Nebenkosten-Guru – Vermieter-Abrechnungssoftware

Sie wollen Ihre Nebenkostenabrechnung rechtssicher selbst erstellen? Dann sind Sie bei Nebenkosten-Guru richtig. Die Abrechnungssoftware für Vermieter läuft als einzelne HTML-Datei lokal in Ihrem Browser. Sie erfassen Kosten, Zählerstände und Mietzeiträume. Die Software berechnet die Verteilung und erstellt daraus eine fertige PDF-Abrechnung mit allen Pflichthinweisen. Ihre Mieterdaten bleiben dabei auf Ihrem Gerät. Eine Abrechnung. Eine Datei. Fertig.

Für wen macht Nebenkosten-Guru die Abrechnung einfacher?

Wenn Sie ein bis fünf Wohneinheiten vermieten, kennen Sie die Fragen zum Jahresabschluss: Welche Rechnung darf in die Abrechnung? Wie werden Heizkosten verteilt? Welchen CO₂-Anteil tragen Sie selbst? Und was passiert, wenn zwischen zwei Mietverhältnissen einige Tage Leerstand liegen?

Nebenkosten-Guru nimmt Ihnen die dazugehörige Rechenarbeit ab. Statt Verteilungsformeln in Tabellen selbst zu pflegen, arbeiten Sie mit den vorgesehenen Kostenarten, Verteilungsschlüsseln und Verbrauchsdaten. So erstellen Sie Ihre Abrechnung selbst und können die einzelnen Positionen nachvollziehen.

Die Software richtet sich auch an Wohnungseigentümergemeinschaften bis fünf Einheiten, Vermieter von Ferienwohnungen und Hausverwalter mit kleinen Beständen. Einsteiger und Selbstständige benötigen dafür keine mietrechtlichen Vorkenntnisse. Automatisierte Verteilungsschlüssel, Pflichthinweise und integrierte Hilfen unterstützen Sie bei der Erstellung.

Ihre Mieterdaten bleiben lokal unter Ihrer Kontrolle

Nebenkosten-Guru wird als eine einzelne HTML-Datei ausgeliefert. Sie öffnen diese Datei im Browser und arbeiten direkt auf Ihrem Rechner. Für die Nutzung benötigen Sie weder ein Konto noch eine Registrierung oder eine E-Mail-Adresse.

Die Software läuft ohne Server, ohne Cloud und ohne Synchronisation. Ihre Eingaben liegen im localStorage Ihres Browsers. Nichts wird hochgeladen oder übertragen. Nach dem initialen Download kommuniziert die Software nicht mehr mit dem Anbieter. Namen, Verbrauchswerte und Abrechnungsdaten bleiben damit dort, wo Sie arbeiten.

Alle umlagefähigen Betriebskosten sauber zuordnen

Die Grundlage jeder nachvollziehbaren Abrechnung ist die richtige Auswahl der Kosten. Nebenkosten-Guru bildet alle 17 umlagefähigen Betriebskosten-Positionen nach BetrKV § 2 ab. Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasser, Heizung, Aufzug, Müllabfuhr, Gartenpflege, Hausmeister, Versicherungen und sonstige Betriebskosten.

Die Abgrenzung bleibt dabei wichtig: Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungskosten sind nicht umlagefähig. Sie gehören nicht in die auf Mieter verteilten Betriebskosten. So behalten Sie laufende Gebäudekosten und Ihre eigenen Aufwendungen als Eigentümer auseinander.

Seit dem 1. Juli 2024 gilt außerdem eine wichtige Änderung beim Kabelanschluss: Nutzungsentgelt, Kabelweitersendungsgebühren und Grundgebühren für Breitbandanschlüsse dürfen nicht mehr auf Mieter umgelegt werden (§ 2 Satz 1 Nr. 15 Buchst. a und b BetrKV). Der Betriebsstrom der Anlage bleibt umlagefähig. Glasfaser ist davon nicht betroffen: Das Bereitstellungsentgelt nach Buchst. c bleibt umlagefähig. Die Kabelposition nehmen Sie deshalb aus der Abrechnung heraus oder markieren sie als nicht umlagefähig.

Für jede Kostenart können Sie den passenden Verteilungsschlüssel wählen und die Schlüssel innerhalb Ihrer Abrechnung frei kombinieren: Fläche, Personen, Verbrauch, Einheit oder Mieterauswahl. Damit verteilen Sie nicht pauschal jede Rechnung nach demselben Muster, sondern passend zur jeweiligen Position. Die Berechnungsgrundlagen berücksichtigen § 556a BGB und einschlägige BGH-Rechtsprechung.

