ZahlPro Rechnungssoftware – Faktura ohne Abo

Sie möchten Angebote und Rechnungen schnell schreiben und Ihre Daten auf dem eigenen Rechner behalten? ZahlPro ist eine lokal installierte Windows-Rechnungssoftware ohne Abo für Selbstständige, Handwerker, kleine Unternehmen und Vereine. Die Vollversion mit rund 18 Funktionsbereichen arbeitet 100 % offline, erstellt E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD und unterstützt eine GoBD-gerechte Archivierung. So bleibt Ihre Fakturierung in Ihrer Hand.

Warum gehören Ihre Daten auf Ihren Rechner?

Kundenadressen, Rechnungen und Geschäftsdokumente sind sensible Daten. ZahlPro speichert sie auf Ihrem eigenen Gerät: keine Cloud, keine externen Server, keine Datensynchronisation. Sie arbeiten ohne permanente Internetverbindung und wissen, wo Ihre Daten liegen. Das schafft Kontrolle bei Datenschutzfragen rund um die DSGVO, ersetzt aber nicht Ihre eigenen Datenschutzpflichten.

Laut AGB des Anbieters ist Wolfgang Hübner IT-Beratung & Services Ihr Anbieter und Vertragspartner; Sie erhalten eine Lizenz zur Nutzung der Software vollständig lokal auf Ihrem Gerät. Die Vollversion lässt sich dauerhaft und uneingeschränkt nutzen. Kein Abo, keine künstlichen Funktionsgrenzen – Ihre tägliche Rechnungsarbeit bleibt ohne laufende Bindung.

Angebot, Rechnung, Archiv – in 6 Schritten

Ein Auftrag beginnt mit Kundendaten und endet mit einer nachvollziehbar abgelegten Rechnung. ZahlPro verbindet diese Stationen in einem Arbeitsablauf. Statt dieselben Angaben mehrfach einzutippen, verwenden Sie bereits erfasste Daten weiter. So führen sechs Schritte vom ersten Angebot bis ins Archiv:

1. Kunde anlegen: Kundendaten einmal erfassen und für weitere Dokumente wiederverwenden.
2. Angebot erstellen: Leistungen und Positionen zusammenstellen, bearbeiten und speichern.
3. Angebot als PDF versenden: Das fertige Dokument exportieren und an Ihren Kunden übermitteln.
4. Angebot bestätigen: Die Zusage erfassen und den Status im System aktualisieren.
5. In eine Rechnung umwandeln: Das Angebot automatisch weiterverarbeiten, ohne Positionen erneut einzugeben.
6. Rechnung erstellen und archivieren: PDF und E-Rechnung erzeugen und revisionssicher ablegen.

Laut Anbieter-Hilfeseite übernimmt ZahlPro beim Umwandeln eines Angebots per Klick sämtliche Positionen in die Rechnung. Rechnungsnummer, PDF-Erstellung und Statusverwaltung gehören zum Ablauf. Kundendaten rufen Sie mit wenigen Klicks auf; Textbausteine halten wiederkehrende Leistungen, Preise und Standardtexte bereit.

Ihre PDFs enthalten Briefkopf, Logo, Positionen und Footer, also die Fußzeile des Dokuments. Damit erhalten Angebot und Rechnung ein einheitliches Erscheinungsbild, ohne dass Sie jedes Dokument neu gestalten müssen. Nutzen Sie ZahlPro für den durchgängigen Weg vom Angebot zur Rechnung – uneingeschränkt und ohne Abo.

E-Rechnung ohne technisches Vorwissen

Für Geschäftskunden im B2B-Bereich und Behörden erstellt ZahlPro E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD (PDF/A-3) nach EN16931, der europäischen Norm für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD verbindet ein menschenlesbares PDF mit maschinell verarbeitbaren XML-Rechnungsdaten. Sie müssen diese technischen Dateien nicht selbst aufbauen.

Direkt nach der Erstellung prüft der Mustang Validator jede erzeugte E-Rechnung automatisch; das Ergebnis erscheint sofort. Laut Entwicklerangaben ist diese Prüfung intern eingebaut und läuft ohne Wechsel in ein anderes Programm. Fehlerhafte XML-Strukturen und fehlende Pflichtangaben werden erkannt, bevor Sie das Dokument weitergeben.

Alle benötigten Komponenten sind enthalten. Sie müssen keine zusätzliche Java-, PDF- oder Validierungssoftware installieren; ZahlPro ist direkt nach der Installation einsatzbereit. Der Download ist mit einer digitalen Signatur von SSL.com versehen. Auch geeignete Kreditoren-PDFs, also Lieferantenrechnungen, lassen sich in ZUGFeRD-E-Rechnungen überführen.

Für die begleitende Kommunikation steht das Anschreiben-Tool bereit. Mit optimierten Geschäftsvorlagen erstellen Sie professionelle Begleitschreiben zu Angeboten und Rechnungen und geben sie als PDF aus. Das erspart das wiederholte Kopieren von Texten und hält Ihre Korrespondenz einheitlich – ohne Zusatzprogramm.

Was steckt in ZahlPro?

Offene Rechnungen, Zahlungsstände und Forderungen bleiben übersichtlich nachvollziehbar. Für Kleinunternehmer berücksichtigt ZahlPro §19 UStG automatisch und setzt die korrekten Hinweise auf die Dokumente. Ihr eigenes Firmenlogo und individuelle Firmendaten erscheinen in allen Dokumenten – damit auch eine kleine Organisation einheitlich auftritt.

