VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz von Dr. Ronald Kandelhard
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Anwaltlich erstellte Vertragsvorlage für virtuelle Assistenzen: editierbare Word-Muster mit Aufgaben-Definition, Mehraufwand, Vergütung, DSGVO-Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheit und Haftungsgrenze – damit Leistungsumfang und Grenzen schriftlich feststehen.
Du möchtest hilfsbereit bleiben, ohne bei jedem Zusatzwunsch deine Grenzen neu erklären zu müssen? Der VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz hält fest, welche Aufgaben du übernimmst, wann Mehraufwand entsteht und wie eure Zusammenarbeit geregelt ist. Das anwaltlich erstellte Vertragspaket gibt dir eine schriftliche Grundlage, auf die du dich freundlich und klar beziehen kannst. Damit aus einem guten Kundenkontakt eine Zusammenarbeit wird, in der auch deine Zeit und dein Honorar zählen.
Erstellt wurde die Vorlage von Dr. jur. Ronald Kandelhard, Anwalt für Vertragsrecht. Sie richtet sich ausdrücklich an virtuelle Assistentinnen und Assistenten – von der ersten Kundin bis zum etablierten VA-Business. Auch wenn du selbst eine VA beauftragst, findest du im Paket die passende Perspektive.
Wenn deine Aufgaben wachsen, soll dein Honorar nicht stehen bleiben
Am Anfang kümmerst du dich um das Postfach und die Terminplanung. Später kommen Social Media, Buchhaltung oder ein Blog-Artikel dazu. Jede einzelne Bitte klingt überschaubar. Zusammengenommen ist daraus längst ein anderer Auftrag geworden. Nur über den zusätzlichen Aufwand habt ihr nicht gesprochen.
Gerade wenn dir ein freundliches Miteinander wichtig ist, fällt die Abgrenzung schwer. Du möchtest deine Kundin unterstützen, nicht über jede Kleinigkeit diskutieren. Doch ohne klare Vereinbarung musst du immer wieder selbst entscheiden und begründen, wo deine Leistung endet.
Der VA-Vertrag verlagert diese Klärung an den Anfang. Ihr haltet schriftlich fest, was enthalten ist, welche Mitwirkung du von deiner Kundin brauchst und wie zusätzliche Aufgaben behandelt werden. So kannst du bei neuen Wünschen auf eure Vereinbarung zurückkommen, statt ein persönliches Nein formulieren zu müssen.
Das Vertragspaket greift dabei drei typische VA-Probleme auf: Unklarheiten mit Kunden, Zahlungsausfälle und DSGVO-Bedenken. Es hilft dir, Leistungsumfang, Zahlungsfristen und den Umgang mit Daten zusammenzudenken. Das vom Anbieter benannte Ziel: weniger Ärger, mehr Sicherheit und mehr Geld – durch klarere Absprachen und weniger unbezahlten Aufwand.
Wie hält der VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz deine Grenzen fest?
Die Vorlage enthält acht Paragraphen-Bausteine, die zentrale Situationen deiner Zusammenarbeit regeln. Du machst daraus euren konkreten Vertrag: mit deinen Leistungen, euren Absprachen und einem Rahmen, der zu deinem selbstständigen Arbeiten passt.
Vertragsgegenstand: Deine Aufgaben werden konkret
Statt einer offenen Beschreibung wie „allgemeine Assistenz“ legst du präzise fest, was du übernimmst. Damit wird sichtbar, welche Leistungen vereinbart sind und welche außerhalb des Auftrags liegen. Auch die Mitwirkung deiner Kundin lässt sich klären, damit fehlende Zuarbeit nicht unbemerkt zu deinem Zusatzaufwand wird.
Selbstständigkeit: Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Weisungsfreiheit und eigene Zeiteinteilung machen deine unternehmerische Rolle deutlich. Der Baustein unterstützt eine Vereinbarung zwischen selbstständigen Geschäftspartnern und berücksichtigt Anzeichen, die gegen Scheinselbstständigkeit sprechen. Das ist für dich ebenso relevant wie für deine Auftraggeberin.
Mehraufwand: Zusatzwünsche bekommen einen Rahmen
Wenn neue Aufgaben dazukommen, soll daraus nicht automatisch kostenlose Mehrarbeit werden. Der Vertrag regelt den Umgang mit Leistungen, die über das Vereinbarte hinausgehen. Du kannst weiterhin flexibel helfen und zugleich deutlich machen, dass zusätzliche Arbeit eine entsprechende Vereinbarung braucht.
