Excel-Vorlage für die DSGVO-Dokumentation von Oliver Engel

Sie wollen Ihre Datenschutzdokumentation nach DSGVO endlich abhaken? Die Excel-Vorlage für die DSGVO-Dokumentation gibt Ihnen dafür einen vorausgefüllten Arbeitsrahmen statt leerer Formulare. Sie prüfen die vorbereiteten Angaben, passen sie an Ihren Betrieb an und erstellen daraus Ihre Dokumentation nach der Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO. Das Download-Paket steht wahlweise als Excel-Version oder Word-Version bereit. Sie arbeiten offline am eigenen Rechner und entscheiden selbst, wo Ihre Dateien gespeichert werden.

Ob Sie selbstständig sind, ein Unternehmen führen, einen Verein verantworten oder eine kleine Praxis organisieren: Sie müssen nicht bei null anfangen. Vom Verzeichnis Ihrer Datenverarbeitungen über Schutzmaßnahmen und Löschfristen bis zur Mitarbeiterschulung sind die zentralen Bestandteile vorbereitet. Rechtsstand der aktuellen Fassung: Juni 2026.

Wie erleichtert Ihnen die Excel-Vorlage für die DSGVO-Dokumentation den Einstieg?

Welche Vorgänge müssen Sie dokumentieren? Auf welcher rechtlichen Grundlage dürfen Sie personenbezogene Daten verwenden? Wann müssen diese Daten gelöscht werden? Genau an solchen Fragen bleibt die Datenschutzdokumentation häufig liegen. Die DSGVO-Vorlagen führen Sie durch die relevanten Angaben und liefern bereits ausgearbeitete Musterantworten. So können Sie sich darauf konzentrieren, was in Ihrem Unternehmen tatsächlich geschieht.

Alle Muster wurden von einem TÜV-geprüften Datenschutzauditor erstellt, geprüft und vorausgefüllt. Inhaltlich verantwortlich ist Oliver Engel, Gründer von dsgvo-vorlagen.de, TÜV-geprüfter Datenschutzauditor und Datenschutzbeauftragter mit IHK-Qualifikation. In die Vorlagen fließen Erfahrungen aus der Datenschutzberatung seit 2017 sowie Rückmeldungen aus der praktischen Anwendung ein.

Laut Anbieter passen die Voreinstellungen und Antworten auf 90 Prozent der Kunden. Sie können diese Angaben nach eigener Prüfung übernehmen. Damit entfällt für viele typische Abläufe das mühsame Formulieren von Grund auf: Rechtsgrundlagen, Verarbeitungszwecke, Löschfristen und Angaben zu Datenübermittlungen sind bereits berücksichtigt.

Die Vorlagen unterstützen Sie ohne vorausgesetzte Rechtskenntnisse. Erklärungen helfen Ihnen, die vorgestellten Verfahren zuzuordnen – etwa die Erfassung von Personaldaten, Onlinebanking oder den Einsatz eines Multifunktionsgeräts. Statt erst eine fremde Anwendung kennenzulernen, arbeiten Sie in Microsoft Excel oder Word weiter.

So kommen Sie in ein bis drei Stunden zur abheftbaren Dokumentation

Der Anbieter nennt eine Bearbeitungsdauer von einer bis drei Stunden, abhängig vom Umfang Ihrer Tätigkeiten. Gemeint ist der Weg bis zur fertiggestellten, unterschriebenen und abgelegten Dokumentation. Häufig muss bei einem passenden Muster nur noch die verantwortliche Person benannt werden; weitere Angaben lassen sich nach Prüfung aus den Voreinstellungen übernehmen.

1. Verfahren zuordnen: Prüfen Sie bei jeder vorgestellten Verarbeitungstätigkeit – also jedem Ablauf, bei dem personenbezogene Daten verwendet werden –, ob sie bei Ihnen vorkommt.
2. Inhalte anpassen: Löschen Sie nicht benötigte Verfahren und Maßnahmen. Ergänzen Sie eigene Abläufe und wählen Sie aus den vorbereiteten Antworten.
3. Dokumentation abschließen: Kontrollieren Sie Verantwortlichkeiten und Angaben, speichern Sie Ihre Unterlagen und exportieren Sie diese als PDF.
4. Verbindlich ablegen: Drucken Sie die Dokumentation aus, unterschreiben Sie die vorgesehenen Unterlagen und heften Sie alles geordnet ab.

Ihre Dateien bleiben dabei offline und lokal unter Ihrer Kontrolle. Auch die Ablage auf einem eigenen Netzwerklaufwerk ist möglich. Für die Bearbeitung ist keine zusätzliche Fremdanwendung erforderlich; Sie nutzen Ihre gewohnte Office-Umgebung und können die Vorlagen nach Ihren Anforderungen weiterentwickeln.

