Decision Paper als MS Word-Vorlage von sapXPerience GmbH

Mit dem Decision Paper als MS Word-Vorlage halten Sie Projektentscheidungen so fest, dass sie auch Monate später nachvollziehbar bleiben. Statt nur das Ergebnis eines Meetings zu notieren, dokumentieren Sie Hintergrund, Anforderungen, Alternativen und Genehmigungen. Die deutschsprachige, beispielhaft ausgearbeitete Vorlage führt Sie auf 10 Seiten durch den Entscheidungsweg – bis zur Entscheidung und Unterschrift.

Warum Entscheidungen dokumentiert gehören

Entscheidungen fallen in Teammeetings, im Steering Committee (SteCo), im Manager Board oder in der Projektleitung. Wird anschließend nur das Ergebnis festgehalten, fehlen später die Grundlagen: Welche Anforderungen waren ausschlaggebend? Welche Beschränkungen mussten berücksichtigt werden? Und weshalb wurde eine bestimmte Lösung gewählt?

Der Anbieter empfiehlt, den Change Request um die dokumentierte Aufnahme der Anforderungen aller Beteiligten zu erweitern. Die Entscheidungsfindung soll dabei weitgehend analog zum Scope-Change-Prozess verlaufen – bei allen wichtigen Projektfragen. Das Entscheidungspapier verbindet diese Grundlagen mit der Empfehlung, der getroffenen Entscheidung und den Genehmigungen.

Was ohne Entscheidungspapier verloren geht:

• Der Hintergrund einer Entscheidung bleibt später möglicherweise unklar.
• Anforderungen und Beschränkungen der Interessengruppen sind nicht vollständig festgehalten.
• Die Abwägung zwischen Lösungsalternativen lässt sich nicht nachvollziehen.
• Die Zuordnung von Empfehlung, Entscheidung und Unterschriften fehlt.

Was die Word-Vorlage leistet

Sie beginnen nicht mit einem leeren Dokument. Die Word-Vorlage Decision Paper bietet eine komplette, beispielhaft ausgearbeitete Kapitelgliederung auf 10 Seiten, in die Sie Ihre Projektinhalte eintragen. Ihre Struktur stammt aus der Erfahrung mit SAP-S/4HANA-Implementierungen: Sie wurde entwickelt und weiterentwickelt, um Projekte schnell und kontrolliert aufzusetzen.

Zu den enthaltenen Formularelementen gehören ein Änderungsprotokoll (Amendment Log) mit Feldern für Titel, Dokumente und Gültigkeitsangaben sowie eine Tabelle der Interessengruppen beziehungsweise Stakeholder. Damit halten Sie nicht nur die Entscheidung selbst fest, sondern auch die beteiligten Gruppen und die Angaben zum Dokument.

Inhalt und Aufbau der 10 Seiten

Die Gliederung führt von der Ausgangslage über die Anforderungen aller Interessengruppen zu drei Lösungsalternativen. Darauf folgen Empfehlung, Entscheidung und Unterschriften. Sie dokumentieren damit nicht nur, was beschlossen wurde, sondern auch die Grundlage des Beschlusses. Die Genehmigung der Vollständigkeit hält ausdrücklich fest, dass Anforderungen und Beschränkungen abgestimmt wurden.

Die drei vorstrukturierten Lösungsalternativen schaffen Platz für eine vergleichbare Darstellung, bevor Sie Ihre Empfehlung begründen. Unterschriften der Interessengruppen und die abschließenden Genehmigungen ergänzen die inhaltliche Begründung um die formale Absicherung. So bleibt die Entscheidungsdokumentation nicht bei einer Ergebnisnotiz stehen.

Mehr Substanz als ein Change Request

Der Change Request ist laut Anbieter eher die „Spitze des Eisbergs“ im Scope-Change-Prozess. Das Decision Paper dokumentiert die wichtigen Fragen und Anforderungen dahinter. Es ergänzt den Change Request um die Entscheidungsgrundlagen: Was benötigen die Beteiligten, welche Grenzen bestehen und welche Lösungsalternativen kommen infrage?

