Notion-Betriebssystem Handwerker

Mit dem Notion-Betriebssystem Handwerker behalten Sie Anfragen, Angebote und offene Rechnungen an einem Ort im Blick. Eine Anfrage kam per WhatsApp, eine per Telefon, eine über die Website – und eine davon ist untergegangen? Die fertige Vorlage bringt Ordnung in Ihren Auftragsweg. So sehen Sie jeden Morgen auf einer Seite, was heute dran ist, statt zwischen Chats, Zetteln und Listen zu suchen.

Kennen Sie das Chaos aus Zetteln und Chats?

Eine Anfrage wartet unbeantwortet, das Angebot ist seit zwei Wochen raus und niemand hat nachgefasst. Wer noch nicht bezahlt hat, wissen Sie ungefähr, aber nicht genau. Das Notion-Betriebssystem Handwerker bildet den ganzen Auftragsweg ab: Sie duplizieren die fertige Notion-Vorlage in Ihren eigenen Notion-Workspace und behalten Anfragen, Fristen und offene Beträge zusammen im Blick.

So läuft ein Auftrag durch das System

Der Ablauf ist klar: Anfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung. Dazu gehören Kunden, Termine, Material und Ihre Nachfass-Liste. Acht verknüpfte Datenbanken halten diese Informationen zusammen. So steht ein Angebot nicht allein in einer Liste, sondern bleibt mit dem Kunden und dem weiteren Auftragsweg verbunden.

Jede Information tragen Sie einmal ein. Beim Kunden sehen Sie danach alle Anfragen, Angebote, Aufträge, Termine und offenen Beträge gebündelt. Boards, Kalender und der Bauzeitenplan (Zeitleiste) bieten passende Ansichten für Ihre Planung. Die Beispieldaten zeigen Ihnen, wie ein Auftrag von der ersten Anfrage bis zur Zahlung durch das System läuft.

Was steckt im Notion-Betriebssystem Handwerker?

Die acht Datenbanken heißen Kunden, Anfragen, Angebote, Aufträge, Termine, Nachfassen, Material und Rechnungsstatus. Das Dashboard „Was heute dran ist“ bündelt sieben Bereiche: neue Anfragen, Termine der nächsten 7 Tage, fällige Nachfass-Aufgaben, offene Angebote, laufende Aufträge, Material zu bestellen und offene Rechnungen. Damit haben Sie morgens eine feste Anlaufstelle für die Büroarbeit.

Ampeln, die vor dem Zahlungsziel warnen

Damit Fristen nicht nur im Kopf bleiben, macht das System Handlungsbedarf mit automatischen Ampeln sichtbar. Bei Angeboten sehen Sie den bevorstehenden Ablauf; bei Rechnungen zeigt die Ampel, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Die vier Regeln greifen an diesen Stellen:

• Eine Anfrage ist länger als 2 Tage unbeantwortet.
• Ein Angebot läuft in 7 Tagen ab.
• Eine Aufgabe ist überfällig.
• Eine Rechnung liegt über dem Zahlungsziel.

So können Sie vor Ablauf eines Angebots nachfragen und überfällige Aufgaben gezielt aufgreifen. Offene Beträge sehen Sie gebündelt beim jeweiligen Kunden. Statt aus dem Gedächtnis nachzufassen, nutzen Sie die sichtbaren Fristen und den Rechnungsstatus als Grundlage für Ihre nächsten Schritte.

Das Notion-Betriebssystem Handwerker ist auch Teil eines größeren Büro-Pakets des Anbieters, das zusätzlich ein Starterpaket zur E-Rechnung enthält.

In 15 Minuten eingerichtet – auch ohne Vorkenntnisse

Das 12-seitige Einrichtungs-Handbuch als PDF führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung in 15 Minuten. Notion-Vorkenntnisse brauchen Sie dafür nicht. Es erklärt alle Datenbanken, führt einen Auftrag von A bis Z vor und enthält Datenschutz-Hinweise sowie häufige Fragen. An den Beispieldaten können Sie den Ablauf direkt nachvollziehen.

Ihre vorhandene Kundenliste muss nicht neu abgetippt werden: Mit den 8 CSV-Vorlagen können Sie bestehende Daten aus Excel übernehmen. So beginnen Sie nicht mit einer leeren Ablage, sondern nehmen Ihre bisherigen Informationen mit. Die Vorlage und das Handbuch sind auf Deutsch und auch für Einsteiger geeignet.

Voraussetzung ist ein eigenes Notion-Konto; es gehört nicht zum Lieferumfang. Für eine Person reicht nach aktuellem Stand der kostenlose Tarif von Notion für den Einstieg, für Teams gelten die Tarife von Notion. Sie erhalten einen digitalen ZIP-Download mit dem PDF-Handbuch, den CSV-Vorlagen und dem Link zur Notion-Vorlage. Den Download-Link finden Sie direkt nach der Zahlung auf der Bestellbestätigungsseite und zusätzlich in Ihrer E-Mail.

Für welche Betriebe lohnt sich die Vorlage?

Die Vorlage richtet sich an Inhaber, Meister und Bürokräfte in Solo- und Kleinbetrieben: Elektro, SHK, Maler, Schreiner, Dachdecker, Fliesen, Garten- und Landschaftsbau sowie Gebäudereinigung. Sie nutzen das System am Computer, am Tablet oder in der Notion-App auf dem Handy – im Büro ebenso wie unterwegs auf der Baustelle.

Das System ist kein Rechnungsprogramm, kein Archiv nach GoBD und keine Steuerberatung. Es hält fest, was Sie verschickt haben und was daraus geworden ist. Rechnungen schreiben und archivieren Sie weiter mit Ihrem Rechnungsprogramm. Die Vorlage ergänzt Ihre Arbeit um Übersicht, Nachfassen und Fristenkontrolle.

Ihre Daten liegen in Ihrem eigenen Notion-Workspace. Der Anbieter hat keinen Zugriff darauf. Die Nutzung im eigenen Betrieb ist inklusive Ihrer Mitarbeitenden erlaubt; Weitergabe und Weiterverkauf an andere Betriebe sind nicht gestattet. Hinweise zu Datenschutz und Sicherung finden Sie im Handbuch und sollten diese mit Ihrem Datenschutz-Ansprechpartner prüfen.

Sichern Sie sich die Vorlage, richten Sie sie heute ein und starten Sie morgen früh mit dem Dashboard „Was heute dran ist“. So haben Sie Anfragen, Termine und offene Vorgänge auf einer Seite vor sich. Falls das System nicht zu Ihrem Betrieb passt, können Sie es innerhalb von 14 Tagen ab Zahlung über die Verkaufsplattform zurückgeben.

Notion ist eine Marke der Notion Labs, Inc.; dies ist ein unabhängiges Angebot ohne Verbindung zu Notion Labs.

Häufige Fragen zu Notion-Betriebssystem Handwerker