Neu: Begleitkurs für einen leichteren Start

Im Komplettpaket ist ein Begleitkurs mit Erklärungen, Anleitungen und weiterführenden Hinweisen enthalten. Er unterstützt Sie dabei, die Anforderungen hinter den einzelnen Feldern zu verstehen und das System gezielt auszufüllen. So bearbeiten Sie nicht nur Formulare, sondern können die Angaben besser Ihrem Arbeitsalltag zuordnen.

Neu: Vorbereitete Verfahren für künstliche Intelligenz

Auch künstliche Intelligenz, kurz KI, ist mit speziellen Verarbeitungstätigkeiten berücksichtigt. Die sechs KI-Verfahren enthalten Voreinstellungen und Hinweise auf Fallstricke. Damit können Sie entsprechende Abläufe bei der Durchsicht Ihrer Datenschutzprozesse gezielt mit einbeziehen.

Wie erleben Kunden die Arbeit mit den DSGVO-Vorlagen?

Der Anbieter berichtet von über 2.500 zufriedenen Kunden. Die folgenden Stimmen stammen von Anwendern mit unterschiedlichen Aufgaben – von der Selbstständigkeit über den Vereinsvorstand bis zur internen Datenschutzorganisation.

Die Vorlagen sind wirklich umfangreich und intuitiv!

Holger B. – Datenschutz-Berater

Ich wusste gar nicht, dass für uns auch Dokumentationspflichten bestehen, bei einer IHK Veranstaltung wurde ich allerdings eines Besseren belehrt. Mit den Vorlagen war es aber dann doch gar nicht so schwer wie gedacht.

Uwe K. – Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebs

Als Vereinsvorstand hat man ja nicht so viel Ahnung von Datenschutzrecht, aber mit dem Generator konnte ich das ganz schnell alles erstellen.

Karl G. – Vereinsvorstand

Eigentlich habe ich die Erstellung meiner Dokumente für die DSGVO immer vor mir her geschoben. Ich habe zu erst zwei Cloud Lösungen ausprobiert, bin aber am Ende doch bei der Excel-Lösung von Herrn Engel “hängen geblieben”. Dort ist alles drin und man kann seinen eigenen Stil mit einfließen lassen.

Kristin A. – Interne Datenschutzbeauftragte

Ich wollte keine zusätzliche Software haben, sondern mit dem arbeiten, was ich schon habe (Office). Bis jetzt war mein Datenschutzmanagement eine lose Sammlung von Dokumenten. Da kam mir die Word Vorlage gerade gelegen. Da ist alles in einem Dokument, so wie es wohl auch sein soll.

Mario R. – Interner Datenschutzbeauftragter

Herr Engel hat mir bei der Auswahl des Tools und beim Ausfüllen sehr geholfen!

Maik. K. – Selbstständig

Welche Bestandteile Ihrer Datenschutzdokumentation sind vorbereitet?

Das Vorlagenpaket verbindet die Dokumentation Ihrer Abläufe mit den dazugehörigen Schutzmaßnahmen, Prüfungen und Nachweisen. Sie erhalten dadurch nicht nur Unterlagen zum Ablegen, sondern auch eine Übersicht darüber, wo in Ihrer Organisation datenschutzrelevante Prozesse stattfinden.

Verstöße gegen die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz, kurz BDSG, können Bußgelder und Reputationsschäden nach sich ziehen. Eine sorgfältig angepasste und aktuell gehaltene Dokumentation hilft Ihnen, Ihre Prozesse und die vorgesehenen Schutzmaßnahmen nachvollziehbar festzuhalten.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Ihre Abläufe geordnet erfassen

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, auch Verfahrensverzeichnis genannt, bündelt die Abläufe, in denen Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Die Sammlung umfasst über 130 vorausgefüllte Tätigkeiten mit Rechtsgrundlagen, Zwecken, Löschfristen und Risikoanalyse. Sie müssen daher nicht erst selbst zusammentragen, welche Angaben für einen typischen Vorgang benötigt werden.

Als Gesamtumfang nennt der Anbieter 133 Verarbeitungstätigkeiten. Für die einzelnen Bereiche führt er folgende Bestandszahlen auf:

TOM: Schutzmaßnahmen konkret dokumentieren

TOM sind technische und organisatorische Maßnahmen, mit denen Sie personenbezogene Daten schützen. Der fertige Katalog enthält über 100 voreingestellte Maßnahmen, beispielsweise Firewall, Passwortvergabe und unterbrechungsfreie Stromversorgung. Sie prüfen, welche Maßnahmen tatsächlich umgesetzt sind, und entfernen nicht benötigte Einträge. So halten Sie nachvollziehbar fest, wie Ihre Daten abgesichert werden.

