Billfix – Lokale Fakturasoftware

Du willst deine Rechnungen endlich unabhängig und auf deinem eigenen Rechner schreiben? Dann bist du hier richtig. Billfix, das Rechnungsprogramm für Windows, verbindet gesetzeskonforme E-Rechnungen mit Mahnwesen, Teilzahlungen, Kundenkartei und einem fertig sortierten Ordner fürs Steuerbüro. Du arbeitest auf Deinem PC mit Windows 10/11, in deutscher Sprache und vollständig lokal. Deine Kunden- und Umsatzdaten bleiben bei Dir. Das passt zu Solo-Selbstständigen und kleinen Betrieben, die ihre Rechnungen zuverlässig erledigen möchten – auch bei nur wenigen Rechnungen im Monat. Billfix kaufst Du einmal und nutzt es danach uneingeschränkt weiter – ohne Abo, ohne monatliche Verlängerung, ohne Aktivierung, ohne Konto und ohne Zeitschloss.

Kommt Dir das bekannt vor?

Dein Rechnungsprogramm wird jedes Jahr teurer. Funktionen, die gestern noch enthalten waren, stecken heute im nächstgrößeren Tarif. Für die E-Rechnung sollst Du erneut aufrüsten – dabei schreibst Du vielleicht fünf Rechnungen im Monat. Und Deine sensibelsten Geschäftsdaten, also wer Deine Kunden sind und was Du verdienst, liegen auf dem Server eines Anbieters. Billfix dreht das um: Du arbeitest lokal auf Deinem eigenen Rechner.

Mit Billfix bist Du auf die E-Rechnung vorbereitet

Eine Rechnung soll für Deinen Kunden gut lesbar sein und sich in dessen Buchhaltung direkt verarbeiten lassen. Billfix erledigt beides in einem Schritt: Jede Rechnung entsteht automatisch als ZUGFeRD-PDF nach der EU-Norm EN 16931. Die sichtbare Rechnung enthält zugleich die maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Du musst dafür kein zweites Dokument von Hand erstellen.

Die technische Basis bilden ZUGFeRD 2.x und XRechnung 3.x. Auch die XRechnung für Behörden ist enthalten. Damit deckt Billfix die Anforderungen der ab 2027/2028 geltenden E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab. Du kannst Deinen Rechnungsablauf schon jetzt darauf ausrichten.

GiroCode: Überweisen ohne Abtippen

Auf jeder Rechnung steht ein GiroCode. Dein Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App. IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind bereits ausgefüllt. Das macht die Überweisung bequemer und erspart die manuelle Übertragung der Rechnungsdaten. Für den GiroCode fallen keine Gebühren an.

Dienstleistungen für Kunden im Ausland abrechnen

Du coachst einen Kunden in der Schweiz oder berätst ein Unternehmen im EU-Ausland? Billfix erkennt anhand des Kundenlands den passenden Steuerfall. EU-Geschäftskunden mit USt-IdNr. erhalten eine Reverse-Charge-Rechnung. Für Kunden in der Schweiz und anderen Nicht-EU-Ländern erstellt das Programm eine Rechnung ohne deutsche USt – jeweils mit den erforderlichen Pflichthinweisen.

Die Funktion ist auf Dienstleistungen wie Coaching und Beratung ausgelegt. An Meldepflichten wie die Zusammenfassende Meldung erinnert Dich Billfix an der passenden Stelle. Die Einzelheiten für Deinen Fall klärst Du mit Deiner Steuerberatung. Warenversand ins Ausland gehört zu einem anderen Arbeitsbereich und wird hier nicht abgebildet.

Zahlungseingänge, Mahnungen und Korrekturen bleiben übersichtlich

Eine offene Rechnung soll nicht aus dem Blick geraten. Billfix erstellt Zahlungserinnerungen sowie die erste und zweite Mahnung im gleichen Design wie Deine Rechnung. Das Programm merkt sich, welche Mahnstufe fällig ist. So setzt Du die Bearbeitung dort fort, wo Du zuletzt aufgehört hast.

Geht ein Rechnungsbetrag in mehreren Teilzahlungen ein, erfasst Du jede Zahlung mit Datum. Billfix berechnet den offenen Restbetrag automatisch. Bis zum vollständigen Ausgleich bleibt der Status „teilbezahlt“ sichtbar. Du erkennst damit unmittelbar, was bereits eingegangen ist und welcher Betrag noch fehlt.

Für Korrekturen erzeugst Du per Klick eine Stornorechnung mit eigener Nummer. Auch geplatzte Termine und No-Shows lassen sich ausbuchen. Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten, statt aus Deiner Dokumentation zu verschwinden.

Festgeschriebene Rechnungen sind technisch unveränderbar. Jede Aktion wird protokolliert. Dieser Ablauf unterstützt die GoBD-Grundsätze einer fortlaufenden, lückenlosen und nachvollziehbaren Dokumentation.

Artikel, Kunden und Steuerbüro-Unterlagen einmal sauber organisieren

Billfix konzentriert sich auf Deine Ausgangsrechnungen. Die angezeigten Rechnungszahlen stammen aus den Rechnungen, die Du selbst erstellt hast. Damit bleibt der Arbeitsbereich klar: Du schreibst Rechnungen, verfolgst ihren Status und stellst die dazugehörigen Unterlagen bereit.