Niederschlagswasser als eigene Position abrechnen

Niederschlagswasser wird separat erfasst. Sie berücksichtigen die versiegelten Flächen und die dafür berechneten Kosten je Quadratmeter. Die Verteilung erfolgt nach m² statt vermischt mit dem Wasserverbrauch. Das ermöglicht die BGH-konforme Trennung dieser unterschiedlichen Kostenarten.

Auffällige Veränderungen vor dem Versand erkennen

Sie können Vorjahreswerte pro Kostenart hinterlegen. Abweichungen über 15 % werden farblich markiert. Zusammen mit der Eingabeprüfung hilft Ihnen das, ungewöhnliche Veränderungen gezielt zu kontrollieren, bevor Sie Ihre Abrechnung versenden.

Auch der steuerlich relevante Lohnanteil wird berücksichtigt. Zu jeder Position erhalten Sie einen automatischen Vorschlag für den § 35a EStG-Lohnanteil, ergänzt um BGH-/BMF-Quellen und Hilfe-Popover direkt in der Software. Beim Schornsteinfeger wird beispielsweise der Ansatz von 100 % seit BFH VI R 1/13 berücksichtigt. So werden die für Ihre Mieter relevanten Angaben direkt in die Abrechnung eingebunden.

Heizkosten und CO₂-Anteile präzise berechnen

Gerade bei der Heizung reicht eine einfache Verteilung nach Wohnfläche nicht aus. Nebenkosten-Guru berechnet Heiz- und Warmwasserkosten auf Grundlage der HeizkostenV §§ 7, 9. Den Verbrauchsanteil wählen Sie nach HeizkostenV § 7 zwischen 50 % und 70 %. Die verbleibenden Grundkosten werden nach Fläche verteilt.

Bei unterjährigen Ein- und Auszügen berücksichtigt die Software die saisonale Heizkostenabgrenzung nach der Gradtage-Tabelle gemäß HeizkostenV § 9b. Damit fließt ein, dass ein Wintermonat für den Heizverbrauch anders zu gewichten ist als ein Sommermonat.

CO₂-Kosten automatisch zwischen Vermieter und Mieter aufteilen

Das 10-Stufen-Modell nach CO₂KostAufG ist integriert. Die Software ermittelt den Vermieter- und Mieteranteil automatisch. Sie müssen die Aufteilung nicht separat berechnen und anschließend in Ihre Abrechnung übertragen.

Bei Heizöl erfolgt die CO₂-Aufteilung pro Lieferung. Den Heizöl-CO₂-Bruttobetrag übernehmen Sie direkt aus dem CO₂KostAufG-Pflichthinweis der Lieferantenrechnung. Dadurch werden auch Tarifsprünge innerhalb eines Jahres exakt erfasst. Zusätzlich berechnet die Software den Heizöl-Mischpreis aus Anfangsbestand und Anlieferungen automatisch.

Heizkostenverteiler mit den richtigen Verbrauchseinheiten berücksichtigen

Für Heizkostenverteiler nach DIN EN 834 lässt sich der Umrechnungsfaktor, kurz UF, pro Heizkörper hinterlegen. Auch ein Gerätewechsel mitten im Jahr wird berücksichtigt. Die Berechnung arbeitet dadurch mit den tatsächlichen Verbrauchseinheiten statt lediglich mit den rohen Ablesewerten.

Die zugrunde liegenden Regelungen umfassen außerdem HeizkostenV §§ 6a, 12. So werden neben der Kostenverteilung auch die vorgesehenen Informations- und Pflichtangaben bei der Ausgabe berücksichtigt.

Mieterwechsel, Leerstand und Zählerstände richtig auseinanderhalten

Wechselt ein Mieter während des Jahres, rechnet Nebenkosten-Guru tagesgenau mit einem Tagesfaktor. Mietzeiträume werden sauber abgegrenzt. Kosten für Leerstand ordnet die Software automatisch Ihnen als Eigentümer zu, statt sie auf andere Mieter zu verteilen.

Für Wasser und Abwasser erfassen Sie individuelle Zählerstände je Wohneinheit. Damit können Sie den jeweiligen Verbrauch als Grundlage nutzen, statt unterschiedliche Haushalte pauschal gleich zu behandeln.

