BillMatik – Restaurant-Kassensoftware

Du willst Bestellungen, Küche, Fahrer und Zahlen an einem Ort steuern? Die Restaurant-Software BillMatik bündelt diese Abläufe in einem zentralen Dashboard. Statt zwischen getrennten Bestellkanälen, Papierbons und Kreditnotizen zu wechseln, führst Du Deinen Betrieb mit einer vernetzten Cloud-Lösung im Browser – auf Tablet, Smartphone oder PC. So behältst Du vom ersten Auftrag bis zum Kassenabschluss den Überblick und erkennst, was nach Wareneinsatz und Betriebskosten tatsächlich übrig bleibt.

Ob Cloud Kitchen, Bistro, Fast-Food-Betrieb, Café, Bäckerei oder Fine Dining: BillMatik verbindet den Verkauf vor Ort mit WhatsApp-Bestellungen, Deinem eigenen Online-Shop und dem Lieferservice. Gerade wenn WhatsApp bereits zu Deinem Geschäftsalltag gehört, setzt Du damit auf einen Kanal, den Deine Gäste schon kennen. Für Restaurantketten steht in der Premium-Ausführung zusätzlich die Verwaltung mehrerer Filialen bereit.

BillMatik nutzt Du im Monatsabo: Solange Dein Abo läuft, stehen Dir Dashboard, Module und Berichte vollständig zur Verfügung, und Du kannst jederzeit kündigen.

Wie verbindet BillMatik Deine Restaurantabläufe in einem Dashboard?

Den Kern bilden neun Funktionsmodule, ergänzt um Küchendisplay, Tagesmanagement und eine umfassende Berichtssuite. Der verfügbare Umfang richtet sich nach der gewählten Ausführung. Die Module greifen ineinander: Eine Bestellung wird nicht nur erfasst, sondern kann direkt in der Küche erscheinen, Zutatenbestände verändern und in Deine Auswertungen einfließen.

Wie nimmt die KI WhatsApp-Bestellungen rund um die Uhr an?

Während Dein Team Gäste bedient und Speisen vorbereitet, kann BillMatik eingehende WhatsApp-Bestellungen bearbeiten. Die KI erkennt Kundenwünsche in Nachrichten und wandelt sie innerhalb von Sekunden in Bestellungen im Kassensystem um. Dafür muss kein Mitarbeiter jede Nachricht lesen und anschließend von Hand übertragen. Die Bestellannahme arbeitet 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche.

Alternativ teilst Du Deinen WhatsApp-Menü-Link. Darüber sehen Gäste Deine vollständige Speisekarte mit Deinem Branding, tippen die gewünschten Artikel an, füllen ihren Warenkorb und bestellen, ohne WhatsApp zu verlassen. Aus einer vertrauten Unterhaltung wird damit ein direkter Bestellweg.

Von der ersten Nachricht bis zum Feedback nach der Lieferung

Die KI unterstützt nicht nur beim Erfassen der Bestellung. Sie kann passende Ergänzungen zur aktuellen Auswahl vorschlagen und bei unvollständigen Bestellungen automatisch nachfassen. So bekommen Gäste eine einfache Möglichkeit, ihren Einkauf abzuschließen, ohne dass Dein Team jede abgebrochene Bestellung einzeln verfolgen muss.

• Gezielte Kampagnen: Sprich kürzlich aktive, länger inaktive oder besonders umsatzstarke Kundenlisten mit KI-verfassten Texten und personalisierten Angeboten an.
• Passende Zusatzempfehlungen: Ergänzende Artikel orientieren sich an der laufenden Bestellung und können den Bestellwert erhöhen.
• Automatische Nachfassnachrichten: Gäste werden an noch nicht abgeschlossene Bestellungen erinnert.
• Bewertungen nach der Lieferung: Die KI fragt Feedback ab und leitet Beschwerden direkt an Dich weiter, damit Du Dich gezielt darum kümmern kannst.

Besonders für Betriebe in Asien, Afrika und dem Nahen Osten, die Bestellungen bereits über WhatsApp organisieren, knüpft BillMatik damit an bestehende Gewohnheiten an. Deine Gäste bleiben in ihrem vertrauten Kommunikationskanal, während im Hintergrund strukturierte Bestelldaten entstehen.

