Inbox-Zero-Challenge – Videokurs für leeren Posteingang

In 5 Tagen raus aus dem E-Mail-Hamsterrad

Sie öffnen morgens Outlook und fragen sich schon beim ersten Blick: Wie soll ich das heute alles schaffen? Im Kursbeispiel warten 23 neue E-Mails, mindestens 50 weitere kommen im Tagesverlauf hinzu. Rund 200 Nachrichten sind noch unbearbeitet, über 12.000 haben sich angesammelt. Was später erledigt werden soll, wird wieder als „ungelesen“ markiert. Trotzdem rutschen Fristen durch, und der Feierabend verschiebt sich.

Die Inbox-Zero-Challenge setzt genau hier an. Der deutschsprachige Online-Videokurs von Meike Kranz zeigt Ihnen eine Methode, mit der Sie Ihren Posteingang leeren und dauerhaft Ordnung halten. Anschließend lernen Sie Schritt für Schritt die passenden Outlook-Funktionen kennen. Das Ziel: in 5 Tagen die tägliche E-Mail-Flut im Griff haben und Aufgaben, Termine und Fristen zuverlässig überblicken.

Das Versprechen der Anbieterin lautet: „Schluss mit E-Mail-Stress in nur 5 Tagen“. Dafür müssen Sie nicht sofort Ihre komplette Arbeitsorganisation umstellen. Sie beginnen dort, wo täglich neue Arbeit ankommt: in Ihrem Posteingang.

Eine Methode, damit der Posteingang auch leer bleibt

Einmal aufzuräumen reicht selten. Solange der Posteingang zugleich Kommunikationssystem, Aufgabenliste, Wiedervorlage und Arbeitsvorrat ist, wächst die Unordnung schnell wieder nach. Die Inbox-Zero-Challenge beginnt deshalb nicht mit einzelnen Outlook-Tricks, sondern mit einer Methode für dauerhaft klare Verhältnisse.

Schon im ersten Video erfahren Sie, wie Sie Ordnung im Mailpostfach schaffen. Die weiteren Lektionen übertragen diese Methode auf Outlook. So wird Outlook zur Kommandozentrale: Sie erkennen, welche Informationen Sie ablegen, welche Aufgaben anstehen und wann Sie sich wieder darum kümmern müssen.

Auch beim Altbestand bleibt der Ansatz pragmatisch. Angesammelte E-Mails wandern in ein datiertes Archiv, beispielsweise „Mails bis 31.12.“. Neue Unterordner legen Sie nur dort an, wo Sie sie aktuell wirklich brauchen. Die Anleitungen zum Aufräumen beziehen außerdem den oft vergessenen Ordner mit den gesendeten E-Mails ein.

Kurze Lektionen, die in Ihren Büroalltag passen

Sie können die Inbox-Zero-Challenge jederzeit starten. Direkt nach der Anmeldung steht das erste Video bereit: In 15 Minuten lernen Sie die entscheidende Methode kennen. An den folgenden 5 aufeinanderfolgenden Tagen wird täglich eine weitere Lektion freigeschaltet. Die Links zu den Videos erhalten Sie per E-Mail.

Die gesamte Videolänge beträgt rund 1 Stunde. Jede Lektion besteht aus bewusst kurzen Videos, damit Sie einen Tipp ansehen und gleich in Ihrem eigenen Outlook ausprobieren können. Der Umfang unterscheidet sich von Tag zu Tag; am 4. Tag erhalten Sie beispielsweise 10 Videos zur Wiedervorlage.

Planen Sie für jeden der 5 Tage etwa 1 Stunde ein. Diese Zeit ist nicht nur zum Anschauen gedacht, sondern auch zum Einrichten und Anwenden. Sie brauchen dafür keinen kompletten Seminartag und keine Freistellung. Der Kurs findet online statt, ohne Präsenztermine.

Inhalt und Aufbau

Von der Methode über eine funktionierende Ablage bis zur Aufgabenplanung: Die Lektionen bauen aufeinander auf und führen Sie zu einem Posteingang, in dem Prioritäten erkennbar sind.

Weniger suchen, klarer entscheiden, zuverlässig nachhalten

Eine Unterordnerstruktur, die Ihnen Arbeit abnimmt

45 Ordner bedeuten noch lange keine Ordnung. Gleich zu Beginn erfahren Sie, wie eine sinnvolle Unterordnerstruktur im Posteingang aussieht, welchen Ordner jeder braucht und wie Sie mit den unzähligen „Sonstigen“ E-Mails umgehen. Der Nutzen ist unmittelbar: Nachrichten lassen sich einfacher ablegen und schneller wiederfinden.

Dazu lernen Sie Suchordner sowie nützliche und versteckte Outlook-Funktionen kennen. Statt sich durch zahlreiche Ablageorte zu klicken, nutzen Sie die Möglichkeiten des Programms gezielter.

