Project Planning-Paket – Projektplan-Vorlagen für Excel

Sie wollen mit dem Project Planning-Paket eine Einführung an mehreren Sites bis zum Go-Live planen, ohne den Projektplan selbst aufzubauen? Sie starten mit einem realen Beispielplan: fast 1.600 Schritte für fünf Sites, verfügbar in MS Excel und MS Project. Die Meilensteinplanung in MS PowerPoint ergänzt die operative Planung um eine Roadmap für Ihr Reporting.

Was steckt im Project Planning-Paket?

Das deutschsprachige digitale Vorlagenpaket verbindet drei Werkzeuge für Ihre SAP-Projektplanung: ASAP MS Project Plans für Feinplanung und Fortschrittskontrolle, eine Meilensteinplanung in MS Excel und eine Meilenstein-Roadmap in MS PowerPoint. Damit bearbeiten Sie die operative Planung und die verdichtete Darstellung für das Management mit passenden Vorlagen.

Das Kernstück ist ein Beispiel-Projektplan aus einem real durchgeführten früheren Projekt. Sie erhalten also eine bereits ausgearbeitete Projektstruktur, die Sie auf Ihre Einführung übertragen können. Dieser Musterplan liegt in zwei Formaten vor: als MS-Excel-Datei mit der Endung .xlsx und im MS-Project-Format MSP mit der Dateiendung .mpp.

Inhalt und Aufbau

Als kostenloser Begleitinhalt gehört der ausführliche Fachbeitrag Nr. 13 zur Meilenstein- und Terminplanung sowie Fortschrittskontrolle dazu. Nach dem Kauf erhalten Sie das Paket als Download einer ZIP-Datei.

Wie starten Sie mit einem vollständigen Plan für mehrere Standorte?

Ein tragfähiger Projektplan beginnt mit der Frage, welche Aufgaben überhaupt berücksichtigt werden müssen. Hier setzen die Vorlagen an: Der reale Beispielplan enthält insgesamt fast 1.600 Schritte und bildet alle bei der damaligen Einführung an fünf Sites zu beachtenden Schritte ab. Sites sind die einzelnen Standorte Ihrer Einführung. Sie prüfen und adaptieren eine vorhandene Struktur, statt diese von Grund auf zusammenzustellen.

Der konkrete Nutzen liegt im Zusammenhang der Aufgaben: Sie betrachten die Arbeitspakete bis zur produktiven Inbetriebnahme, dem Go-Live, innerhalb eines durchgeplanten Beispiels. Das gibt Ihnen eine belastbare Ausgangsbasis, um die Anforderungen Ihres eigenen Projekts einzuarbeiten.

Auch wenn Ihre Einführung mehr oder weniger als fünf Standorte umfasst, dient die Fünf-Site-Logik als übertragbares Muster. Sie passen die Standortstruktur an Ihren Rollout an, also an die Einführung über mehrere Standorte hinweg. Der Anbieter adressiert ausdrücklich, wie sich Termine und Einsätze standortübergreifend transparent darstellen lassen.

Das Paket richtet sich an fortgeschrittene Projektverantwortliche, Projektleiter, PMO-Mitarbeiter und Berater, die SAP- beziehungsweise S/4HANA-Einführungen planen und steuern. Besonders angesprochen sind MS-Project- und Excel-Anwender, die einen ausgearbeiteten Beispielplan als Basis für ihre eigene Planung suchen.

Wie passen Sie die Planung an Ihre Projektdauer und Werkzeuge an?

Ihr Zeitrahmen steht bereits fest? Laut Anbieter enthalten die MS-Project-Pläne Vorlagen mit unterschiedlichen Projektlaufzeiten. Sie wählen die Variante, die zu Ihrer vorgesehenen Dauer passt, und richten darauf Ihre projektspezifische Planung aus. So verbinden Sie eine vorhandene Struktur mit dem Zeitrahmen Ihrer Einführung.

Beim Beispielplan können Sie zwischen MS Excel und MS Project wählen. Sie arbeiten damit im Werkzeug, das in Ihrem Projekt gesetzt ist. Die Excel-Fassung macht den ausgearbeiteten Plan in einer Tabellenumgebung verfügbar; die MS-Project-Fassung dient als Grundlage für die detaillierte Terminplanung und Fortschrittskontrolle.