Vergütung und erste Rechnung: Fälligkeiten stehen fest
Du hältst dein Honorar und die Zahlungsfristen schriftlich fest. Für die erste Rechnung sieht die Vorlage auch eine Vorkasse-Option vor. So besprecht ihr rechtzeitig, wann eine Zahlung fällig wird, statt erst nach getaner Arbeit unterschiedliche Erwartungen zu entdecken.
Datenschutz: DSGVO und Auftragsverarbeitung zusammendenken
Arbeitest du im Auftrag mit personenbezogenen Daten, etwa im Postfach, CRM oder in einer Kundendatenbank, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich. Der Hauptvertrag verweist darauf; ein passender AVV wird mitgeliefert. Du musst die ergänzende Vorlage dafür also nicht erst separat recherchieren.
Tool-Zugriffe und Verschwiegenheit: Vertrauliches bleibt geschützt
Ihr regelt, wie Zugänge eingerichtet, gepflegt und am Ende der Zusammenarbeit zurückgegeben werden. Dazu kommt die Verschwiegenheit über Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse. Das schafft einen verbindlichen Umgang mit den Informationen und Zugriffsrechten, die dir anvertraut werden.
Haftung: Ein angemessener Rahmen für dein B2B-Geschäft
Eine faire Haftungsbegrenzung für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen gehört ebenfalls zum Vertrag. Sie soll dein wirtschaftliches Risiko begrenzen, damit ein einzelner Fehler nicht zu einer unüberschaubaren Belastung für dein Business wird.
Vertragsdauer und Kündigung: Auch das Ende ist geklärt
Eine feste Laufzeit und klare Kündigungsfristen geben beiden Seiten Orientierung. Ihr wisst von Anfang an, wie lange die Vereinbarung gilt und wie ihr die Zusammenarbeit ordentlich beendet. Zusammen mit den Regeln zur Rückgabe von Zugängen entsteht ein Rahmen für einen sauberen Abschluss.
Wie unterstützt dich die Vorlage beim Thema Scheinselbstständigkeit?
Wenn du überwiegend für eine Auftraggeberin arbeitest, feste Zeiten einhältst und eng in ihre Abläufe eingebunden bist, verdient deine selbstständige Rolle besondere Aufmerksamkeit. Dabei geht es um beide Seiten: Nach Darstellung des Anbieters kann die größte finanzielle Belastung einer Scheinselbstständigkeit die Auftraggeberin treffen. Eine klare vertragliche Grundlage kann deshalb auch für deine Kundin ein wichtiges Argument für die Zusammenarbeit sein.
Das VA-Grundmuster berücksichtigt Weisungsfreiheit, eigene Zeiteinteilung und dein Auftreten als eigenständiges Unternehmen. Eigene Verträge oder AGB einzusetzen, kann dieses unternehmerische Auftreten sichtbar machen – ein Gesichtspunkt, der auch in einem Fachinterview zur Scheinselbstständigkeit hervorgehoben wird. Dort wird der VA-Vertrag als Absicherungs-Lösung für VAs und Auftraggeber genannt.
Deine Vereinbarung und dein Arbeitsalltag gehören zusammen
Nutze den Vertrag als Grundlage und gestalte die Zusammenarbeit auch tatsächlich selbstständig. Entscheidend ist nicht nur, was ihr aufschreibt, sondern ebenso, wie ihr arbeitet. Die Verwendungshinweise helfen dir, Aufgaben eindeutig zu definieren und das Scheinselbstständigkeits-Risiko bewusst zu reduzieren.
Was bekommst du im Vertragspaket?
Das Paket wird mit fünf Dateien beziehungsweise fünf Paketpositionen beschrieben. Die Vertragsvorlagen stehen als voll editierbare Word-Datei (.docx) bereit. Du kannst sie an deine Leistungen und die konkrete Zusammenarbeit anpassen.
- 01 VA-Grundmuster Auftragnehmerin – DSGVO V4 final: der Hauptvertrag aus deiner Perspektive als VA. Hier hältst du den Rahmen deiner Assistenzleistung fest.
- 02 VA-Grundmuster Kunden-Sicht: die Variante für dich, wenn du selbst eine VA beauftragst und die Zusammenarbeit aus Auftraggebersicht regeln möchtest.
- 03 Backup-Version DSGVO V3: eine zusätzliche Kompatibilitäts-Variante des Musters.
- 04 Verwendungshinweise in Klartext: verständliche Erläuterungen zur Anwendung der Muster, zur präzisen Aufgaben-Definition und zur Verringerung des Scheinselbstständigkeits-Risikos.