Löschkonzept und Risikoanalyse: Fristen und Risiken im Blick behalten

Das Löschkonzept mit über 100 Datenarten unterstützt Sie dabei, Löschfristen systematisch zu dokumentieren. Ein Löschprotokoll in Word ergänzt die Planung um eine Vorlage für den Nachweis durchgeführter Löschungen.

Zu allen Verarbeitungstätigkeiten ist außerdem eine Risikoanalyse vorbereitet. Sie hilft Ihnen, mögliche Auswirkungen der Datenverarbeitung auf betroffene Personen zu betrachten. Für eine Datenschutz-Folgenabschätzung, kurz DSFA – die vertiefte Bewertung einer voraussichtlich besonders risikoreichen Verarbeitung – ist ein Muster in Word enthalten.

Datenschutzkonzept und Hauptblatt: den Rahmen festhalten

Ein vorausgefülltes Datenschutzkonzept bündelt die Organisation Ihres Datenschutzes nach den Anforderungen der DSGVO. Das Hauptblatt in Word oder Excel erfasst dazu die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen. Damit schaffen Sie einen gemeinsamen Ausgangspunkt für die weiteren Dokumente, statt grundlegende Angaben immer wieder neu zusammenzustellen.

Datenschutz-Infrastruktur und Organisation: Zuständigkeiten sichtbar machen

Die Word-Vorlage zur Datenschutz-Infrastruktur und -Organisation führt die Informationen zusammen, die im Tagesgeschäft leicht auf verschiedene Listen verteilt werden. Sie erfassen:

• Auftragsverarbeiter, also Dienstleister, die personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, einschließlich des Status der Auftragsverarbeitungsverträge, kurz AV-Verträge.
• Drittstaatenübermittlungen, also Datenübertragungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, sowie eigene Verarbeitungen im Auftrag anderer.
• Betroffenenanfragen, mit denen Personen beispielsweise Auskunft über ihre Daten verlangen, und Datenpannen.
• Hardware, Software und Mitarbeiter, damit die verwendeten Arbeitsmittel und beteiligten Personen erfasst sind.

Audit und Mitarbeiterschulung: Umsetzung prüfen und Wissen weitergeben

Der Auditfragebogen in Excel enthält über 140 Fragen zu Datenschutz und Datensicherheit. Ein Audit ist eine systematische Überprüfung: Sie gehen damit die relevanten Themen geordnet durch und können Ihre bestehende Organisation prüfen.

Für Ihre Mitarbeiter ist eine fertige DSGVO-Basisschulung als PowerPoint-Präsentation enthalten. Schulungsprotokoll und Nachweis gehören dazu, damit Sie die Unterweisung nicht nur durchführen, sondern auch dokumentieren können. Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Webseiten-Datenschutzerklärung ergänzt das Paket.

Welche zusätzlichen Muster machen das Komplettpaket im Alltag nützlich?

Nach dem Verfahrensverzeichnis ist Datenschutz im Arbeitsalltag nicht beendet. Mitarbeiter benötigen klare Vorgaben, Anfragen müssen beantwortet und Prüfungen dokumentiert werden. Die zusätzlichen Vorlagen greifen diese Aufgaben auf, damit Sie auch dafür auf einen vorbereiteten Rahmen zurückgreifen können.

• Auditbericht zur Auftragsverarbeitung: Halten Sie die Ergebnisse einer Prüfung der Datenverarbeitung durch beauftragte Dienstleister fest.
• DSGVO-Checkliste mit über 30 Punkten: Gehen Sie wichtige Umsetzungsthemen strukturiert durch.
• Tätigkeitsbericht des Datenschutzbeauftragten: Dokumentieren Sie die geleistete Arbeit anhand eines vorbereiteten Musters.
• Passwortrichtlinie nach DSGVO: Formulieren Sie nachvollziehbare Vorgaben für den Umgang mit Passwörtern.
• Dokumentation zum Datenexport nach Schrems II: Erfassen Sie Aspekte internationaler Datenübermittlungen im Zusammenhang mit dem europäischen Gerichtsurteil zu Übermittlungen in Drittländer.

