EU AI-Act Compliance Kit für KMU – Vorlagenpaket in Excel und Word

Sie wollen mit dem EU AI-Act Compliance Kit für KMU die KI-Anforderungen in Ihrem Unternehmen umsetzen, ohne wochenlange Beratung? Das digitale Paket liefert Ihnen fünf sofort einsatzfähige Vorlagen in Excel und Word für EU AI Act, ISO 42001 und DSGVO. Entwickelt für Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern ohne eigene Compliance-Abteilung, hilft es Ihnen, selbst verbindliche Abläufe aufzusetzen und Ihre Umsetzung nachvollziehbar zu dokumentieren.

Warum Sie Ihre KI-Compliance jetzt dokumentieren sollten

ChatGPT unterstützt beim Schreiben, Microsoft Copilot verarbeitet Informationen aus dem Arbeitsalltag: Sobald KI-Systeme im Betrieb eingesetzt werden, gehören auch Dokumentations- und Haftungspflichten auf Ihre Agenda. Entscheidend ist nicht nur, welche Tools Sie offiziell eingeführt haben. Sie müssen auch nachvollziehen können, wer sie wofür nutzt und welche Regeln dabei gelten.

Die Schonfrist ist vorbei: Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act gilt seit dem 02.02.2025 ohne Übergangsfrist. Ab August 2026 setzen die Behörden die Anforderungen aktiv durch. Der vorgesehene Bußgeldrahmen reicht bis zu 35 Mio. € oder 7 % des Jahresumsatzes. Das macht eine belastbare Dokumentation zu einer konkreten Führungsaufgabe.

Bei einer Prüfung zählen nachweisbare Entscheidungen, Zuständigkeiten und Maßnahmen. Ohne Dokumentation fehlt Ihnen die Grundlage, Ihr Vorgehen zu verteidigen. Mit dem Compliance Kit schaffen Sie diese Nachweise strukturiert, statt erst auf eine Kundenanfrage oder einen Audit-Termin hin Unterlagen zusammenzusuchen.

Wie Sie Schatten-KI sichtbar machen und verbindlich regeln

Ein Mitarbeiter lässt einen Text zusammenfassen, eine Kollegin testet einen neuen KI-Assistenten. Ohne abgestimmte Regeln entsteht schnell Shadow-AI (Schatten-KI): KI-Nutzung, von der die Verantwortlichen nichts wissen. Dann bleibt offen, welche Daten verarbeitet werden, ob das Tool freigegeben ist und wer mögliche Vorfälle melden muss.

Für den Mittelstand ist dieser fehlende Überblick ein zentrales Risiko. Das Kit setzt deshalb an zwei Stellen an: Sie erfassen die tatsächlich eingesetzten KI-Systeme und legen verbindliche Spielregeln für deren Nutzung fest. So werden aus einzelnen, eigenmächtigen Entscheidungen nachvollziehbare betriebliche Abläufe.

Sie definieren, welche Anwendungen erlaubt sind, wo klare Grenzen gelten und wie neue Tools geprüft werden. Mitarbeiter erhalten Orientierung. IT, Datenschutz und Geschäftsführung bekommen eine gemeinsame Arbeitsgrundlage, um Schatten-KI, Datenlecks und arbeitsrechtlichen Risiken entgegenzuwirken.

Was Ihnen die fünf Vorlagen im EU AI-Act Compliance Kit für KMU abnehmen

Sie beginnen mit ausfüllbaren Dokumenten statt mit einem leeren Blatt. Das digitale Download-Paket enthält fünf professionelle Vorlagen in Excel (.xlsx) und Word (.docx). Damit sparen Sie sich den Aufbau eigener Formulare, Prüfabläufe und Auswertungen und können direkt an Ihrer betrieblichen Umsetzung arbeiten.

Heute herunterladen, heute anfangen: Die fertige Struktur verkürzt die Vorarbeit, für die Sie sonst eigene Ressourcen oder einen Berater einplanen müssten. Jede Vorlage deckt eine konkrete Aufgabe im KI-Management ab.

1. KI-Nutzungsrichtlinie: klare Regeln für Ihren Arbeitsalltag

Sie geben Ihren Mitarbeitern eine verbindliche Orientierung für den KI-Einsatz. Die Word-Vorlage regelt den Freigabeprozess, verbotene Nutzungen als „Redlines“, Datenschutz, Schulungspflichten und Meldewege. Auch die Beteiligung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG wird berücksichtigt.

Damit adressieren Sie zugleich die bereits geltende KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4. Sie verankern Schulungspflichten in Ihrer Richtlinie und schaffen eine Grundlage, um Schatten-KI, Datenabfluss und arbeitsrechtlichen Risiken vorzubeugen.

2. KI-Inventar & Compliance-Register: den Überblick jederzeit abrufen

Sie sehen, welche KI-Systeme Ihr Unternehmen einsetzt, wer dafür verantwortlich ist und wo Handlungsbedarf besteht. Die Excel-Vorlage erfasst Risikoklasse, Verantwortlichkeiten und Compliance-Status aller eingesetzten Systeme.

Eine integrierte Risiko-Logik unterstützt die Bewertung. Das automatische Dashboard bereitet Ihre Einträge übersichtlich auf. So können Sie bei Audits und Behördenanfragen auf eine zentrale, gepflegte Übersicht zurückgreifen.