Produkte und Leistungen schnell wiederverwenden

Im Artikelstamm legst Du Produkte und Leistungen einmal an oder importierst sie per CSV/Excel. Beim Rechnungschreiben findest Du den passenden Eintrag über die Suche und übernimmst ihn mit den hinterlegten Angaben. Wiederkehrende Leistungen musst Du so nicht jedes Mal neu eintippen.

Die Artikelnummer erscheint sowohl auf dem PDF als auch im offiziellen Feld der E-Rechnung. Deine Positionen bleiben dadurch für den Empfänger sichtbar und maschinell zuordenbar.

Den fertigen Ordner ans Steuerbüro weitergeben

Mit einem Klick stellt Billfix alle festgeschriebenen Rechnungen zusätzlich als Kopie bereit – nach Jahr und Monat sortiert, mit Inhaltsverzeichnis und Monatssummen. Dazu kommt das Rechnungsausgangsbuch als CSV. Du gibst einen geordneten Ordner weiter, statt zum Monats- oder Jahresende einzelne Dateien zusammenzusuchen.

Eingangsbelege und Kontoauszüge übergibst Du wie gewohnt direkt an Dein Steuerbüro. So bleiben Ausgangsrechnungen und die weitere Buchhaltung klar getrennt.

Deine Daten bleiben lokal – und der Umstieg bleibt überschaubar

Billfix verbindet sich mit keinem Server und funktioniert vollständig ohne Internet. Alle Daten liegen in einem normalen Ordner auf Deinem PC. Du kannst ihn jederzeit einsehen, kopieren und sichern. Für ein Backup kopierst Du diesen Ordner; zusätzlich erstellt Billfix täglich automatisch eine lokale Sicherung.

Für den Umstieg ziehst Du Deine Kundenliste als CSV/Excel und bisherige Rechnungen als PDF, CSV oder Excel per Drag-and-drop in das Programm. Die Spalten werden automatisch erkannt. Dein vorhandener Nummernkreis läuft nahtlos weiter. Auch später kannst Du weitere Plattform-Rechnungen dazuladen.

Deine Rechnung trägt Deinen eigenen Look

Mit Deinem Logo, Deinen Farben und eigenen Textbausteinen gestaltest Du Rechnungen, die zu Deinem Betrieb passen. Artikelnummern und GiroCode sind ebenso dabei wie die unsichtbar eingebetteten Daten der E-Rechnung. Dein Kunde bekommt ein übersichtliches Dokument mit Deinem Briefkopf.

Den Kleinunternehmer-Modus nach § 19 UStG aktivierst Du per Häkchen. Außerdem kann Dein AGB-Link auf jeder Rechnung klickbar erscheinen. So verbindest Du Deinen individuellen Auftritt mit den Funktionen für den Rechnungsalltag.

In drei Schritten zur ersten Rechnung

Laut Anbieter ist Billfix in zehn Minuten einsatzbereit. Vorkenntnisse brauchst Du nicht. Der Start führt Dich direkt von den Firmendaten zur ersten Rechnung:

1. Entpacken und doppelklicken: Eine Installation oder ein Konto ist nicht erforderlich. Billfix öffnet sich im Browser, arbeitet aber vollständig auf Deinem Rechner.
2. Den Willkommens-Assistenten durchgehen: Du hinterlegst Logo, Farben und Firmendaten. Auf Wunsch ziehst Du vorhandene Kunden und Rechnungen direkt hinein.
3. Die erste Rechnung schreiben: Du wählst den Kunden, ergänzt die Positionen und stellst die Rechnung fertig. Anschließend liegt die E-Rechnung als PDF vor.

Der Browser dient dabei nur als Oberfläche. Deine Daten werden dadurch nicht zu einem Onlinedienst übertragen.

Das bekommst Du für Deinen Rechnungsalltag

Du erhältst Billfix Version 1.6, Stand 2026, mit 14 Funktionsbereichen als Sofort-Download mit etwa 29 MB. Die deutschsprachige Anwendung ist für Windows 10/11 vorgesehen und läuft ohne Aktivierung, ohne Konto und ohne Zeitschloss. Es handelt sich um einen Einmalkauf: Du kaufst Billfix einmal und nutzt es danach uneingeschränkt weiter – ohne Abo und ohne monatliche Verlängerung.

• Rechnungen und E-Rechnungen: ZUGFeRD-PDF und XRechnung auf Basis der EN 16931, ergänzt um GiroCode und Auslandsrechnungen für Dienstleistungen.
• Bearbeitung nach dem Versand: Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Teilzahlungen, Stornorechnungen und das Ausbuchen von No-Shows.
• Organisation im Alltag: Artikelstamm, frei gestaltbare Kundenkarten, zwei getrennte Gewerbe und der vorbereitete Ordner fürs Steuerbüro.
• Ausführliche PDF-Anleitung: Die Einrichtung wird in einem Drei-Minuten-Ablauf beschrieben. Typische Fragen und Problemlösungen sind ebenfalls enthalten.
• Vorlage für die Verfahrensdokumentation: Du erhältst eine Grundlage, um Deinen eigenen Ablauf zu dokumentieren.

Die Anwendung ist digital signiert. Windows zeigt „HEADUPHIGH GmbH“ als geprüften Herausgeber an. Laut Anbieter ist Olga Reyes-Busch Gründerin und CEO des Unternehmens.

Falls sich gesetzliche Rechnungsformate künftig ändern, erscheint eine neue Produktversion. Ob Du auf diese wechselst, entscheidest Du selbst.

Inhalt und Aufbau im Überblick

Häufige Fragen zu Billfix