Wie behalten Sie Projektfortschritt, Verantwortlichkeiten und Aufwände im Blick?

Ein Projektplan muss auch während der Umsetzung Orientierung geben. Die MS-Project-Pläne sind laut Anbieter deshalb ausdrücklich für Detailplanung und Projektfortschrittskontrolle ausgelegt. Sie nutzen die Aufgabenstruktur nicht nur zur Vorbereitung, sondern auch als Bezugspunkt für die laufende Statusverfolgung.

Zum beschriebenen Vorgehen gehört ein Update-Zyklus zwischen MS Project und Excel: Planungsdaten werden nach Excel exportiert und Aktualisierungen anschließend wieder nach MS Project importiert. Damit können Sie die Fortschrittsrückmeldung über beide Werkzeuge organisieren und in Ihre laufende Plankontrolle einbeziehen.

Für die Zuordnung von Verantwortlichkeiten und die Dokumentation von Aufwandsschätzungen stehen zusätzliche Text- und Zahlenspalten bereit. Laut Anbieter sind diese bewusst so angelegt, dass sie die Terminberechnung des Projektplans nicht beeinflussen. Sie halten damit ergänzende Steuerungsinformationen am Plan fest, ohne durch diese Einträge die berechneten Termine zu verändern.

Gerade bei mehreren Sites ist diese Trennung hilfreich: Wer eine Aufgabe verantwortet und welcher Aufwand dafür geschätzt wird, bleibt neben der zeitlichen Planung nachvollziehbar dokumentiert.

Wie machen Sie Ihre Meilensteine direkt für das Reporting nutzbar?

Für die Steuerung im Detail benötigen Sie einzelne Aufgaben. Für das Management benötigen Sie den Überblick über die entscheidenden Etappen. Die Meilensteinplanung spannt dafür den Bogen von der Festlegung der Baseline-Prozesse bis zum Go-Live. Baseline-Prozesse bilden dabei die festgelegte Prozessgrundlage Ihrer Einführung.

So müssen Sie für die Managementdarstellung nicht bei einer leeren Präsentationsfolie beginnen. Sie übernehmen eine vorhandene Meilensteinlogik und bereiten die Etappen Ihrer Einführung in einer dafür vorgesehenen Darstellung auf.

Welches Vorgehen unterstützt Sie auf dem Weg zum „boring Go Live“?

Die MS-Project-Vorlagen knüpfen an die Projektplan-Vorlagen an, die SAP im Rahmen von Accelerated SAP (ASAP) bereitgestellt hat. Diese Methodik ist ein etabliertes Standardvorgehen für SAP-Einführungen. Ihre Planungsbasis orientiert sich damit an einer eingeführten methodischen Struktur.

Wie Sie Meilensteine, Termine und Fortschrittskontrolle praktisch zusammenführen, erläutert der ausführliche Fachbeitrag Nr. 13. Er gehört als kostenloser Begleitinhalt zum Paket und ergänzt die Vorlagen um praktische Umsetzungstipps für SAP-Projekte.

Zusätzlich verweist sapXPerience im Fachbeitrag zur sicheren und effizienten S/4HANA-Implementierung ausdrücklich auf die Dateien „SAMPLE_Projektplan_Aktuell.mpp“ beziehungsweise „SAMPLE_Projektplan_Aktuell.xlsx“ aus dem Paket. Der Musterplan dient dort dazu, die Empfehlungen anhand einer konkreten Planung nachzuvollziehen.

Das erklärte Ziel des Anbieters ist ein „boring Go Live“: eine reibungslose, effektive und kosteneffiziente Inbetriebnahme. Die detaillierte Planung, die Fortschrittskontrolle und die übersichtliche Meilensteindarstellung unterstützen Sie dabei, auf dieses Ziel hinzuarbeiten.

Sichern Sie sich das Project Planning-Paket und starten Sie Ihre Planung mit einem fertigen Musterplan, den Sie auf Ihre Standorte, Ihre Projektdauer und Ihre Einführung ausrichten.

Häufige Fragen zu Project Planning-Paket

Anbieter: sapXPerience GmbH

Wertorientierte SAP-Implementierung und über 20 Jahre Erfahrung in der SAP-Projektleitung prägen das Unternehmen aus Rotkreuz. Kunden erhalten Beratung und digitale Arbeitsmittel wie Project Status Report (ppt) und Project Planning-Paket.

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