Wichtige E-Mails auf den ersten Blick erkennen

Bei 80 oder mehr E-Mails pro Tag brauchen Sie klare Entscheidungen: Was bearbeiten Sie sofort? Was kann 1 bis 2 Tage warten? Was lesen Sie jetzt, was später? Die Inbox-Zero-Challenge zeigt Ihnen, wie Outlook Sie dabei unterstützt.

• E-Mails vom Chef farblich hervorheben: Relevante Nachrichten fallen im Posteingang schneller auf.
• CC-Nachrichten anders anzeigen: Sie erkennen leichter, wo Sie lediglich zur Information mitlesen.
• Newsletter und unwichtige Systemmeldungen automatisch verschieben: Outlook-Regeln halten diese Nachrichten in einem Unterordner bereit, statt den Posteingang damit zu füllen.
• Die Urlaubsvertretung sinnvoll organisieren: Nach Ihrer Rückkehr erkennen Sie schneller, welche Nachrichten Priorität haben.

Aufgaben nicht mehr im Posteingang verstecken

Eine als „ungelesen“ markierte Nachricht ist noch keine verlässliche Aufgabenplanung. Im Kurs lernen Sie 3 Funktionen für eine elektronische Wiedervorlage in Outlook kennen. Damit bleiben offene Vorgänge sichtbar, ohne dass jede dazugehörige E-Mail im Posteingang liegen bleiben muss.

Sie planen Aufgaben im Kalender und erfahren, wie Sie E-Mails nachfassen. So behalten Sie nicht nur Nachrichten im Blick, sondern auch die Arbeit, die daraus entsteht. Das schafft die Grundlage für einen Feierabend mit leerem Posteingang und dem guten Gefühl, Aufgaben und Termine geordnet zu haben.

Für Outlook-Einsteiger und erfahrene Anwender

Die Inbox-Zero-Challenge richtet sich an Menschen, die im Büro täglich mit Outlook arbeiten: Sachbearbeiter, Assistenzen, Führungskräfte und weitere Office-Mitarbeitende. Besonders hilfreich ist der Ansatz, wenn viele E-Mails eingehen und die Übersicht trotz zahlreicher Ordner verloren geht.

Sie benötigen nicht viel Outlook-Erfahrung. Alles wird Schritt für Schritt gezeigt. Auch fortgeschrittene Anwender finden Tipps und versteckte Funktionen, mit denen sie ihre Selbstorganisation verbessern können.

Statt einer umfassenden Outlook-Schulung erhalten Sie die nützlichen Funktionen zum Leeren des Posteingangs, zum Priorisieren und zum Planen kompakt zusammengefasst. Sie konzentrieren sich auf das, was Ihnen bei Ihrer täglichen E-Mail-Arbeit hilft.

Die Inhalte stammen aus der Praxis: Meike Kranz ist nach eigenen Angaben seit 2006 Expertin für Büroorganisation und hat in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen bereits über 1.000 Teilnehmern effizienteres und effektiveres Arbeiten gezeigt. Ihre Erfahrungen aus Seminaren, Arbeitsplatzcoachings und Unternehmensberatung fließen in den Kurs ein. Ihre Spezialisierung liegt auf Outlook, OneNote und Zeitmanagement für Führungskräfte, Sachbearbeiter und Mitarbeiter.

Das Fachportal t2informatik führt die Expertin für Büroorganisation als Gastautorin und hebt ihre einfach umsetzbaren Strategien mit schnell sichtbaren Ergebnissen hervor. Auch das Unternehmermagazin impulse zieht sie für Selbstmanagement-Themen heran.

Nach den 5 Tagen weiter nachschlagen und wiederholen

Enthalten sind die täglich freigeschalteten Videolektionen und der fortbestehende Zugriff auf alle Videos. Auch nach Abschluss der 5 Tage können Sie einzelne Schritte beliebig oft wiederholen, etwa wenn Sie eine Regel erneut einrichten oder Ihre Wiedervorlage anpassen möchten.

Die Anbieterin garantiert den Videozugriff für mindestens 2 Jahre. Sollte sich daran etwas ändern, werden Sie rechtzeitig informiert. So müssen Sie nicht jede Funktion beim ersten Ansehen behalten.

Beginnen Sie mit der Methode und setzen Sie anschließend täglich die passenden Schritte in Outlook um. Ihr Ziel ist nicht nur ein aufgeräumtes Postfach für einen Nachmittag, sondern eine funktionierende Ordnerstruktur, erkennbare Prioritäten und ein zuverlässiger Überblick über Ihre Aufgaben.

Häufige Fragen zur Inbox-Zero-Challenge

Autor: Meike Kranz

Seit 2006 unterstützt die Diplom-Kauffrau Meike Kranz Menschen dabei, ihren Büroalltag effizienter zu gestalten. Ihr Angebot verbindet Office-Wissen und Organisationsmethoden mit Videokursen, Arbeitshilfen und persönlichem Coaching.

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