XEVARIA Profi Master Set – Bürovorlagen-Paket

Du willst Angebot, Rechnung, Kalkulation und Urlaubsplanung endlich aus einem Guss organisieren? Das XEVARIA Profi Master Set – Excel Vorlagen gibt dir dafür eine vorbereitete Arbeitsgrundlage: 19 Vorlagentypen mit insgesamt 42 einzelnen Excel-Dateien für Geschäftsdokumente, Büroverwaltung, Projektkalkulation, Bauabrechnung und Personalplanung. Statt für jede neue Aufgabe wieder eine Tabelle zu suchen, greifst du auf die passende Vorlage zurück – heute für ein Angebot, morgen für die Projektabrechnung und später für den nächsten Urlaubsplan.

Das deutschsprachige Download-Paket richtet sich an Bauunternehmen, Handwerksbetriebe, Dienstleister, kleine Unternehmen und Gründer. Du arbeitest lokal in Excel weiter, mit ausgefüllten Mustern als Orientierung und Geschäftsdokumenten im einheitlichen XEVARIA-Design. Nach außen wirkt dein Betrieb zusammengehörig. Nach innen werden wiederkehrende Aufgaben nachvollziehbarer.

Eine Vorlagenbasis statt vieler Einzellösungen

Das Angebot stammt aus dem Internet, die Rechnung ist selbst gebaut und die Kalkulation versteht eigentlich nur die Person, die sie angelegt hat. Solange wenig anfällt, geht das vielleicht noch. Kommen neue Aufträge, Mitarbeiter oder Abrechnungsvarianten hinzu, beginnt die Suche erneut: Welche Datei passt? Wie rechnet sie? Und warum sieht sie schon wieder anders aus?

Das Profi Master Set ersetzt dieses Stückwerk durch eine einheitlich aufgebaute Vorlagenbasis für vier Bereiche:

• Geschäftsdokumente: vom ersten Angebot bis zur Mahnung professionell auftreten.
• Verwaltung & Finanzen: Kassenbewegungen, offene Rechnungen, Aufträge und Stammdaten geordnet festhalten.
• Kalkulation & Projektabrechnung: Projekte mit Blick auf Marge und Deckungsbeitrag durchrechnen und nach Baufortschritt abrechnen.
• Planung & Personal: Bauzeiten, Urlaub und Mitarbeitereinsätze übersichtlich organisieren.

Du musst nicht alles gleichzeitig einsetzen. Starte mit dem Bereich, der gerade Arbeit macht. Die übrigen Vorlagen stehen bereit, wenn dein Betrieb sie braucht.

Geschäftsdokumente: vom Angebot bis zur Mahnung ein klarer Auftritt

Wenn Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung beim Kunden nebeneinanderliegen, sollen sie erkennbar aus demselben Betrieb kommen. Die Geschäftsdokumente im Master Set folgen deshalb dem gleichen XEVARIA-Design. Du hinterlegst dein Logo, deine Firmendaten und deine Angaben in den vorgesehenen Feldern und nutzt die vorbereiteten Dokumente für neue Vorgänge weiter.

Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Stornorechnung und Gutschrift sind jeweils als Standard- und als Lohn-/Material-Version enthalten. So kannst du bei passenden Aufträgen Lohn und Material getrennt darstellen, ohne dafür erst eine eigene Variante bauen zu müssen.

Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferschein

• Angebot: Erfasse deine Positionen übersichtlich. Die Summen werden automatisch berechnet, damit du dich auf Leistungen und Mengen konzentrieren kannst.
• Auftragsbestätigung: Halte vereinbarte Leistungen und Konditionen verbindlich fest. Damit steht nachvollziehbar im Dokument, was zum Auftrag gehört.
• Rechnung: Rechne erbrachte Leistungen ab und weise die Beträge klar aus. Du erstellst klassische Rechnungen zum Drucken oder als PDF.
• Lieferschein: Dokumentiere Lieferungen und halte Rückstände übersichtlich fest. So bleibt sichtbar, was geliefert wurde und was noch aussteht.

Mahnung, Stornorechnung und Gutschrift

Auch wenn ein Vorgang nicht mit der ersten Rechnung abgeschlossen ist, bleibt dein Dokumentenauftritt einheitlich. Die Mahnung begleitet dich von der Zahlungserinnerung bis zur 3. Mahnung und bietet drei Mahnstufen. Mit der Stornorechnung korrigierst und dokumentierst du bereits gestellte Rechnungen nachvollziehbar. Die Gutschrift bildet Gutschriften und Korrekturen übersichtlich ab.

Verwaltung & Finanzen: Aufträge, offene Posten und Stammdaten im Blick

Welche Rechnungen sind noch offen? Welche Angebote könnten zu Aufträgen werden? Wo stehen die aktuellen Kundendaten? Vier Vorlagentypen helfen dir, diese Informationen strukturiert zu führen, statt sie über immer neue Listen zu verteilen.