• Zählerwechsel ohne Rechenbruch: Das Folgezähler-Modell für Wasser- und Strom-Mieterzähler führt alten und neuen Zähler nebeneinander. Die Verbräuche werden sauber addiert.
• Wohnungsstrom getrennt erfassen: Individueller Stromverbrauch bleibt von den gemeinschaftlichen Kosten unterscheidbar.
• Allgemeinstrom separat abrechnen: Die getrennte Erfassung hält gemeinschaftlich verursachte Stromkosten als eigene Position nachvollziehbar.

So bleiben auch Abrechnungsjahre übersichtlich, in denen ein Mieter auszieht, ein Zähler getauscht wird oder eine Wohnung vorübergehend leer steht.

Vom Beleg zur versandfertigen PDF-Abrechnung

Eine gute Abrechnung zeigt nicht nur ein Ergebnis. Sie macht verständlich, wie es zustande kommt. Mit Nebenkosten-Guru verwalten Sie Rechnungen und Belege als Dateireferenz mit Prüfspur pro Position. Dadurch bleiben Kostenansatz und zugehöriger Nachweis miteinander verbunden.

Der Belegnachweis nach § 259 BGB ist für die digitale Belegeinsicht oder zum Ausdruck vorgesehen. Die seit dem 1.1.2025 zulässige digitale Belegeinsicht lässt sich damit in Ihren Abrechnungsablauf einbinden.

1. Kosten und Nachweise erfassen: Sie ordnen die umlagefähigen Rechnungen den passenden Positionen zu.
2. Verbrauch und Verteilung festlegen: Zählerstände, Flächen, Personen und Mietzeiträume bilden die Grundlage der Berechnung.
3. Eingaben kontrollieren: Plausibilitätsprüfung und Vorjahresvergleich lenken Ihren Blick auf mögliche Auffälligkeiten.
4. Abrechnung ausgeben: Sie erstellen die PDF-Unterlagen für sich und Ihre Mieter im druckoptimierten Layout.

Der PDF-Export für Vermieter und Mieter umfasst Deckblatt, Aufstellung, Einzelnachweise und Belegverzeichnis. Briefkopf, Logo und Mieter-Anschreiben ergänzen die Ausgabe zu einer versandfertigen Abrechnung. Alle Pflichthinweise nach § 556 BGB und § 35a EStG sind enthalten.

Pflichtinformationen direkt im Mieter-PDF mitgeben

Jedes Mieter-PDF enthält eine Pflicht-Anlage mit Kontakten zu Schlichtungsstelle Energie, vzbv, dena, Heizspiegel und Bundesnetzagentur. Dazu kommt der Hinweis zur monatlichen UVI (unterjährige Verbrauchsinformation). Die Anlage erfüllt damit die Informationsanforderungen nach § 6a Abs. 3 Nr. 2 und Nr. 3 HeizkostenV.

Das hat einen handfesten Hintergrund: Fehlt die monatliche unterjährige Verbrauchsinformation, darf der Mieter die Heiz- und Warmwasserkosten kürzen. Nebenkosten-Guru weist den UVI-Hinweis deshalb in jedem Mieter-PDF mit aus.

Zusätzlich ist ein DSGVO-Vereinbarung-Generator pro Mieter enthalten. Die Software ist außerdem auf die Funkzähler-Pflicht 2027 vorbereitet. So erhalten Sie neben der eigentlichen Berechnung weitere Werkzeuge für die zugehörigen Verwaltungsaufgaben.

Mit dem Praxisbuch die eigene Abrechnung besser verstehen

Zur Software gehört das begleitende „Nebenkosten für Vermieter – Das Praxisbuch“ von Norman Thiel. Es ergänzt das Abrechnungstool um eine Praxislektüre zum Thema Nebenkosten für Vermieter.

Gerade wenn Sie Ihre Abrechnung erstmals selbst übernehmen, verbindet diese Kombination zwei Bedürfnisse: Sie möchten die Zahlen zuverlässig berechnen lassen und sich zugleich mit dem Thema vertraut machen. Nebenkosten-Guru übernimmt die automatisierte Berechnung. Das Praxisbuch begleitet Sie bei der inhaltlichen Beschäftigung mit Ihrer Nebenkostenabrechnung.

Inhalt und Aufbau im Überblick

Häufige Fragen zu Nebenkosten-Guru