porthor Pro – Software zur Dokumentschwärzung von Stefan Holhut

Sie wollen KI für Ihre Dokumente nutzen, ohne Namen, Adressen und Vertragsdaten aus der Hand zu geben? porthor Pro – Jahreslizenz verbindet lokale Dokumentbearbeitung mit KI-Chat, fertigen Arbeitsabläufen und einem exportierbaren Verarbeitungsnachweis. Sie schützen sensible Angaben auf Ihrem eigenen Rechner, bearbeiten wiederkehrende Aufgaben mit den Skills Ihrer Rolle und erzeugen versandfertige Ergebnisse. Die deutschsprachige Desktop-Software läuft auf Windows, macOS und Linux und eignet sich für alle Erfahrungsstufen. Der Leitgedanke der offiziellen Anbieterwebsite bringt es auf den Punkt: „Effizient mit KI. Aber sicher!“

Ob Sie selbstständig arbeiten, ein Unternehmen führen oder Dokumente im Team bearbeiten: Mietverträge, Exposés, Mieterschreiben und Finanzierungsunterlagen sollen zügig verarbeitet werden. Gleichzeitig brauchen personenbezogene Daten einen kontrollierten Umgang. Mit porthor Pro erhalten Sie dafür einen durchgängigen Workflow für zwölf Monate, je Nutzer lizenziert.

Wie schützen Sie Ihre Dokumente, bevor Sie KI einsetzen?

Ein Vertrag liegt auf Ihrem Schreibtisch, die nächste Anfrage wartet bereits. Statt jede sensible Angabe von Hand zu suchen, importieren Sie das Dokument in porthor. Die Software analysiert es lokal und prüft es auf schützenswerte Inhalte. Der Anbieter sieht Ihre Dokumentdaten nie. Analyse, lokale OCR, Schwärzen und Pseudonymisieren finden auf Ihrem Rechner statt.

Sie bearbeiten schützenswerte Angaben direkt im Dokument. Je nach Aufgabe schwärzen Sie Inhalte oder pseudonymisieren sie für die weitere Verarbeitung. So bereiten Sie Ihre Unterlagen für den nächsten Arbeitsschritt vor, ohne die Originalangaben an porthor zu übertragen. Besonders bei wiederkehrenden Vorgängen in Hausverwaltung, Vermittlung und Finanzierung wird aus mühsamer Einzelarbeit ein klarer Ablauf.

Office-Import, Arbeitsordner und lokale Suche sind enthalten. Sie können Ihre Dokumente damit nicht nur schützen, sondern auch im Arbeitszusammenhang organisieren und wiederfinden. Die lokale OCR gehört bereits in allen Lizenzstufen dazu. Mit porthor Pro exportieren Sie Ihre bearbeiteten PDFs ohne porthor-Wasserzeichen und erhalten Unterlagen, die Sie professionell weitergeben können.

Wie wird porthor Pro – Jahreslizenz zu Ihrem KI-Arbeitsplatz?

Datenschutz soll Ihre Dokumentarbeit ermöglichen, nicht ausbremsen. Deshalb verbindet porthor Pro den lokalen Schutz mit einem KI-Chat im Dokumentkontext. Sie nutzen den KI-Anbieter Ihrer Wahl oder ein selbst gehostetes LLM. Damit können Sie an Ihren Dokumenten weiterarbeiten, während Sie die Kontrolle über den Umgang mit den ursprünglichen Angaben behalten.

Für typische Aufgaben müssen Sie nicht jedes Mal einen neuen Prompt entwickeln. porthor Pro enthält 5 kuratierte Skills Ihrer gewählten Rolle. Ein Skill ist ein gespeicherter Arbeitsablauf, etwa „Mietvertrag prüfen“. Sie wählen ihn aus, führen ihn aus und prüfen das Ergebnis. Das schafft einen wiederholbaren Weg vom Dokument zur bearbeiteten Aufgabe.

Die Rollen sind auf konkrete Arbeitsbereiche zugeschnitten: Hausverwaltung, Makler, Investor, Projektentwickler und Finanzierungsvermittler. Sie starten mit Abläufen, die zu Ihrer Tätigkeit passen, statt eine allgemeine KI zunächst mit jedem einzelnen Arbeitsschritt vertraut machen zu müssen.

Ergebnisse in dem Format, das Sie tatsächlich brauchen

Ein hilfreicher KI-Text allein beendet den Vorgang noch nicht. Mit der Dokumentgenerierung erstellen Sie Ergebnisse in fünf Formaten: Word, PDF, Excel, PowerPoint und Markdown. So entsteht aus der Bearbeitung eine Datei für Ihre weitere Arbeit oder den Versand. Der PDF-Export ohne Wasserzeichen ist ab porthor Pro enthalten.

Echte Namen lokal wieder einsetzen

Sie können auch mit einem KI-Dienst im Browser arbeiten. Dafür kopieren Sie pseudonymisierten Text aus porthor, stellen Ihre Anfrage in ChatGPT, Claude oder Gemini und fügen die Antwort anschließend wieder in porthor ein. Die Software setzt die echten Namen lokal wieder ein. Platzhalter, für die keine Zuordnung vorliegt, bleiben markiert stehen.

