meinOnlineBüro – Bürosoftware für Rechnungen

Mit meinOnlineBüro bringen Sie Kunden, Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Belege in einem zentralen System zusammen. Je nach Paket ergänzen Sie Bestellwesen, Lagerführung und Zeiterfassung – statt Daten zwischen mehreren Insellösungen zu übertragen. Die deutschsprachige, webbasierte Büro- und CRM-Software richtet sich an Selbstständige, Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen. Sie pflegen Ihre Kontakte, erstellen Dokumente und organisieren Ihre Büroarbeit dort, wo Sie gerade arbeiten: im Büro, unterwegs oder zu Hause.

Welches Paket von meinOnlineBüro passt zu Ihrem Arbeitsalltag?

Sie entscheiden, welchen Umfang Ihr Online-Büro benötigt. Dafür stehen vier aufeinander aufbauende Pakete bereit: das Einsteigerpaket für Freiberufler, das Businesspaket als Basic-Stufe, das Business-Plus-Paket als Business-Stufe und das Premiumpaket. Ein Wechsel zwischen den Paketen ist jederzeit möglich. So können Sie mit dem passenden Funktionsumfang beginnen und die Software anpassen, wenn Ihr Kundenstamm wächst oder weitere Mitarbeiter dazukommen.

Das Einsteigerpaket passt zu einem überschaubaren Büroalltag mit einem Benutzer und wenigen Dokumenten. Im Businesspaket arbeiten bis zu drei Benutzer mit einem größeren Kundenbestand. Ein integrierter E-Mail-Client, wiederkehrende Rechnungen, CRM mit Akquiseunterstützung und der Datev-Export für Ihren Steuerberater erweitern Ihre Möglichkeiten.

Mit dem Business-Plus-Paket organisieren Sie die Zusammenarbeit von bis zu zehn Benutzern, verwalten Kunden und Dokumente ohne Mengenbegrenzung und nutzen zusätzlich das Bestellwesen. Das Premiumpaket führt diese Funktionen mit weiteren Modulen für Waren, Zeiten, Zahlungen und Organisation zusammen. Für größere Teams sind über die 25 enthaltenen Benutzer hinaus weitere Zugänge auf Anfrage möglich.

Beim Einsteigerpaket gilt eine jährliche Bindung. Businesspaket, Business-Plus-Paket und Premiumpaket sehen dagegen keine zeitliche Bindung vor.

Sie nutzen meinOnlineBüro im Abo: Wahlweise buchen Sie monatlich oder entscheiden sich für das 12-Monats-Abo. So bestimmen Sie selbst, in welchem Rhythmus Sie die Bürosoftware einsetzen.

Wie starten Sie ohne Installation und Update-Aufwand?

Für meinOnlineBüro benötigen Sie laut Anbieter lediglich einen gängigen Browser und einen Internetzugang. Sie arbeiten auf PC, Laptop oder Tablet, ohne zunächst Software auf jedem Arbeitsplatz zu installieren. Damit bleibt Ihr Büro auch dann erreichbar, wenn Sie zwischen verschiedenen Arbeitsorten wechseln.

Updates werden automatisch eingespielt. Der Anbieter hält die Anwendung nach eigenen Angaben dabei auch hinsichtlich gesetzlicher Anforderungen aktuell. Sie müssen Aktualisierungen also nicht selbst herunterladen, installieren und auf den einzelnen Geräten verteilen. Server-Bereitstellung, Aktualisierungen und Anwenderunterstützung gehören zum Leistungsumfang.

Versteckte Kosten entstehen laut Anbieter nicht: Für Updates, Fernwartung oder Anrufe beim Support werden keine gesonderten Gebühren berechnet.

Auch vorhandene Daten müssen nicht zwangsläufig neu erfasst werden: Bereits gespeicherte Kunden- und Auftragsdaten können laut Anbieter übernommen werden, wobei Sie Unterstützung erhalten. Für spezielle Einsatzfälle ist außerdem eine lokale Intranet-Lösung auf einem Server in Ihren eigenen Räumen möglich.