• Kassenbuch: Erfasse Bareinnahmen und Barausgaben geordnet und behalte Kassenbestand sowie Buchungshistorie im Blick. In der österreichischen Länderversion arbeitest du mit dem Kassabuch (AT-Version).
• Rechnungsjournal: Verfolge Rechnungen, offene Posten und Mahnwesen. Das Dashboard zeigt Kennzahlen, Umsatzverlauf und Kunden-Ranking – so erkennst du nicht nur einzelne Rechnungsbeträge, sondern auch Entwicklungen.
• Angebots-/Auftragsverwaltung: Organisiere Angebote und Aufträge in einer strukturierten Übersicht. Das Dashboard mit Projektpipeline und Umsatzprognose macht sichtbar, was bereits läuft und was noch kommen kann.
• Kunden-/Lieferantenverwaltung: Führe die Stammdaten deiner Kunden und Lieferanten an einem Ort. Ein Dashboard ergänzt die Übersicht.

Damit bekommt deine Büroverwaltung eine feste Arbeitsgrundlage. Gerade wenn mehrere Vorgänge parallel laufen, musst du nicht für jede Frage erst eine neue Übersicht zusammenstellen.

Kalkulation & Projektabrechnung: vor der Zusage rechnen, nach Fortschritt abrechnen

Ein Projekt braucht mehr als eine fertige Rechnung. Vor dem Auftrag willst du wissen, ob die Kalkulation trägt. Während der Ausführung müssen Mengen und Leistungen dokumentiert werden. Anschließend soll die Abrechnung zum vereinbarten Ablauf passen. Dafür enthält das Profi Master Set fünf Vorlagentypen.

Projektkalkulation und Aufmaß / Kollaudierung

Mit der Projektkalkulation kalkulierst du einzelne Positionen sowie Lohn- und Materialkosten getrennt. Deckungsbeitrag und Marge bleiben positionsgenau im Blick. Das interne Dashboard unterstützt dich dabei, die Zahlen zu beurteilen, bevor du einen Auftrag zusagst.

Die Vorlage Aufmaß / Kollaudierung verbindet Aufmaß und Bauabnahme in einem Protokoll. Die Leistungsverzeichnis-Struktur hilft dir, die erfassten Leistungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Du kannst zwischen Hoch- und Querformat wählen.

Teil-/Schlussrechnung und Abschlags-/Schlussrechnung

Für die Abrechnung nach Projekt- oder Baufortschritt stehen mehrere Varianten bereit. Du nutzt diejenige, die zu deinem Abrechnungsablauf passt:

• Teil-/Schlussrechnung: Enthalten sind 2 Teilrechnungen und 1 Schlussrechnung, jeweils als Standard- und als Lohn-/Material-Version.
• Abschlags-/Schlussrechnung: Du erhältst 2 Abschlagsrechnungen und 1 Schlussrechnung, ebenfalls jeweils als Standard- und als Lohn-/Material-Version. Damit verrechnest du Abschläge und ermittelst den verbleibenden Restbetrag.
• Abschlags-/Schlussrechnung mit Deckungs- und Haftrücklass: Für entsprechende Abrechnungen stehen 2 Abschlagsrechnungen und 1 Schlussrechnung mit Deckungsrücklass und Haftrücklass bereit – jeweils in der Standard- und der Lohn-/Material-Version.

So musst du für Etappenabrechnungen oder Rücklässe nicht jedes Mal eine gewöhnliche Rechnung umbauen. Die passenden Vorlagen sind bereits Teil deiner Arbeitsgrundlage.

Planung & Personal: Bauabläufe und Team gemeinsam im Blick behalten

Ein Terminplan hilft nur, wenn Arbeitstage, Feiertage und verfügbare Mitarbeiter berücksichtigt werden. Mit den drei Planungsvorlagen organisierst du Bauabläufe, Abwesenheiten und Einsätze in dafür vorbereiteten Übersichten.

• Bauzeitenplan / Gantt: Plane Bauabläufe in echten Arbeitstagen. Automatische Berechnungen und Feiertagsberücksichtigung unterstützen die Terminplanung; mit dem Soll-Ist-Vergleich erkennst du Verzögerungen.
• Abwesenheits- & Urlaubsplaner: Plane Urlaub und weitere Abwesenheiten in einer Jahresübersicht. Der Resturlaub wird automatisch berechnet, regionale Feiertage werden berücksichtigt.
• Einsatzplanung: Teile Mitarbeiter nach Baustelle beziehungsweise Einsatzort und Kalenderwoche ein. Der flexible Jahreskalender mit automatischen Feiertagen gibt deiner Einsatzplanung eine klare Struktur.

Damit wird sichtbar, wer wann eingeplant ist und wo Abwesenheiten bei der Organisation berücksichtigt werden müssen. Bauzeiten und Personalplanung bekommen jeweils ihre eigene, passende Excel-Arbeitsgrundlage.

Für welche Betriebe passt das Profi Master Set?

