MailAblage – Outlook-Plugin zur Mail-Archivierung

Sie wollen Outlook-Mails endlich einheitlich und wiederauffindbar ablegen? MailAblage, das Outlook-Plugin für die Mail-Archivierung, unterstützt Sie dabei direkt in Microsoft Outlook unter Windows. Sie legen fest, wohin Nachrichten und Anhänge gehören und wie die Dateien heißen sollen. Wiederkehrende Abläufe folgen damit einer klaren Struktur, statt jedes Mal neue Ordner und Dateinamen zu erfordern. Die deutschsprachige Software bietet dafür zwei Editionen: MailAblage Standard für die tägliche manuelle Ablage und MailAblage Pro für umfangreiche Archive und automatisierte Prozesse.

Was soll MailAblage für Sie übernehmen?

Eine einzelne Nachricht ablegen oder einen ganzen Ordner archivieren: Entscheidend ist, wie Sie im Alltag arbeiten. MailAblage verbindet Ihre Outlook-Mails mit festen Ablagestrukturen. Vorlagen bestimmen Pfade, Ordner und Dateinamen. So entstehen nachvollziehbare Ergebnisse, die Ihnen das Wiederfinden erleichtern.

Mit Vorlagen und passenden Formaten leichter wiederfinden

Wenn jede Nachricht anders benannt wird, beginnt die Suche oft schon beim Ordner. Mit MailAblage definieren Sie die Struktur vorab: Einmal festgelegte Vorlagen sorgen dafür, dass Pfade, Ordner und Dateinamen bei der nächsten Ablage nach demselben Muster entstehen. Sie müssen wiederkehrende Benennungen nicht jedes Mal neu überlegen.

Bereits Standard speichert Mails in MSG, PDF, EML, TXT, HTML, MHTML und RTF. Damit wählen Sie das Format passend zum vorgesehenen Einsatz: für Ihr Archiv, eine Übergabe oder die weitere Bearbeitung. Separat abgelegte Anhänge bleiben in Ihrer festgelegten Struktur zugänglich.

Pro ergänzt die Ausgabeformate CSV, JSON, XML, DOCX, ZIP sowie XML mit Anhängen. Wenn Ihre Ablage Teil eines größeren Arbeitsprozesses ist, können Sie die Ausgabe entsprechend ausrichten. Für wiederkehrende große Mengen kommen Ordnerarchivierung, Regeln und Automatisierung hinzu.

Arbeiten mehrere Personen mit einem gemeinsamen Ablagestandard, bietet Pro einen weiteren Vorteil: Vorlagen und Einstellungen lassen sich exportieren und importieren. Ein abgestimmtes Muster kann dadurch an weiteren Arbeitsplätzen übernommen werden. So wird aus einzelnen Ablagegewohnheiten eine gemeinsame Struktur.

Wie nutzen Sie MailAblage an Ihrem Arbeitsplatz?

Eine Einzelplatzlizenz gilt für einen Arbeitsplatz. Dieser kann entweder einem namentlich zugeordneten Nutzer entsprechen oder einem festen, gemeinsam verwendeten Windows-Gerät. Damit lässt sich die Nutzung sowohl für persönliche Arbeitsplätze als auch für einen gemeinsam genutzten Rechner einordnen.

Für jede Edition stehen Ihnen zwei Lizenzmodelle offen: Beim Jahresabo zahlen Sie jährlich im Voraus, die Laufzeit verlängert sich automatisch um jeweils zwölf Monate, bis Sie kündigen – jährlich kündbar. Die Dauerlizenz ist ein Einmalkauf: Sie nutzen die gekaufte Edition zeitlich unbefristet, ohne Abonnement, ohne wiederkehrende Zahlung und ohne automatische Verlängerung.

