vertrag zugeordnet.

Benutzeroberfläche: So arbeiten Sie damit

Die drei Ansichten zeigen die Vertragstabelle mit Standardspalten, den Bearbeitungsdialog mit seinen Eingabefeldern und die Detailansicht zur Pflege der Vertragspartner-Stammdaten. Sie sehen damit die Übersicht und die zugehörigen Bearbeitungsfenster. Die Screenshots stammen laut Impressum aus Eigenerstellung der Advernet.de GmbH und zeigen die reale Benutzeroberfläche, keine Symbolbilder.

Kündigungsfristen und Prämien im Griff

• Sie verwalten Versicherungsverträge samt Prämien und erstellen Übersichten der zu zahlenden Beträge für Ihre Planung.
• Sie halten Auftragsverarbeitungsverträge und zugehörige Vertragspartner zusammen, damit deren Zuordnung nachvollziehbar bleibt – nicht nur als IT-Dienstleister.
• Sie erstellen Kündigungsvorlagen und überwachen Kündigungsfristen sowie Kündigungstermine, um anstehende Entscheidungen rechtzeitig vorzubereiten.

Für die Auswertung stehen drei fertige Berichte bereit: „Beträge im ausgewählten Zeitraum“, „Verlauf (aktuelle Verträge)“ und „Verlauf (gelöschte Verträge)“. Damit betrachten Sie entweder die Beträge innerhalb eines gewählten Zeitfensters oder die Vertragsverläufe, getrennt nach aktuellen und gelöschten Verträgen.

Daten übernehmen, exportieren, auswerten

Ihre vorhandenen Excel- oder Altlisten müssen Sie nicht neu abtippen: Über „Vertragstabelle importieren (CSV)“ und „Vertragspartner importieren (CSV)“ übernehmen Sie entsprechend vorbereitete CSV-Daten. Verschiedene Funktionen ermöglichen den Import und Export von Daten als CSV oder PDF. Kalenderdaten exportieren Sie als iCalendar, um Termine in Ihren gewohnten Kalender zu überführen.

Die lokale Installation hält Ihre Vertragsdaten im Haus. Hinter der Anwendung steht die Advernet.de GmbH, laut Hersteller spezialisiert auf Dokumentenmanagement und Archivierung für den Mittelstand. Der Hersteller bietet außerdem Individualprogrammierung und IT-Beratung zur Digitalisierung im Bürobetrieb an – die Vertragsverwaltung Desktop stammt damit aus einem Fachhaus mit Entwickler-Know-how.

Als deutscher Anbieter verfügt die Advernet.de GmbH laut Impressum über vollständige Anbieterangaben und einen inhaltlich Verantwortlichen nach § 18 Abs. 2 MStV. Damit ist der Hersteller hinter der Anwendung nachvollziehbar benannt – neben den konkreten Produktinformationen ein Anhaltspunkt für Ihre Anbieterprüfung.

Voraussetzungen, Lizenz und Support

Empfohlen werden aktuelle Versionen von Windows 10, Windows 11 oder einer auf Debian basierenden Linux-Distribution. Zusätzlich benötigen Sie eine aktuelle Laufzeitumgebung für Java 11. Für andere Betriebssystem- oder Java-Plattformen wird das Funktionieren nicht zugesagt. Prüfen Sie diese Voraussetzungen deshalb am vorgesehenen Arbeitsplatz vor dem Einsatz.

Vertragsverwaltung Desktop – company: Firmenlizenz

Beliebig viele Benutzer aus Ihrem eigenen und aus verbundenen Unternehmen dürfen die installierte, freigeschaltete Instanz nutzen. Das erleichtert den Wechsel bei Urlaub oder Vertretung, ohne jede Person einzeln lizenzieren zu müssen. Es gilt jedoch 1 Concurrent User: Zeitgleich darf höchstens ein Benutzer die Instanz auf höchstens einem Computer nutzen. Diese Grenze gilt für personal und company.

Mit company erhalten Sie ein einfaches Nutzungsrecht an Software und Dokumentation. Veränderungen sind nur zur Fehlerbehebung erlaubt; eine Veröffentlichung ist nicht gestattet. Die Weitergabe ist einmalig zulässig. Dabei müssen die Bedingungen mitgegeben werden und gelten auch für den Empfänger. Nach der Weitergabe dürfen Sie die Vollversion und den Lizenzschlüssel nicht weiter verwenden.

Nach einer Weitergabe müssen Sie sämtliche Kopien der Software einschließlich der Datenbank löschen. Vorher dürfen Sie die enthaltenen Tabellen mit Ausnahme der Tabelle „licence“ exportieren. Die Anwendung enthält zudem Open-Source-Komponenten, deren jeweilige Lizenzen Ihnen gegebenenfalls weitere Nutzungsrechte an diesen Komponenten einräumen.

Enthalten ist 1 Jahr Support für maximal 2 Benutzer: Bearbeitet werden Fehlersituationen und Fragen zur Bedienung Ihrer Instanz der Vollversion. In company beträgt die zugesagte Reaktionszeit 1 Arbeitstag, in personal 3 Arbeitstage. Der Support wird montags bis freitags erbracht, außer an gesetzlichen Feiertagen in Hamburg.

Supportanfragen können über das Supportanfrageformular des Herstellers oder per E-Mail gestellt werden. Der Leistungsumfang ist klar abgegrenzt: Schulungen, Beratung bei fachlichen Problemen sowie Programmierung, die über die Fehlerbehebung hinausgeht, gehören nicht dazu. So können Sie die enthaltene Unterstützung für Ihren Arbeitsalltag einordnen.

Erst testen, dann freischalten

Mit der kostenlosen Demoversion für bis zu 10 Verträge prüfen Sie die Anwendung zunächst anhand eines überschaubaren Bestands. Wenn sie zu Ihren Abläufen passt, schalten Sie dieselbe Installation durch den Lizenzschlüssel und die Eingabe Ihrer Lizenzdaten zur Vollversion frei. Der Umstieg erfolgt laut Hersteller ohne Neuinstallation und ohne Datenverlust.

Wenn Sie Ihre Verträge lokal verwalten und wechselnden Mitarbeitenden die Nutzung ermöglichen möchten, greifen Sie zur Firmenlizenz company. Führen Sie Vertragsdaten, Unterlagen und Fristen ab sofort zentral zusammen – mit einem klar geregelten Nutzerkreis und der zugesagten Support-Reaktionszeit von 1 Arbeitstag.

Häufige Fragen zu Vertragsverwaltung Desktop – company