Kunden, Dokumente und Mahnungen an einem Ort bearbeiten

In allen Paketen verwalten Sie Ihre Kunden zentral und nutzen die Wiedervorlage, um anstehende Kontakte und Aufgaben im Blick zu behalten. Die Dokumentaufbewahrung hält Ihre Unterlagen im System zusammen. Das schafft eine gemeinsame Grundlage für den nächsten Kundenkontakt, das nächste Angebot und die anschließende Rechnung.

Ihr geschäftlicher Auftritt bleibt dabei Ihrer: Sie verwenden Ihr eigenes Logo, Ihr eigenes Briefpapier und ein individuelles Dokumentenlayout. Dokumente und E-Mails sind werbefrei. Für den E-Mail-Versand aus der Software benötigen Sie keinen eigenen E-Mail-Client; ab dem Businesspaket steht zusätzlich ein integrierter E-Mail-Client bereit.

• Angebote und Rechnungen: Erstellen Sie Ihre Verkaufsdokumente im selben System, in dem Sie die Kundendaten pflegen.
• Lieferscheine und Gutschriften: Bilden Sie weitere Schritte Ihrer Auftragsbearbeitung mit den passenden Dokumentarten ab.
• Serienbriefe: Bereiten Sie die schriftliche Ansprache mehrerer Kontakte in der Bürosoftware vor.
• Mahnungen: Nutzen Sie das enthaltene Mahnwesen, um offene Forderungen strukturiert nachzuverfolgen.

Angebote, Rechnungen, Serienbriefe, Mahnungen und Gutschriften erzeugt meinOnlineBüro laut Anbieter als PDF. Sie versenden diese direkt aus dem Programm per E-Mail, statt zunächst Dateien in einer anderen Anwendung zusammenzustellen.

Ab dem Businesspaket erleichtern wiederkehrende Rechnungen regelmäßig anfallende Abrechnungen. Die Akquiseunterstützung hilft Ihnen, die Arbeit mit Interessenten und Kunden im CRM zu organisieren. Für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater steht der Datev-Export bereit, über den Sie die entsprechenden Daten zur Weiterverarbeitung übergeben.

Wie unterstützt Sie die Software bei der E-Rechnung?

Wenn ein Kunde eine E-Rechnung benötigt, soll daraus kein separater Arbeitsablauf entstehen. meinOnlineBüro wandelt Rechnungen laut Anbieter in das gewünschte Format um, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Anschließend versenden Sie die E-Rechnung als E-Mail-Anhang; sie wird im zugehörigen Vorgang dokumentiert.

Sie legen pro Kunde oder über eine Einstellung fest, wann automatisch eine E-Rechnung erzeugt werden soll. Damit berücksichtigen Sie unterschiedliche Anforderungen Ihrer Empfänger innerhalb derselben Software. Auch eingehende E-Rechnungen lassen sich erfassen, sodass nicht nur der Versand, sondern ebenso der Eingang elektronischer Rechnungen unterstützt wird.

Für Ihren Alltag bedeutet das: Kundenverwaltung, Rechnungserstellung, Versand und Dokumentation bleiben miteinander verbunden. Sie bearbeiten die E-Rechnung dort, wo bereits die Informationen zum Auftrag liegen.

Mit zusätzlichen Modulen Waren, Zeiten und Zahlungen organisieren

Wenn Ihre Büroarbeit über Kunden und Rechnungen hinausgeht, erweitert das Premiumpaket den gemeinsamen Arbeitsbereich. Die Module unterstützen unterschiedliche Abläufe – vom Materialbestand über die Projektzeit bis zur Provisionsabrechnung.

Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten tragen Sie direkt im System ein. Das Resturlaubskonto aktualisiert sich laut Anbieter automatisch. Dashboards zeigen Projektzeiten und Teamstunden, damit Sie sowohl einzelne Vorhaben als auch die zeitliche Auslastung Ihres Teams überblicken können.