Der Weg zur Nutzung ist klar gegliedert: Sie wählen zuerst die Edition, anschließend das Lizenzmodell. Nach dem Kauf installieren Sie MailAblage nach Zustimmung zur Endbenutzer-Lizenzvereinbarung und aktivieren die Lizenz für Ihren Arbeitsplatz.

Für denselben lizenzierten Arbeitsplatz sind bis zu drei gleichzeitige Aktivierungen vorgesehen, beispielsweise auf PC und Notebook. Sie können damit an unterschiedlichen Geräten desselben Arbeitsplatzes arbeiten. Die Zahl der lizenzierten Arbeitsplätze erhöht sich durch diese Aktivierungen nicht.

Steht ein Gerätewechsel an, geben Sie die bisherige Aktivierung in MailAblage unter „Einstellungen → Lizenz deaktivieren“ frei. Ist das alte Gerät nicht mehr verfügbar, unterstützt Sie der Produktsupport des Anbieters.

Updates, die für die gekaufte Edition über die integrierte Updatefunktion allgemein bereitgestellt werden, sind enthalten. Ein Anspruch auf eine bestimmte Anzahl oder Häufigkeit von Updates, auf individuell entwickelte Funktionen, zusätzliche Dienste oder eine künftig separat angebotene neue Hauptversion besteht nicht. Bei technischen Fragen zu Installation, Aktivierung und Nutzung hilft Ihnen ebenfalls der Produktsupport von MailAblage.

Standard oder Pro?

Wählen Sie nach Ihrem tatsächlichen Ablagealltag. Für wenige, bewusst ausgewählte Mails bietet Standard die Werkzeuge für einheitliche Ergebnisse. Wenn Sie ganze Ordner verarbeiten, größere Mengen auswählen oder Abläufe automatisieren möchten, führt Pro diese Arbeitsschritte zusammen.

Ergänzend steht ein detaillierter Editionenvergleich aller Funktionen zur Verfügung. Er hilft Ihnen, einzelne Anforderungen gezielt mit dem jeweiligen Funktionsumfang abzugleichen.

Welche Edition passt zu Ihrem Arbeitsalltag?

Die Entscheidungshilfe auf der Anbieterseite führt Sie mit vier kurzen Fragen zu einer unverbindlichen Empfehlung für Standard oder Pro. Im Mittelpunkt stehen diese vier Punkte:

1. Art der Ablage: Wählen Sie einzelne Nachrichten aus oder möchten Sie ganze Ordner archivieren?
2. Mailmenge: Legen Sie wenige Mails gleichzeitig ab oder bearbeiten Sie größere Bestände?
3. Automatisierungsbedarf: Steuern Sie die Ablage manuell oder benötigen Sie Regeln und Autoarchivierung?
4. Besondere Anforderungen: Sind zusätzliche Formate, viele Vorlagen oder gemeinsame Einstellungen im Team wichtig?

Für Angestellte, Büro- und Verwaltungsmitarbeitende sowie Selbstständige mit täglicher Einzelmailablage ist Standard auf diesen Bedarf zugeschnitten. Professionelle Anwender mit großen Archiven und Unternehmen mit gemeinsamen Ablagestandards finden in Pro die ergänzenden Werkzeuge. Entscheidend ist, welche Aufgaben MailAblage Ihnen regelmäßig abnehmen soll.

Sie haben besondere Anforderungen?

Kundenspezifische Prozesse, spezielle Vorgaben oder gewünschte Erweiterungen können eine individuelle Lösung erfordern. Dafür wird der passende Umfang persönlich mit Ihnen abgestimmt. Sie können Ihre Anforderungen auf Anfrage mit dem Anbieter besprechen und klären, wie eine passende Erweiterung aussehen kann.

So orientiert sich die Auswahl an Ihrer Arbeit: Standard für eine klare manuelle Ablage, Pro für größere Mengen und wiederkehrende Prozesse oder eine persönlich abgestimmte Lösung für besondere Anforderungen.

Häufige Fragen zu MailAblage