Das Master Set ist besonders dann sinnvoll, wenn du mehrere Bereiche mit Excel organisierst und nicht nur eine einzelne Rechnungsvorlage suchst. Die Einsatzmöglichkeiten reichen vom neu gegründeten Betrieb bis zum Büro, in dem sich über Jahre viele Einzeltabellen angesammelt haben.

• Bauunternehmen: Du kalkulierst Marge und Kosten vor der Zusage, rechnest nach Baufortschritt ab und planst Bauzeiten in echten Arbeitstagen.
• Baunebengewerbe und Handwerksbetriebe: Kleine und große Aufträge laufen nebeneinander. Standarddokumente, Aufmaß, Rücklassvarianten und Einsatzplanung unterstützen die unterschiedlichen Aufgaben.
• Dienstleister mit Projektgeschäft: Du kalkulierst Projektaufträge, rechnest in Etappen ab und hältst Kunden sowie Aufträge geordnet fest.
• Wachsende Betriebe: Mit mehr Aufträgen und Mitarbeitern werden übersichtliche Dashboards, Urlaubsplanung und einheitliche Dokumente zur gemeinsamen Arbeitsgrundlage.
• Gründer und Selbstständige: Du organisierst Angebote, Rechnungen und Aufträge von Beginn an strukturiert, statt später viele unterschiedliche Dateien zusammenzuführen.
• Betriebe und Büros mit gewachsenen Strukturen: Du löst selbst gebaute Einzeltabellen ab und vereinheitlichst wiederkehrende Abläufe sowie deinen Auftritt gegenüber Kunden.

So startest du: Muster ansehen, Firmendaten eintragen, lokal arbeiten

Jede Vorlage enthält ein ausgefülltes Muster. Du siehst daran, wie die Datei gedacht ist, und trägst anschließend deine eigenen Daten ein. Logo, Firmendaten und weitere Angaben lassen sich in den vorgesehenen Feldern hinterlegen. Das Paket ist für alle Erfahrungsstufen geeignet; Vorkenntnisse in Excel genügen.

Die Vorlagen sind aus über 25 Jahren kaufmännischer Büropraxis in der Auftrags- und Projektabwicklung entstanden. Karin, Gründerin von XEVARIA, hat die Aufgaben aus dem Betriebsbüro in vorbereitete Excel-Dateien übertragen – aus dem Alltag entwickelt und über Jahre weitergeführt, nicht am Reißbrett entworfen.

Karin, Gründerin von XEVARIA, beschreibt es so: „Angebot, Kalkulation, Abnahme, Abrechnung und Personalplanung waren in meinem Büroalltag nie getrennte Themen. Deshalb gehören die Vorlagen für mich in ein gemeinsames Paket.“

1. Passende Länderversion wählen: Verfügbar sind die Länderversionen DE, AT, CH und LI für Deutschland, Österreich, die Schweiz und Liechtenstein.
2. Direkt herunterladen: Nach dem Kauf steht das Paket als Sofort-Download bereit.
3. In Excel öffnen und anpassen: Nutze das Muster zur Orientierung und hinterlege deine betrieblichen Angaben.
4. Dauerhaft weiterverwenden: Die Dateien lassen sich immer wieder für neue Vorgänge einsetzen.

Du arbeitest VBA-frei, ohne Cloud-Pflicht und ohne Zusatzsoftware, lokal ab Microsoft Excel 2010. Die Sprache der Vorlagen ist Deutsch. Die Länderversionen verwenden landesübliche Bezeichnungen und Einstellungen; bei entsprechenden Rechnungsvorlagen für CH und LI ist die Rappenrundung berücksichtigt. Die Planungsvorlagen berücksichtigen regionale Feiertage.

Eine breite Basis – oder gezielt ein einzelner Bereich

Wenn du Geschäftsdokumente, Verwaltung, Projekte und Personal mit Excel abdecken möchtest, hält das Profi Master Set die Vorlagen dafür zusammen bereit. Du kannst selbst gebaute Tabellen Schritt für Schritt ablösen und mit dem Bereich beginnen, der dir heute am meisten Arbeit macht.

Brauchst du nur einen Teilbereich, bietet XEVARIA auch kleinere Sets: das Büro Basis Set für Kerndokumente, das Büro Profi Set für Geschäftsdokumente und Büroverwaltung, das Planung & Personal Set sowie das Profi Premium Set mit 6 Vorlagentypen und 22 Vorlagen für Kalkulation und Projektabrechnung. So richtet sich die Auswahl danach, welche Aufgaben du tatsächlich organisieren möchtest.

Mit dem Master Set steht dir die breitere Grundlage von Anfang an zur Verfügung: einheitliche Geschäftsdokumente, strukturierte Verwaltung, nachvollziehbare Projektkalkulation und vorbereitete Planung – direkt nutzbar in deinem vertrauten Excel.

Inhalt und Aufbau im Überblick

Häufige Fragen zum Profi Master Set