Premium-Funktionen gezielt im Businesspaket ergänzen

Sie können einzelne Premium-Funktionen im Businesspaket zubuchen. Dazu zählen der automatisierte Rechnungslauf und erweiterte CRM-Möglichkeiten: Filtern Sie Wiedervorlagen nach Verantwortlichen, durchsuchen Sie die Kontakthistorie mit einer Volltextsuche bei E-Mails oder suchen Sie nach Themen. Selbst angelegte individuelle Datenfelder helfen Ihnen, die für Ihren Betrieb relevanten Informationen im CRM zu erfassen.

Das Modul Online Dokumente umfasst bei Zubuchung im Businesspaket 2 GB; im Premiumpaket sind 5 GB enthalten. Zusätzlichen Speicherplatz können Sie bei Bedarf ergänzen. Für besondere Anforderungen sind spezielle Datenbank-Auswertungen und individuelle Anpassungen auf Anfrage möglich.

Zeiterfassung auch eigenständig nutzen

Das Modul Zeiterfassung lässt sich zubuchen oder standalone einsetzen. In der eigenständigen Variante stehen Ihnen 50 Kontakte im CRM und 1 GB Speicher zur Verfügung. Die erweiterten CRM-Funktionen gehören zum Funktionsumfang der entsprechend ausgestatteten Bürosoftware und sind in dieser Standalone-Variante nicht enthalten. So können Sie die Zeiterfassung gezielt als eigenständigen Arbeitsbereich wählen.

Wie werden Ihre Daten gespeichert und geschützt?

meinOnlineBüro nutzt eine sichere SSL-Verschlüsselung. Ihre Daten werden laut Anbieter auf deutschen Servern gespeichert. Anwendung und Daten liegen nach dessen Angaben in Rechenzentren mit Zertifizierung nach ISO 27001, unter Berücksichtigung deutsch-europäischen Rechts und der entsprechenden Datenschutzbestimmungen.

Damit verbinden Sie den ortsunabhängigen Zugriff mit einer zentral betriebenen Anwendung. Die technische Bereitstellung und die Aktualisierungen übernimmt der Anbieter, während Sie Ihre Kunden, Dokumente und betrieblichen Abläufe über den Browser bearbeiten.

30 Tage testen und Ihre eigenen Abläufe prüfen

Sie können meinOnlineBüro 30 Tage kostenlos testen. Laut Anbieter endet der Test automatisch und ohne jegliche Verpflichtung. Zusätzlich bietet der Anbieter eine unverbindliche Online-Einführung an. So lernen Sie die Bedienung kennen und können prüfen, wie sich Ihre typischen Aufgaben in der Software abbilden lassen.

Bleiben möchten Sie nur, solange die Software zu Ihnen passt: Laut Anbieter können Sie monatlich zum Ende des gewählten Abozeitraums kündigen.

1. Den passenden Umfang bestimmen: Vergleichen Sie Benutzerzahl, Kundenmenge und Dokumentbedarf mit den vier Paketstufen.
2. Einen alltäglichen Vorgang durchspielen: Legen Sie einen Kontakt an, erstellen Sie ein Angebot oder eine Rechnung und prüfen Sie Dokumentenlayout und Versand.
3. Zusatzbedarf klären: Sehen Sie sich je nach Betrieb Bestellwesen, Zeiterfassung, Lagerführung oder erweiterte CRM-Funktionen an.
4. Den Umstieg vorbereiten: Besprechen Sie die Übernahme vorhandener Kunden- und Auftragsdaten sowie mögliche individuelle Anforderungen mit dem Anbieter.

So beurteilen Sie die Bürosoftware anhand Ihrer tatsächlichen Arbeit: Finden Sie Kundeninformationen dort, wo Sie sie brauchen? Passt die Rechnungserstellung zu Ihren Vorgängen? Welche Module erleichtern Ihrem Team den Alltag? Der Test gibt Ihnen Raum, diese Fragen praktisch zu beantworten.

Häufige Fragen zu meinOnlineBüro

Autor: rbirgmeier

Als Geschäftsführer und Gesellschafter der meinOnlineBüro GmbH steht er für digitale Büroorganisation. Mit meinOnlineBüro erhalten Gründer, Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine eine Online-Bürosoftware.

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