Kundenkredite im Blick behalten und Stammgäste zum Wiederkommen bewegen

Offene Beträge nachvollziehbar statt im Notizbuch verwalten

Wenn Du Stammgästen Kundenkredit einräumst, legst Du für jeden Kunden ein eigenes Kreditlimit und ein Fälligkeitsdatum fest. Jede Kreditbuchung wird sofort protokolliert. Automatische WhatsApp-Erinnerungen gehen vor und nach der Fälligkeit hinaus – Du musst offene Beträge nicht mehr ausschließlich durch persönliche Nachfragen verfolgen.

Im Kredit-Dashboard siehst Du offene Salden nach Höhe sortiert. Die vollständige Historie pro Kunde zeigt Dir, wie sich ein Betrag zusammensetzt. Ergänzende Berichte zur Altersstruktur der Forderungen, sogenannte Aging-Reports, machen sichtbar, welche Beträge schon länger offen sind. So kannst Du Deine Aufmerksamkeit auf die Konten richten, bei denen Handlungsbedarf besteht.

Punkte sammeln, mit einem Tipp einlösen und Freunde einladen

Das integrierte Treueprogramm schreibt Punkte bei jedem Kassenabschluss sofort gut – sowohl bei Online-Bestellungen als auch im Laden. Beim nächsten Einkauf lassen sich diese mit einem Tipp an der Kasse einlösen. Der entsprechende Rabatt wird direkt berechnet; Dein Team braucht keine manuelle Nebenrechnung.

Wie schnell Gäste Punkte sammeln und ab welcher Schwelle sie diese einlösen können, bestimmst Du im Dashboard. Punkteraten und Einlöseschwellen lassen sich jederzeit anpassen. Der aktuelle Punktestand erscheint außerdem in jeder WhatsApp-Bestellbestätigung und erinnert Gäste an ihr vorhandenes Guthaben.

Auch ein Kundenempfehlungsprogramm ist integriert: Jeder Kunde erhält einen eigenen Empfehlungslink. Das System verfolgt Empfehlungen automatisch, und sowohl der empfehlende als auch der neu gewonnene Kunde erhalten die von Dir festgelegte Prämie. Die Treuefunktionen sind direkt mit dem Kassensystem verbunden; eine separate Drittanbieter-App ist dafür nicht nötig.

Wie verkaufst Du unter eigener Marke und behältst die Kontrolle?

Dein eigener Online-Shop gibt Deinen Gästen einen direkten Weg zu Deinem Restaurant. BillMatik stellt dafür eine gebrandete Website und App bereit. Du trittst unter Deiner Marke und Deiner eigenen Webadresse auf, nimmst Bestellungen von überall entgegen und baust eine Kundendatenbank auf, die bei Deinem Restaurant bleibt – nicht bei einer Lieferplattform.

Lieferplattformen behalten laut Anbieter MentorSuccess häufig 25–30 % Provision je Bestellung ein. Bei Bestellungen über Deinen eigenen Online-Shop mit BillMatik fällt dagegen keine Bestellprovision an. Auch seitens des Anbieters werden keine Transaktionsgebühren erhoben. Damit schaffst Du einen direkten Verkaufskanal, bei dem die Beziehung zum Gast in Deiner Hand liegt.

Zahlungen und Steuern passend zu Deinem Standort organisieren

Du kannst Deine bevorzugte Zahlungsanbindung selbst wählen, statt an einen bestimmten Dienst gebunden zu sein. Unterstützt werden gängige Gateways, lokale Bankanbindungen, Mobile Wallets, QR-Zahlungen, Banküberweisungen und Nachnahme. Die Vorgänge verwaltest Du gemeinsam im Dashboard.

BillMatik unterstützt den Verkauf in Deiner Landeswährung, darunter USD, EUR, GBP, PKR, NGN und AED. Das erleichtert den Betrieb mit vertrauten Werten ohne unerwartete Währungsumrechnung im Verkauf. Steuersätze hinterlegst Du pro Artikel oder Kategorie; beim Kassenabschluss werden sie automatisch berechnet.