Diese manuelle Rückübertragung über die Zwischenablage ist in jeder Lizenzstufe verfügbar. Bei porthor Free gehören der anschließende Export als Brief, Word oder PDF und der Verarbeitungsnachweis nicht zu diesem Ablauf. porthor Pro ergänzt die Ausgabe- und Nachweisfunktionen; die automatische lokale Rückübertragung gehört zu porthor Automate.

Wie weisen Sie den geschützten Umgang mit Dokumenten nach?

Wenn Datenschutzbeauftragte oder Geschäftsführung nach dem Ablauf fragen, brauchen Sie mehr als eine allgemeine Zusicherung. porthor Pro liefert einen exportierbaren Verarbeitungsnachweis aller Verarbeitungsschritte. Die enthaltene Hash-Kette macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Sie können damit nachvollziehbar dokumentieren, wie ein Vorgang bearbeitet wurde.

Dieser Nachweis ergänzt den lokalen Schutz um eine vorzeigbare Dokumentation. Jeder Verarbeitungsschritt ist lokal nachweisbar. Das gilt auch für Beschäftigtendaten. Inhalts- oder Verhaltenstelemetrie gibt es nicht.

Für den Einsatz in Ihrem Unternehmen hält der Anbieter außerdem eine öffentliche DSB-Seite bereit. Sie beantwortet Standardfragen von Datenschutzbeauftragten und zeigt, was die App überträgt und was nie. Das erleichtert die interne Abstimmung, bevor Sie den Workflow im Alltag einsetzen.

Wie erweitern Sie Ihre Rollen-Skills und unterstützen Ihr Team?

Die fünf enthaltenen Skills geben Ihnen einen direkten Einstieg. Wenn Sie weitere Aufgaben Ihrer Branche abdecken möchten, können Sie porthor Pro durch Skillpakete erweitern. Es gibt 5 Rollenpakete: Hausverwaltung, Makler, Investor, Projektentwickler und Finanzierungsvermittler. Jedes Paket schaltet dauerhaft über 20 weitere kuratierte Skills der jeweiligen Rolle frei; der Anbieter nennt beispielsweise Pakete mit 22, 23 und 24 Skills.

Ein Skillpaket schalten Sie einmalig je Nutzer frei – kein Abo, dauerhaft nutzbar. Es ist je Nutzer zugeordnet und unabhängig von der gerade in der App gewählten Rolle nutzbar. Wechseln Sie Ihre Rolle, bleiben gekaufte Pakete erhalten. Voraussetzung für ihre Nutzung ist eine aktive Pro-Lizenz. So können Sie auch Aufgaben bearbeiten, die über Ihren ursprünglichen Rollenschwerpunkt hinausgehen.

Live-Schulung „KI und Datenschutz“ ab 3 Jahreslizenzen

Ab 3 Jahreslizenzen ist die Live-Schulung „KI und Datenschutz“ inklusive. Pro und Automate zählen für diese Schwelle zusammen. Ihre Mitarbeitenden erhalten eine Teilnahmebestätigung, die als dokumentierter Baustein in Ihr Datenschutzkonzept eingehen kann. Unterhalb der Schwelle ist die Schulung als Zusatzleistung je Mitarbeiter verfügbar.

Datenschutz-Template-Paket ab 5 Jahreslizenzen

Ab 5 Jahreslizenzen erhalten Sie das Datenschutz-Template-Paket inklusive; auch hier zählen Pro und Automate zusammen. Es bündelt Unterlagen, mit denen Sie die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten vorbereiten können:

• Security-Whitepaper als Grundlage für die Sicherheitsbewertung.
• Vorlagen für das Verarbeitungsverzeichnis (VVT) nach Art. 30.
• Vorlagen für technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32.
• Prüfliste für den Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit dem gewählten KI-Anbieter.
• Muster-Anschreiben an den Datenschutzbeauftragten für die interne Abstimmung.

Unterhalb dieser Schwelle ist das Paket als Zusatzoption verfügbar. Sie müssen die benötigten Unterlagen damit nicht vollständig von Grund auf zusammenstellen.

Eigene Abläufe mit porthor Automate entwickeln

Für Unternehmen, die eigene Skills bauen möchten, gibt es einen Individualworkshop: 3 Stunden live, ausschließlich für Ihr Unternehmen, mit Ihren eigenen Abläufen als Beispielen. Er ist nur mit porthor Automate buchbar und ab 10 Automate-Jahreslizenzen inklusive. Für die porthor Pro – Jahreslizenz stehen die enthaltenen Rollen-Skills und die ergänzenden Skillpakete im Mittelpunkt.

Welche Lizenzstufe passt zu Ihrer Dokumentarbeit?

Der passende Umfang richtet sich danach, wie weit Ihr Workflow reichen soll. Alle drei Stufen bieten lokale Dokumentanalyse, lokale OCR, Schwärzen, Pseudonymisieren, Office-Import, Arbeitsordner und lokale Suche. Die Unterschiede liegen in KI-Unterstützung, Ausgabe, Nachweis und Automatisierung.