Das Dashboard zeigt laut Anbieter Rechnungen, Angebote, Umsatz, Mahnstufen, E-Rechnungen und Archivierung auf einen Blick. Überfällige Rechnungen sowie die Mahnstufen 1 bis 3 werden automatisch ausgewertet. Erkannte ZUGFeRD-, Factur-X- und XML-E-Rechnungen zählt und analysiert es ebenfalls automatisch; Factur-X ist ein weiteres hybrides E-Rechnungsformat. Auch diese Übersicht arbeitet vollständig lokal.

Sicher dokumentiert für die Betriebsprüfung

Bei einer Prüfung zählt nicht nur das fertige Dokument, sondern auch dessen Nachvollziehbarkeit. ZahlPro unterstützt eine GoBD-gerechte Arbeitsweise durch revisionssichere Archivierung mit Zeitstempel und Prüfsumme zur Integritätskontrolle. Jede Rechnung wird versioniert gespeichert; Änderungen bleiben dadurch transparent und nachvollziehbar.

Die Verfahrensdokumentation entsteht direkt aus der Anwendung. Der Systembericht dokumentiert Aufbau und Datenstruktur für Prüfungen; auch einen GoBD-Bericht können Sie in ZahlPro erzeugen. Die Software unterstützt damit Ihre Dokumentation. Die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihnen beziehungsweise Ihrem Steuerberater.

Mindestens 12 Monate Updates sind enthalten. Gesetzliche Änderungen rund um Rechnungen und E-Rechnungen fließen in die Weiterentwicklung ein. So bleibt die Anpassung an neue Anforderungen nicht allein Ihre Aufgabe: ZahlPro berücksichtigt sie bei der Pflege und Weiterentwicklung der Software.

Für wen ist ZahlPro gemacht?

ZahlPro ist deutschsprachig und für alle Erfahrungsstufen geeignet, auch ohne Buchhaltungsvorkenntnisse. Als Rechnungsprogramm für Selbstständige konzentriert es sich auf verständliche Abläufe statt unnötiger Komplexität. Die folgenden Zielgruppen nennt der Anbieter – jeweils mit Aufgaben, die ZahlPro im Alltag unterstützt:

• Selbstständige, Einzelunternehmer und Freiberufler: Kundendaten wiederverwenden und Angebote ohne doppelte Eingabe abrechnen.
• Kleine Unternehmen und Dienstleister: Rechnungsstatus, Zahlungsstände und offene Forderungen übersichtlich verfolgen.
• Elektriker, SHK-Betriebe, Maler und Trockenbauer: Aufträge, Material und Nachträge mit XRechnung und ZUGFeRD abrechnen.
• Bau- und Ausbaugewerbe, GaLaBau, Kfz- und Metallbau: Angebote und Rechnungen für Bau-, Garten-, Landschafts- und Werkstattaufträge erstellen.
• IT-Dienstleister und Berater: Kunden- und Rechnungsdaten lokal halten und wiederkehrende Leistungen als Textbausteine nutzen.
• Vereine und Ehrenamt: Beiträge, Spenden und Leistungen mit übersichtlicher lokaler Datenhaltung abrechnen.
• Kleinunternehmer nach §19 UStG: Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit automatisch berücksichtigten Hinweisen erstellen.

Für ambulante Pflege- und Betreuungsdienste ist ein spezielles Zusatzmodul separat verfügbar; wenn Sie es nicht benötigen, nutzen Sie ZahlPro unverändert als klassische Rechnungssoftware.

Laut Entwicklerangaben wird ZahlPro von Freiberuflern, Handwerkern, kleineren Immobilienunternehmen und Vereinen produktiv eingesetzt; neue Funktionen entstehen aus konkreten Anwenderanfragen. Die Mund Immobilien GmbH, Leipzig, bewertet die Software mit 5 von 5 Sternen und beschreibt ihre Erfahrungen so:

„Als Mund Immobilien GmbH aus Leipzig sind wir auf eine zuverlässige, unkomplizierte und effiziente Rechnungsstellung angewiesen. Mit ZahlPro haben wir genau die passende Lösung gefunden.“

Mund Immobilien GmbH, Leipzig

„Bereits nach kurzer Zeit konnten wir produktiv damit arbeiten, ohne aufwendige Schulungen oder lange Einarbeitungszeiten. (…) Die integrierte ZUGFeRD-Unterstützung funktioniert zuverlässig und ermöglicht eine zeitgemäße sowie rechtssichere elektronische Rechnungsstellung.“

Mund Immobilien GmbH, Leipzig

„Wir können ZahlPro uneingeschränkt empfehlen und vergeben gerne 5 von 5 Sternen.“

Mund Immobilien GmbH, Leipzig

Der Entwickler hat ZahlPro laut Entwicklerangaben über Monate kontinuierlich ausgebaut und bewusst einfach gehalten. Der Fokus auf Angebote, Rechnungen, Kundenverwaltung und übersichtliche Ablage ermöglicht eine Einarbeitung ohne Schulung. Zum Produkt gehört außerdem eine Hilfeseite mit Chatbot, die Fragen zu Angeboten, Rechnungen, GoBD und XRechnung beantwortet.

Wenn Sie Ihre Fakturierung selbst in der Hand behalten möchten, verbindet ZahlPro lokale Datenhaltung mit einem klaren Arbeitsablauf. Sie erstellen Dokumente, prüfen E-Rechnungen und behalten offene Forderungen im Blick, ohne zwischen zusätzlichen Programmen wechseln zu müssen. Erstellen Sie Ihr nächstes Angebot mit ZahlPro.

Häufige Fragen zu ZahlPro