Diese Bonus-Vorlagen erhalten Sie ausschließlich im Gesamtpaket

Das Komplettpaket enthält außerdem Muster, die nicht einzeln erhältlich sind. Auch die unabhängige Vorstellung bei digiware hebt diese exklusiven Bonus-Vorlagen hervor. Neben dem Begleitkurs mit Erklärungen, Anleitungen und weiterführenden Hinweisen, den es ebenfalls nur im Gesamtpaket gibt, und dem DSFA-Muster in Word gehören dazu:

• Dokumentenlenkung und Prozesse: Vorlagen für die geordnete Verwaltung Ihrer Dokumente und Abläufe.
• Dokumentation zum Datenschutzbeauftragten und Muster für dessen Bestellung: Halten Sie die Benennung und die zugehörigen Angaben zum DSB, also Datenschutzbeauftragten, fest.
• Muster für einen AV-Vertrag: Ein vorbereiteter Rahmen für die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
• Verpflichtung auf Datenschutz und Vertraulichkeit: Dokumentieren Sie entsprechende Verpflichtungen von Mitarbeitern oder sonstigen Beauftragten.
• Antwortmuster für Betroffenenanfragen: Nutzen Sie eine Vorlage für die Auskunft nach DSGVO.
• Datenschutzhinweise nach Artikel 13 und 14 DSGVO: Informieren Sie betroffene Personen über die Verarbeitung ihrer Daten; die Muster eignen sich zum Aushängen oder Unterschreibenlassen.
• Bewerbereinwilligung zur Speicherung: Halten Sie eine entsprechende Zustimmung anhand des Musters fest.
• Einwilligung für Mitarbeiterfotos und Jubiläen: Bereiten Sie die dazugehörige Dokumentation vor.
• Einfaches Berechtigungskonzept: Dokumentieren Sie, wer auf welche Daten zugreifen darf.

Die genannten Bonus-Dokumente zu DSFA, Datenschutzbeauftragtem, Verträgen, Verpflichtungen, Auskunft, Datenschutzhinweisen und Einwilligungen liegen in Word vor. So können Sie die vorbereiteten Texte an Ihre konkrete Situation anpassen.

Für welche Organisationen und Einsatzländer eignen sich die Vorlagen?

Die DSGVO-Vorlagen richten sich an Selbstständige, Einzelunternehmer und Freelancer ebenso wie an kleine und mittelständische Unternehmen. Handwerksbetriebe, Online-Shops und Blogs finden darin Muster für typische Datenverarbeitungen. Auch Vereine, Vereinsvorstände und kleine Arztpraxen können ihre relevanten Abläufe damit erfassen.

Interne Datenschutzbeauftragte, Datenschutzberater und Systemhäuser erhalten eine vorbereitete Grundlage für ihre Dokumentationsarbeit. Für öffentliche Stellen wie Behörden und Gemeinden sind 18 eigene Verarbeitungstätigkeiten vorgesehen. Damit berücksichtigt das Paket ausdrücklich auch Abläufe außerhalb privatwirtschaftlicher Unternehmen.

Nach Anbieterangabe sind die Vorlagen nah an den Vorgaben der DSGVO konzipiert und in der gesamten Europäischen Union einsetzbar, ausdrücklich auch in Österreich und Italien. Der Anbieter nennt außerdem Unternehmen in der Schweiz als mögliche Anwender.

Alle Hauptkomponenten sind zusätzlich auf Englisch verfügbar. Je nach Ausgangssituation lassen sie sich auch im englischsprachigen Raum für die Dokumentation nach DSGVO bzw. GDPR nutzen. Das unterstützt Sie, wenn Sie Ihre Datenschutzunterlagen nicht ausschließlich auf Deutsch führen möchten.

Excel oder Word: Arbeiten Sie in Ihrer gewohnten Umgebung weiter

Sie wählen, ob Sie Ihre Verfahren mit der Excel-Version oder der Word-Version dokumentieren möchten. Beide Varianten zielen auf eine vollständige, anpassbare Dokumentation ab. Entscheidend ist, welche Arbeitsweise Ihnen im Alltag besser liegt.

Das Paket enthält daneben die jeweils genannten ergänzenden Formate: etwa den Auditfragebogen in Excel, die Mitarbeiterschulung in PowerPoint und verschiedene Muster in Word. Sie erhalten die Dateien als Sofortdownload mit einer zeitlich unbegrenzten Lizenz pro Unternehmen.

Beginnen Sie nach dem Download mit der enthaltenen Schulung beziehungsweise dem Begleitkurs und gehen Sie anschließend Ihre Gesamtdokumentation durch. Am Ende steht nicht mehr eine lose Sammlung einzelner Datenschutznotizen, sondern eine geordnet bearbeitete Grundlage, die Sie speichern, ausgeben und weiterführen können.

Häufige Fragen zu Excel-Vorlage für die DSGVO-Dokumentation