- 05 Update-Garantie bei neuer Rechtslage: kostenlose Aktualisierungen, damit deine Vorlagen bei rechtlichen Änderungen weiter gepflegt werden.
Zum Vertragspaket gehören laut Anbieter außerdem eine AGB-Version und der passende AVV. Mit der AGB-Version kannst du die Zusammenarbeit direkt über deine eigene Website schließen. Der AVV ergänzt die Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag.
Alle Inhalte sind auf Deutsch und auch ohne juristische Vorkenntnisse nutzbar. Die Erläuterungen zeigen dir, wie du die Muster einsetzt und welche Angaben du konkretisieren solltest. Damit bekommst du nicht nur Vertragsformulierungen, sondern auch Orientierung für deren Verwendung.
Klare Vereinbarungen schaffen Vertrauen – schon vor dem ersten Auftrag
Ein Vertrag muss keine Distanz zwischen dir und deiner Kundin schaffen. Er kann vielmehr zeigen, dass du vorbereitet bist, Verantwortung übernimmst und deine Leistung professionell organisierst. Ihr besprecht Erwartungen, bevor daraus Missverständnisse werden.
Genau darauf beruht Kandelhards Vertragsansatz: Verträge sind vor allem Kommunikation mit dem Kunden. Sie sollen verständlich festhalten, was beide Seiten erwarten dürfen. Nach seiner Darstellung verlaufen klar geregelte Projekte eher erfolgreich, die Aussicht auf Bezahlung steigt und Streit lässt sich häufig schon durch die vorhandene Vereinbarung vermeiden.
Für deinen Start als VA
Du kannst bereits vor dem ersten Kundenauftrag Ordnung schaffen. Ein VA-Fachblog empfiehlt den Vertrag gerade deshalb: Er klärt enthaltene Leistungen, Abgrenzungen und die nötige Mitwirkung des Kunden, bevor unbezahlter Aufwand oder Haftungsfragen entstehen.
Für dein gewachsenes Business
Wenn du bereits mehrere Kunden betreust, hilft dir eine klare Vertragsgrundlage, deine Zusammenarbeit bewusst zu strukturieren. Statt jedes Mal bei null anzufangen, passt du das editierbare Muster an den jeweiligen Auftrag an.
Der Anbieter verweist auf 10.000+ Verträge beziehungsweise Unternehmer, die diesen Weg gehen. Die Vorlagen werden anwaltlich erstellt und laufend aktualisiert. Hinzu kommt eine 14-Tage-Geld-zurück-Garantie ohne Begründung.
Die Ausrichtung auf den VA-Alltag zeigt sich auch in begleitenden Fachbeiträgen: Im Podcast „Virtual Assistant Women“ erläuterte Kandelhard DSGVO, Verarbeitungsverzeichnis und Datenverarbeitungsvertrag speziell für virtuelle Assistentinnen und beantwortete Fragen aus einer VA-Facebook-Gruppe. Ein ausführlicher Fachratgeber behandelt außerdem Scheinselbstständigkeit aus Sicht von Freelancern, VAs und Auftraggebern.
Wenn deine Zusammenarbeit besondere Anforderungen hat, kannst du als Käuferin oder Käufer zusätzlich eine individuelle Anpassung direkt durch Kandelhard in Anspruch nehmen.
Vom Sofort-Download zu deiner klaren Vereinbarung
Direkt nach dem Kauf steht dir das Vertragspaket als Sofort-Download zur Verfügung. Du kannst die Vorlagen uneingeschränkt nutzen; Aktualisierungen bei neuer Rechtslage sind inklusive. Die vollständig editierbaren Word-Dateien geben dir den nötigen Spielraum, deinen tatsächlichen Leistungsumfang einzutragen.
- Lies die Verwendungshinweise: Verschaffe dir einen Überblick darüber, wie du die Muster für deine Zusammenarbeit einsetzt.
- Wähle deine Perspektive: Nutze das VA-Grundmuster Auftragnehmerin für deine Assistenzleistungen oder die Kunden-Sicht, wenn du selbst eine VA beauftragst.
- Konkretisiere eure Absprachen: Definiere Aufgaben, Mehraufwand, Honorar, Fristen und den Umgang mit Zugängen anhand eures tatsächlichen Auftrags.
- Kläre den Rahmen gemeinsam: Besprich die Vereinbarung mit deiner Kundin, damit ihr mit denselben Erwartungen startet.
So wird aus einem vagen „Du unterstützt mich einfach“ ein nachvollziehbarer Auftrag. Du bleibst zugewandt und hilfsbereit – mit einer schriftlichen Grundlage, die auch deine Interessen berücksichtigt.