3. KI-Tool Rollout-Checkliste: neue Tools erst prüfen, dann freigeben

Sie schaffen einen verbindlichen Kontrollpunkt vor der Inbetriebnahme eines neuen KI-Tools. Die Excel-Checkliste führt durch vier Prüfblöcke: DSGVO, EU AI Act, Hochrisiko und Freigabe.

Aus Ihren Angaben entstehen eine automatische Go/No-Go-Entscheidung und ein Dashboard. Dadurch bleibt nachvollziehbar, ob die Voraussetzungen für den Einsatz geprüft wurden und auf welcher Grundlage die Freigabe erfolgt.

4. KI-Vorfalls-Log & Incident Register: Vorfälle nachvollziehbar bearbeiten

Sie halten KI-Vorfälle lückenlos fest und behalten deren Bearbeitungsstand im Blick. Das Excel-Register verbindet die Dokumentation mit einer automatischen Auswertung und einem Status-Dashboard.

Es unterstützt zudem die Meldepflicht nach EU AI Act Art. 73 mit ihrer 15-Tage-Frist. Damit schaffen Sie die dokumentarische Grundlage, um meldepflichtige Vorfälle strukturiert zu bearbeiten und die erforderlichen Informationen bereitzuhalten.

5. KI-Lieferanten-Prüfbogen: Anbieter vor Vertragsabschluss bewerten

Sie prüfen KI-Anbieter, bevor Sie sich vertraglich binden. Der Excel-Prüfbogen führt Ihre Due Diligence mit 44 Prüffragen in acht Bereichen durch. Eine Ampel-Auswertung und eine automatische Freigabe-Empfehlung machen die Ergebnisse übersichtlich.

Die strukturierte Prüfung hilft Ihnen, offene Punkte früh zu erkennen und Verantwortlichkeiten gegenüber dem Software-Anbieter zu klären. Sie unterstützt damit auch eine gezielte vertragliche Haftungsverlagerung an Software-Anbieter.

Praxiserprobte Abläufe statt selbst entwickelter Formulare

Sie arbeiten mit Vorlagen, die aus der Beratungsarbeit in regulierten Unternehmen entstanden sind. Ihre Struktur wurde in der Praxis validiert: im Bankensektor, bei Energieversorgern, im Mittelstand und in KRITIS-Umgebungen. Im Mittelpunkt steht die Frage, welche Informationen Sie im Alltag erfassen müssen, damit Ihre Nachweise einer Prüfung standhalten können.

Sie müssen die Anforderungen nicht erst selbst aus unterschiedlichen Regelwerken in Tabellen übertragen. EU AI Act, ISO 42001 und DSGVO sind direkt in die Dokumente integriert. Die enthaltenen Rechtsgrundlagen und Prüfblöcke führen Sie Schritt für Schritt durch die Bearbeitung, auch ohne Vorerfahrung.

Der Anbieter veröffentlicht außerdem auf einer eigenen Fachseite laufend Beiträge zum EU AI Act, darunter zur Schulungs- und KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4. Genau diese Pflicht greift die enthaltene KI-Nutzungsrichtlinie mit ihren Schulungspflichten auf.

Vom fehlenden Überblick zu aussagefähigen KI-Nachweisen

Ihr Ergebnis ist mehr als eine Sammlung ausgefüllter Dateien. Sie bauen eine dokumentierte Grundlage für Ihr KI-Management auf: mit Inventar, Freigaben, Nutzungsregeln, Vorfallsbearbeitung und Lieferantenprüfung. Die automatischen Dashboards, Risiko-Logiken und Ampel-Auswertungen machen aus Ihren Einträgen übersichtliche Ergebnisse für die weitere Bearbeitung und Audit-Vorbereitung.

Die Vorlagen geben den Ablauf vor, Sie ergänzen die Informationen aus Ihrem Unternehmen. So entsteht Schritt für Schritt eine auditfähige Dokumentation, ohne dass Sie dafür zunächst eine eigene Compliance-Abteilung aufbauen müssen.

Direkt starten und dauerhaft in Ihrer Organisation nutzen

Das Compliance Kit richtet sich besonders an Geschäftsführer, Inhaber, IT-Leiter sowie Datenschutz- und Qualitätsverantwortliche in Unternehmen mit 10 bis 250 Mitarbeitern ohne eigene Compliance-Abteilung. Auch Selbstständige und Unternehmer, die ChatGPT, Microsoft Copilot oder andere KI-Tools betrieblich einsetzen, erhalten eine praktische Arbeitsgrundlage.

Es passt zu Ihnen, wenn Ihnen der Überblick über Ihre KI-Anwendungen fehlt, Kunden oder Auditoren Nachweise verlangen oder Sie den EU AI Act selbst umsetzen wollen. Vorerfahrung mit EU AI Act oder ISO 42001 ist nicht erforderlich. Alle Vorlagen sind auf Deutsch und führen Sie schrittweise durch die Anforderungen.

Das Kit ist eine professionelle Arbeitsgrundlage für Ihre Umsetzung und ersetzt keine juristische Einzelfallberatung. Wenn Sie dauerhaft Unterstützung benötigen, kann Oliver Krüll auf Wunsch die laufende Betreuung als externer KI-Beauftragter übernehmen, einschließlich Audit-Antworten und Hochrisiko-Dokumentation.

Häufige Fragen zu EU AI-Act Compliance Kit für KMU