Küche, Lieferfahrer und Zutaten ohne Medienbrüche koordinieren

Alle Bestellungen auf einem Küchenbildschirm

Das integrierte Küchendisplay, kurz KDS, führt Bestellungen aus Kassensystem, WhatsApp, QR-Bestellung und Online-Shop in Echtzeit zusammen. Deine Küche sieht die Auftragsdetails an einem Ort, statt während der Rush Hour Papierbons aus mehreren Quellen sortieren zu müssen.

Farbcodierte Prioritäten und Zeitalarme zeigen, welche Aufträge Aufmerksamkeit brauchen. Sobald ein Gericht fertig ist, genügt ein Tipp auf Ready: Fahrer oder Kunde werden sofort benachrichtigt. Das Küchendisplay läuft auf jedem Bildschirm und benötigt keine spezielle Hardware.

Auch die QR-Bestellung am Tisch leitet die Auswahl unmittelbar an die Küche weiter. Das reduziert Übertragungsfehler bei der Bestellaufnahme und beschleunigt den Service, während Gäste ihre Auswahl selbst in Ruhe treffen können.

Lieferungen zuweisen und Fahrer-Bargeld nachvollziehen

Aus dem Kassensystem weist Du eine Lieferung mit einem Klick einem Fahrer zu. Jeder Fahrer sieht seine Aufträge, Routendetails und eingesammelten Nachnahmebeträge im eigenen Dashboard. Nachnahme wird häufig als COD abgekürzt. Fahrer markieren abgeschlossene Lieferungen und buchen das kassierte Bargeld selbst ein; auch automatisierte Auszahlungen werden unterstützt.

Dein Manager-Dashboard zeigt in Echtzeit, welcher Fahrer wie viel Bargeld schuldet. Damit bleibt der Zusammenhang zwischen ausgelieferter Bestellung und Bargeldbestand bis zum Schichtende sichtbar. Kunden erhalten automatisch einen Live-Tracking-Link und können den Verlauf ihrer Lieferung verfolgen.

Für Deine Liefergebiete richtest Du mehrere Zonen mit unterschiedlichen Liefergebühren und Mindestbestellwerten ein. Die Gebühren werden dynamisch angezeigt. Bestellungen außerhalb der unterstützten Gebiete blockiert das System automatisch – so entstehen keine Aufträge für Strecken, die Dein Team gar nicht bedient.

Den Wareneinsatz bis zur einzelnen Zutat kennen

In der Rezeptverwaltung verknüpfst Du jedes Gericht mit Zutaten und Portionsgrößen. Sobald eine Bestellung eingeht, zieht BillMatik die benötigten Mengen automatisch vom Lagerbestand ab. Warnungen bei niedrigen Beständen helfen Dir, rechtzeitig nachzubestellen.

Gleichzeitig verfolgst Du die Zutatenkosten pro Rezept und damit die tatsächlichen Kosten jedes Gerichts. Schwund und Verschwendung werden sichtbar. Du kannst den Wareneinsatz dem Verkaufspreis gegenüberstellen und erkennst genauer, welche Gerichte Deine Marge tragen.

Jeden Tag sauber eröffnen, abschließen und Deinen Gewinn erkennen

Ein voller Gastraum allein sagt noch nicht, wie erfolgreich Dein Tag war. Das sessionbasierte Tagesmanagement gibt Deinen Abläufen einen klaren Anfang und Abschluss. So werden Verkäufe, Bargeld und Ausgaben nicht erst am Abend aus mehreren Quellen zusammengesucht.

1. Tageseröffnung: Du setzt den Kassenstartbestand, erfasst den Personal-Check-in und bestätigst die Inventurbestände. Alles wird vor der ersten Bestellung mit Zeitstempel dokumentiert.
2. Laufender Betrieb: Verkäufe, Zahlungen, Nachnahmen, Rückerstattungen und Ausgaben werden innerhalb der Session in Echtzeit erfasst.
3. Tagesabschluss: BillMatik erzeugt automatisch eine Übersicht mit Gesamtumsatz, Kassenbestand, Ausgaben sowie Gewinn oder Verlust. Du schließt die Session und überträgst in den nächsten Tag – ohne manuelles Zusammenrechnen.