Die Methodik überträgt die Logik des Scope-Change-Prozesses auf die dokumentierte Entscheidungsfindung. So können Sie auch wichtige Fragen außerhalb eines einzelnen Änderungsantrags nachvollziehbar bearbeiten. Der Überblick zu den wichtigsten Projektmanagement-Prozessen, Teil 2: Scope Change, ordnet diesen Zusammenhang ein.

Getroffene Entscheidungen lassen sich fortlaufend in ein zentrales Entscheidungsprotokoll (Decision Log) übertragen; das Decision Paper liefert dafür die dokumentierte Grundlage mit Hintergrund, Anforderungen, Lösungsalternativen, Empfehlung und Genehmigungen.

Für wen sich das Entscheidungspapier lohnt

Die Vorlage richtet sich an erfahrene Projektverantwortliche, Berater, Selbstständige und Unternehmen mit Dokumentations- und Genehmigungspflichten. Das Niveau ist fortgeschritten. Besonders im Umfeld großer Transformations- und SAP-S/4HANA-Projekte unterstützt die feste Struktur eine Entscheidungsdokumentation, die über den jeweiligen Sitzungstermin hinaus verständlich bleibt.

• Projektleitung und Projektverantwortliche: Sie bereiten Entscheidungen für Teammeetings, Steering Committee (SteCo), Manager Board oder Projektleitung nachvollziehbar vor und halten das Ergebnis fest.
• Berater und Selbstständige: Sie erfassen in Scope-Change- und Entscheidungsprozessen die Anforderungen aller Interessengruppen und führen diese zu vergleichbaren Alternativen und einer begründeten Empfehlung zusammen.
• Unternehmen mit Genehmigungspflichten: Sie dokumentieren neben der Entscheidung auch Vollständigkeitsgenehmigung, Unterschriften und Zulassungen im vorgesehenen Dokumentaufbau.

Auch auf Englisch im selben Format

Das Decision Paper ist auch in englischer Sprache erhältlich – ebenfalls mit 10 Seiten und derselben Dokumentstruktur. Die deutsche und die englische Fassung sind beim Anbieter gegenseitig verlinkt. Zweisprachige Projektteams können dadurch mit einem einheitlichen Aufbau arbeiten, von der Anforderungsaufnahme bis zu den Unterschriften.

Zusätzlich existiert eine beispielhafte PDF-Fassung mit dem Dateinamen Decision_Paper EN.PDF. Sie zeigt als Muster die dokumentierte Anforderungsaufnahme und macht den Aufbau vorab nachvollziehbar. Damit kennen Sie neben der Kapitelübersicht auch ein Beispiel dafür, wie die Struktur des Entscheidungspapiers ausgearbeitet ist.

Erfahrung hinter der Vorlage

Die Praxisherkunft liegt in SAP-S/4HANA-Implementierungen der sapXPerience GmbH mit Sitz in Zug. Christian Schuette, Autor der Vorlage und SAP-S/4HANA-Projektexperte, studierte an der Georg-August-Universität Göttingen und begleitet SAP-S/4HANA-Transformationsprojekte, unter anderem zu S/4HANA Public Cloud; laut LinkedIn umfasst sein Netzwerk rund 787 Follower und über 500 Kontakte.

Der einordnende Fachbeitrag wurde am 29. Oktober 2019 veröffentlicht und dokumentiert die Methodik dieses seit Jahren eingesetzten Werkzeugs. Im Projektmanagement-Blog teilt der Anbieter kostenlos Wissen aus SAP-S/4HANA-Implementierungen; Beitrag 14 erläutert die Methodik zum Decision Paper. Laden Sie die Vorlage nach dem Kauf herunter und nutzen Sie die vorbereitete Struktur für Ihre nächste Projektentscheidung.

Häufige Fragen zu Decision Paper als MS Word-Vorlage

Anbieter: sapXPerience GmbH

Wertorientierte SAP-Beratung trifft auf konkrete Projektwerkzeuge: Das Team aus Rotkreuz verbindet mehr als 25 Jahre SAP-Erfahrung des Inhabers mit elf Vorlagen und Paketen für Planung, Reporting, Entscheidungen, Prozesse und Risiken.

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