Inhalt und Aufbau im Überblick
| Baustein | Was dich erwartet |
|---|---|
| Vertragsgegenstand | § Vertragsgegenstand Präzise Aufgaben-Definition statt schwammigem „allgemeine Assistenz“ – der Vertrag grenzt ab, damit du es nicht in jedem Gespräch tun… |
| Selbstständigkeit | § Selbstständigkeit sichtbar gemacht Weisungsfreiheit, eigene Zeiteinteilung, Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Die Anzeichen drehen in deine Richtung und nehmen… |
| Mehraufwand | § Mehraufwand Regelt, was passiert, wenn Aufgaben über den vereinbarten Rahmen wachsen – spontane Zusatzwünsche werden nicht automatisch unbezahlte Mehrarbeit. |
| Vergütung | § Vergütung + erste Rechnung Klare Zahlungsregeln, Vorkasse-Option für die erste Rechnung, definierte Fälligkeiten gegen den häufigsten Anfänger-Schmerz. |
| Datenschutz & AVV | § Datenschutz (DSGVO) + AVV Du verarbeitest personenbezogene Daten im Auftrag, also besteht AVV-Pflicht; der Vertrag verweist sauber darauf. |
| Tool-Zugriffe | § Tool-Zugriffe + Verschwiegenheit Wie Zugänge eingerichtet, gepflegt und am Ende zurückgegeben werden; Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse sind geschützt. |
| Haftung | § Haftung Fair B2B-begrenzt, damit ein einzelner Fehler nicht die Existenz kostet. |
| Dauer & Kündigung | § Vertragsdauer + Kündigung Feste Laufzeit, klare Fristen, sauberes Ende der Zusammenarbeit. |
Häufige Fragen zu VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz
Brauch ich das? Ich hab nur nette Kundinnen.
Auch bei einem freundlichen Verhältnis können Erwartungen auseinandergehen. Vielleicht hält deine Kundin eine neue Aufgabe für selbstverständlich, während du sie als Zusatzleistung siehst. Der VA-Vertrag klärt solche Grenzen frühzeitig. Er richtet sich nicht gegen deine Kundin, sondern schafft eine gemeinsame Grundlage für eure Zusammenarbeit.
Macht mich ein Vertrag nicht unsympathisch beim Erstgespräch?
Klare Absprachen zeigen, dass du dein Business professionell führst. Du kannst den Vertrag als gemeinsamen Rahmen vorstellen: Welche Unterstützung bekommt deine Kundin, was brauchst du dafür und wie geht ihr mit Änderungen um? Das gibt beiden Seiten Orientierung und macht Erwartungen besprechbar.
Bin ich überhaupt von Scheinselbstständigkeit betroffen?
Wenn du überwiegend für eine Auftraggeberin arbeitest oder stark in deren Arbeitsabläufe eingebunden bist, solltest du deine selbstständige Rolle bewusst betrachten. Die Vorlage berücksichtigt unter anderem Weisungsfreiheit und eigene Zeiteinteilung. Wichtig ist, dass diese Vereinbarungen auch euren tatsächlichen Arbeitsalltag prägen.
Reicht nicht eine kostenlose Vorlage?
Entscheidend ist, ob eine Vorlage die Besonderheiten deiner VA-Tätigkeit berücksichtigt. Im VA-Vertrag kommen Aufgabenabgrenzung, Mehraufwand, Selbstständigkeit, Datenschutz, Zugänge und Haftung zusammen. Dazu erhältst du Verwendungshinweise, einen passenden AVV und Aktualisierungen bei neuer Rechtslage. So hast du die relevanten Themen in einem auf virtuelle Assistenz ausgerichteten Paket.
Versteh ich den Vertrag, oder ist das Juristendeutsch?
Die Vorlage ist für die Anwendung ohne juristische Vorkenntnisse vorgesehen. Deutschsprachige Verwendungshinweise erklären dir in Klartext, wie du die Muster nutzt und deine Angaben einfügst. Du kannst die Word-Dateien vollständig bearbeiten und den Leistungsumfang deiner konkreten Zusammenarbeit entsprechend festhalten.
Fragen & Antworten
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Ivonne D. –
Was ich besonders schätze, ist der ruhige Aufbau. Bei „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ wird nicht unnötig versprochen, sondern verständlich erklärt. Besonders hilfreich finde ich die klare Reihenfolge. Das passt genau in meinen Alltag.
Livia G. –
Mein persönliches Highlight bei der Anleitung: Die praktischen Hinweise. Gerade bei „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ hilft mir die klare Aufbereitung, schneller zu einem konkreten nächsten Schritt zu kommen. Genau diese Mischung hatte ich gesucht.