Für Schichtbetriebe und Restaurants mit 24-Stunden-Betrieb werden mehrere Sessions unterstützt. Historische Session-Berichte bleiben jederzeit abrufbar. Dadurch kannst Du nicht nur einen ganzen Geschäftstag betrachten, sondern auch einzelne Betriebsabschnitte nachvollziehen.

Umsatz, Wareneinsatz und Betriebskosten gemeinsam auswerten

Das Echtzeit-Gewinn-Dashboard bringt Erlöse, Wareneinsatz und Betriebskosten zusammen. Ausgaben ordnest Du Kategorien zu, Steuern werden mitgeführt, und die Kosten eines Gerichts lassen sich seinem Verkaufspreis gegenüberstellen. Auswertungen nach Kategorie, Bestellkanal oder Gericht zeigen Dir, wo Dein Ergebnis entsteht.

Berichte zu Umsatz, Gewinn, Ausgaben, Steuern und Kundenverhalten kannst Du nach Tag, Woche oder Monat erstellen. Periodenvergleiche für Wochen, Monate und Jahre helfen dabei, Entwicklungen zu erkennen und Entscheidungen auf konkrete Zahlen zu stützen.

• Verkaufsberichte: Umsätze nach Artikel, Kategorie und Kanal nachvollziehen.
• Lager- und Verschwendungsberichte: Warenbewegungen und Verluste genauer untersuchen.
• Personal- und Fahrerberichte: Leistungen, Lieferungen und Nachnahmebeträge auswerten.
• Kreditberichte: Offene Salden und die Altersstruktur Deiner Forderungen prüfen.
• Treue- und Empfehlungsberichte: Punkteeinlösungen und Kundenempfehlungen verfolgen.

Bestellungen, Kundendaten und Lagerbestände exportierst Du mit einem Klick als CSV; Berichte stehen auch als PDF bereit. Alle Exporte lassen sich nach Zeitraum filtern. Zusätzlich ist eine vollständige Sicherung Deiner Restaurantdaten möglich – für Deine Buchhaltung, eigene Analysen und eine nachvollziehbare Dokumentation.

Wie startest Du mit BillMatik in unter 30 Minuten?

BillMatik ist auf eine Einrichtung in unter 30 Minuten ausgelegt. Ein geführter Assistent führt Dich durch die wichtigsten Schritte, damit aus Deiner Speisekarte, Deinen Lieferregeln und Deinem Team ein zusammenhängender Arbeitsablauf wird.

1. Betrieb einrichten: Lege Dein Konto an und hinterlege Speisekarte, Branding, Liefergebiete und Mitarbeiter. Verbinde anschließend Deine bevorzugte Zahlungsanbindung.
2. WhatsApp verbinden: Verknüpfe Deine WhatsApp-Business-Nummer. Die KI kann danach Bestellungen entgegennehmen, Deinen Menü-Link teilen und Marketing-Kampagnen ausführen. Küchendisplay und Fahrer-App werden im entsprechenden Funktionsumfang automatisch aktiviert.
3. Den Restaurantalltag steuern: Nimm Bestellungen an, eröffne und schließe Sessions und verfolge Verkäufe sowie Ausgaben im gemeinsamen Dashboard.

Für wachsende Restaurantketten bietet die Premium-Ausführung neben der Mehrfilialverwaltung unter anderem eine White-Label-Option, individuelle Integrationen, erweiterte KI-Segmente, eigene Treueregeln und Unternehmensberichte. So lässt sich der Funktionsumfang an die Organisation Deines Betriebs anpassen.

Der entscheidende Nutzen im Alltag: Deine Bestellungen, Kundenbeziehungen und Betriebszahlen stehen nicht länger nebeneinander. Sie greifen ineinander – damit Du weniger übertragen und nachrechnen musst und Deinen Betrieb mit einem klareren Überblick führst.

Inhalt und Aufbau im Überblick

Häufige Fragen zu BillMatik