Ein Hotfolder übernimmt in porthor Automate den laufenden Import: Neue Dokumente in diesem überwachten Ordner werden automatisch importiert und analysiert. Am Ende eines Skills kann Automate die Originalangaben selbst lokal zurückübertragen und das Ergebnis als Brief, Word oder PDF ausgeben. Mit porthor Pro steuern Sie die Bearbeitung und nutzen für die Rückübertragung die Zwischenablage.

Gemeinsam arbeiten, ohne eine porthor-Cloud einzuführen

Für die Zusammenarbeit stehen porthor Pro Team und porthor Automate Team bereit. Beide sind je Platz lizenziert und ab zwei Arbeitsplätzen sinnvoll. Sie enthalten den Funktionsumfang der jeweiligen Einzellizenz und ergänzen ihn um gemeinsame Arbeitsabläufe über Ihr eigenes Netzlaufwerk.

Eine porthor-Cloud ist dafür nicht nötig. Die Zugriffsrechte steuern Sie über die Ordnerberechtigungen Ihres eigenen Servers. Skillpakete weist der Team-Admin den Sitzplätzen zu. Wird ein Sitz entfernt, geht sein Paket in den Pool zurück und kann neu zugeordnet werden.

Warum passt der lokale KI-Workflow auch in kleinere Unternehmen?

Sie brauchen keine große Belegschaft, um strukturiert mit KI zu arbeiten. Für porthor gibt es keine Mindestabnahme und keine Vorgabe zur Teamgröße. Sie können allein beginnen oder die passende Team-Edition einsetzen. Anders als auf große Organisationen zugeschnittene Angebote wie ChatGPT Enterprise setzt dieser Einstieg keine Mindestteamgröße voraus.

Auch eine bestehende Office-Suite bildet nicht die Voraussetzung für die Lizenz: porthor ist keine Zusatzlizenz zu Microsoft 365, wie es bei Microsoft 365 Copilot der Fall ist. Sie wählen eine eigenständige Desktop-Software für den geschützten Umgang mit Dokumenten.

Gegenüber rein manuellem Schwärzen liegt der praktische Vorteil im zusammenhängenden Ablauf. Sie analysieren Dokumente lokal, schützen Angaben, nutzen fertige Skills und erzeugen passende Ausgabedateien. Der Verarbeitungsnachweis begleitet die Arbeit. So müssen Sie nicht bei jedem Vorgang wieder einen Einzelprozess aus Suchen, Bearbeiten, Kopieren und separatem Dokumentieren organisieren.

Wie aktivieren Sie Ihren vollständigen Workflow für ein Jahr?

Die porthor Pro – Jahreslizenz gilt für 12 Monate je Nutzer und ist jährlich zum Laufzeitende kündbar. Sie bleiben flexibel: Die Monatsvariante ist monatlich kündbar, die Jahreslizenz jährlich zum Laufzeitende – eine Mindestabnahme gibt es in keinem Fall. Mit der Jahreslizenz wählen Sie dabei die günstigere Variante des gleichen Funktionsumfangs: Sie zahlen einmal für zwölf Monate statt Monat für Monat und haben Ihren Workflow für ein volles Jahr abgesichert. Auf Windows, macOS und Linux erfolgt die Freischaltung in drei Schritten:

1. Lizenz auswählen: Wählen Sie porthor Pro – Jahreslizenz und schließen Sie den Kauf im Browser ab.
2. E-Mail-Adresse eingeben: Öffnen Sie in porthor Einstellungen → Lizenzmanagement und tragen Sie dieselbe E-Mail-Adresse ein, die Sie beim Kauf verwendet haben.
3. Magic-Link öffnen: Öffnen Sie den zugesandten Magic-Link. Ihre Lizenz wird auf dem Gerät aktiviert.

Wenn Sie zunächst den lokalen Schutz-Workflow kennenlernen möchten, können Sie mit porthor Free beginnen. Die Anmeldung erfolgt mit Ihrer E-Mail-Adresse über einen Link in der E-Mail, ohne Passwort. porthor Free bleibt dauerhaft nutzbar.

Für den Einstieg gilt eine 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Sie umfasst Käufe von Pro, Automate, Team-Lizenzen und Skillpaketen und bezieht sich auf den Erstkauf, nicht auf spätere Verlängerungen. Sichern Sie sich mit porthor Pro den vollständigen Workflow für ein Jahr: lokal geschützte Dokumente, fertige Rollen-Skills, versandfertige Ergebnisse und ein Nachweis Ihrer Verarbeitungsschritte.

Häufige Fragen zu porthor Pro – Jahreslizenz

Autor: Stefan Holhut

Als Gründer von porthor entwickelt Stefan Holhut Datenschutz-Software für die KI-gestützte Dokumentarbeit. Kunden erhalten porthor Pro als digitale Monats- oder Jahreslizenz mit lokaler Dokumentanalyse und Pseudonymisierung.

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