Marlene H. –
Was mir an der Anleitung gefällt: Die Inhalte rund um „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ wirken sortiert und gut dosiert. Die Material- und Umsetzungsübersicht geben dem Ganzen einen praktischen Rahmen, ohne dass es überladen wirkt. Ich werde die Inhalte sicher noch einmal aufgreifen.
Robin C. –
Bei den Inhalten rund um „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ hat mir der rote Faden sehr geholfen. Die Anleitung führt verständlich durch die einzelnen Schritte, ohne dass ich alles auf einmal bearbeiten muss. Besonders hilfreich finde ich die verständlichen Zwischenschritte. Der Zugriff macht das regelmäßige Arbeiten leicht.
Henri S. –
Bei den Inhalten rund um „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ hat mir der rote Faden sehr geholfen. Die Anleitung führt verständlich durch die einzelnen Schritte, ohne dass ich alles auf einmal bearbeiten muss. Besonders hilfreich finde ich die Schritt-für-Schritt-Erklärungen. Die Aufbereitung wirkt angenehm unaufgeregt.
Uwe K. –
Klar erklärt und angenehm aufgebaut. Gerade bei den Inhalten rund um „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ merkt man, dass die einzelnen Punkte aufeinander aufbauen. Besonders hilfreich finde ich die Schritt-für-Schritt-Erklärungen. So macht das Durcharbeiten Spaß. Für Selbstlerner ist das angenehm gelöst.
Leonie S. –
Ich nutze die Anleitung jetzt regelmäßig. Der Zugriff ist unkompliziert, die Darstellung übersichtlich und die Inhalte rund um „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ sind verständlich vermittelt. Für mich eine gute Investition in Zeit und Lernen. Ich werde damit auf jeden Fall weiterarbeiten.
Pia R. –
Die Anleitung zu „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“: verständlich erklärt und angenehm aufgebaut. Würde ich wieder nutzen.
Milan H. –
Was ich besonders schätze, ist der ruhige Aufbau. Bei „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ wird nicht unnötig versprochen, sondern verständlich erklärt. Besonders hilfreich finde ich die verständlichen Zwischenschritte. Für mich ein klarer Treffer.
Vera E. –
Gut verständlich und ohne unnötiges Marketing formuliert. Bei „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ hätte ich gern noch mehr Anwendungsbeispiele gesehen; besonders hilfreich finde ich die Material- und Umsetzungsübersicht. Dadurch lässt sich vieles direkt nutzen. Für den ersten Durchgang reicht mir das völlig.
Cora F. –
Ich habe die Anleitung nicht an einem Stück genutzt, sondern in mehreren Etappen. Das passt gut, weil die Inhalte rund um „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ so nach und nach greifbarer werden. Besonders positiv finde ich die Material- und Umsetzungsübersicht. So kann ich Schritt für Schritt weiterarbeiten.
Helena C. –
Gut verständlich und ohne unnötiges Marketing formuliert. Bei „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ hätte ich gern noch mehr Anwendungsbeispiele gesehen; besonders hilfreich finde ich die Schritt-für-Schritt-Erklärungen. Dadurch lässt sich vieles direkt nutzen. Mit etwas eigener Initiative funktioniert das gut.
Gregor N. –
Positiv überrascht hat mich, wie praxisnah die Inhalte rund um „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ aufbereitet sind. Es hat bei mir gut funktioniert, die Schritte nacheinander abzuarbeiten. Dabei konnte ich direkt eigene Notizen beziehungsweise nächste Schritte ableiten. Die Anleitung wirkt dadurch für mich durchdacht. So habe ich einen guten nächsten Schritt.
Mareike J. –
Positiv überrascht hat mich, wie praxisnah die Inhalte rund um „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ aufbereitet sind. Es hat bei mir gut funktioniert, die Schritte nacheinander abzuarbeiten. Dabei konnte ich direkt eigene Notizen beziehungsweise nächste Schritte ableiten. Die Anleitung wirkt dadurch für mich durchdacht. Ich würde es interessierten Einsteigern empfehlen.
Dennis N. –
Bei den Inhalten rund um „VA-Vertrag für Virtuelle Assistenz“ hat mir der rote Faden sehr geholfen. Die Anleitung führt verständlich durch die einzelnen Schritte, ohne dass ich alles auf einmal bearbeiten muss. Besonders hilfreich finde ich die Schritt-für-Schritt-Erklärungen. Das passt gut zu meiner aktuellen Lernroutine.